Controle de estoque na pequena empresa: guia

Controle de estoque é saber, a qualquer momento, quanto de cada produto a empresa tem, quanto entrou, quanto saiu e quanto dinheiro está parado na prateleira. Para a pequena empresa, ele serve a dois donos: a gestão, que precisa comprar na medida certa, e o fisco, que exige o inventário dos estoques no fim de cada ano.

Isto é para quem tem loja, distribuidora, pequena indústria ou e-commerce e sente que o estoque "some" ou sobra sem explicação. Com o controle funcionando, a compra deixa de ser no olho, a perda aparece cedo e o inventário de dezembro vira conferência, não mutirão.

Por que o estoque parado custa caro

Mercadoria na prateleira é dinheiro que já saiu do caixa e ainda não voltou. Enquanto ela não vende, a empresa paga o fornecedor, o aluguel do espaço, o seguro e, às vezes, juros do empréstimo que cobriu a compra.

O estoque parado ainda carrega riscos próprios: produto que vence, sai de moda, quebra ou perde valor com lançamento novo. Quando isso acontece, a perda não aparece na venda, aparece no inventário. Estoque alto também aumenta a necessidade de capital de giro, como mostra Capital de giro: o que é, como calcular e por que falta dinheiro mesmo vendendo bem.

Giro de estoque: a conta que mostra se você compra demais

O giro mede quantas vezes o estoque "vira" venda no ano. A conta é o custo das mercadorias vendidas dividido pelo estoque médio.

Um exemplo hipotético: uma loja vendeu mercadorias que custaram R$ 600.000 no ano. O estoque era de R$ 90.000 em janeiro e R$ 110.000 em dezembro, média de R$ 100.000. O giro é R$ 600.000 dividido por R$ 100.000: 6 vezes no ano. Em dias, 360 dividido por 6 dá 60 dias de estoque, em média.

Esse número é conceito de gestão, sem faixa oficial. Um mercado e uma loja de móveis têm giros bem diferentes. Compare a sua empresa com o próprio histórico e com o setor. O prazo médio de estoque e os outros indicadores estão em Indicadores financeiros: como calcular pelas demonstrações contábeis e o que cada um diz.

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Como fazer controle de estoque na prática

O controle funciona quando cada movimento vira registro no mesmo dia. A rotina básica tem poucos passos:

Cadastro único de produtos, com código, descrição e unidade, sem o mesmo item com dois nomes.
Entrada pela nota do fornecedor, conferindo quantidade e produto antes de guardar.
Saída pela venda ou pela requisição, inclusive brinde, amostra, troca e uso interno.
Registro de perdas, com motivo: vencido, quebrado, furtado.
Contagem física periódica, por amostra ou por setor, comparando com o sistema.
Ajuste com justificativa, e não apagando a diferença.
Curva de prioridade: os poucos itens que concentram a maior parte do valor merecem contagem mais frequente.

Planilha resolve no começo. Com muitos itens, lojas ou vendedores, um sistema de gestão ajuda, e os critérios para escolher estão em ERP para pequena empresa: o que um sistema de gestão resolve e como escolher o seu.

O que o fisco exige: inventário e Bloco H

Além da gestão, o estoque tem obrigação fiscal. A empresa contribuinte do ICMS que entrega a EFD ICMS/IPI, a escrituração digital conhecida como SPED Fiscal, informa o inventário físico no Bloco H. Quem é obrigado a entregar a EFD está explicado em SPED Fiscal e o livro de saídas: quem entrega a EFD e o que a nota alimenta.

O Guia Prático da EFD ICMS/IPI (versão 3.2.4) traz as regras principais. O inventário de 31 de dezembro é apresentado até o segundo mês seguinte: o de 31/12 entra na EFD de fevereiro do ano seguinte, no registro H005. O mesmo registro aceita outros motivos de inventário:

01: no final do período;
02: na mudança de forma de tributação da mercadoria;
03: na baixa cadastral, paralisação temporária e situações parecidas;
04: na alteração de regime de pagamento;
05: por determinação do fisco;
06: para controle das mercadorias sujeitas à substituição tributária.

O Bloco H também pode servir como Registro de Inventário para o imposto de renda, desde que a empresa acrescente os bens exigidos só por essa legislação e informe o valor pelo critério dela, segundo o mesmo Guia.

Regras de São Paulo para o inventário

Em São Paulo, a SEFAZ respondeu em consultas que o Bloco H é obrigatório mesmo quando não existe estoque na data do inventário (Respostas à Consulta 27386/2023 e 31375/2025). Empresa sem mercadoria em dezembro não fica dispensada de apresentar o bloco.

O RICMS-SP, art. 221, trata do livro Registro de Inventário: nele se arrolam as mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, embalagens, produtos acabados e em fabricação existentes na época do balanço. Quem não tem escrita contábil faz o levantamento no último dia do ano. A escrituração deve ser feita em até 60 dias da data do balanço (§7º).

Empresa do Simples Nacional faz inventário?

Sim. Esta é uma confusão comum. A Resolução CGSN 140, art. 63, II, exige do optante que é contribuinte do ICMS o Livro Registro de Inventário, com os estoques existentes no fim de cada ano-calendário. O §1º permite que o estado dispense esse livro, no todo ou em parte.

O que o Simples, em regra, não entrega é a EFD ICMS/IPI. Em São Paulo, a Portaria CAT 147/2009 permite ao optante aderir à EFD, e para ele essa opção é retratável. Ou seja: a dispensa é da escrituração digital, não da contagem do estoque.

Como a WJR ajuda com o controle de estoque

O inventário fiscal e o valor do estoque no balanço dependem de um controle confiável durante o ano. A WJR atende empresas de todos os regimes, do Simples ao Lucro Real, e tem emissor de notas fiscais próprio. A organização da rotina e dos processos da empresa é assunto da BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

O contato é pelo grupo de WhatsApp da empresa com o time especializado, por e-mail e pelo portal do cliente, presencial ou online. O primeiro passo pode ser o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso. Mais conteúdo de gestão está em Bpo e processos.

Perguntas frequentes

Empresa sem estoque em 31 de dezembro precisa entregar o Bloco H em São Paulo?+

Sim. A SEFAZ-SP respondeu, nas consultas 27386/2023 e 31375/2025, que o contribuinte obrigado à EFD apresenta o Bloco H mesmo sem estoque na data prevista.

O inventário de dezembro vai em qual EFD?+

Na de fevereiro do ano seguinte. O Guia Prático da EFD manda apresentar o inventário até o segundo mês seguinte ao da data do levantamento.

O Simples Nacional é dispensado do Livro Registro de Inventário?+

Não, em regra. A Resolução CGSN 140, art. 63, II, exige o livro do optante contribuinte do ICMS; o ente tributante, no caso o estado, pode dispensá-lo no todo ou em parte (§1º).

Empresa só de serviços precisa de Bloco H?+

Não, se não for contribuinte do ICMS nem do IPI. O Bloco H faz parte da EFD ICMS/IPI, que é de quem vende mercadoria ou industrializa.

Posso ajustar o estoque do sistema sem contagem física?+

Não é recomendável. O inventário fiscal é de estoque físico, e ajuste sem contagem e sem motivo registrado esconde perda e distorce o custo. Para organizar a rotina de estoque e os processos que sustentam o inventário, conheça a consultoria de processos internos da WJR em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Controle de estoque para pequena empresa: giro, inventário e o que o fisco pede