Fechamento contábil mensal: o que é e como funciona

O fechamento contábil mensal é a rotina em que a contabilidade registra, confere e apura tudo o que aconteceu na empresa no mês: vendas, compras, pagamentos, folha e impostos. No fim, os números do mês ficam amarrados num balancete, e o dono passa a ter uma leitura confiável do período, em vez de esperar o balanço do fim do ano.

Isto é para o dono de pequena e média empresa que ouve falar em "fechar o mês" e quer saber o que acontece do outro lado. Entender as etapas ajuda a mandar o que a contabilidade precisa na hora certa e a cobrar o que faz sentido receber de volta.

O fechamento contábil mensal é obrigatório?

Nenhuma norma cria uma obrigação chamada "fechamento mensal". O que a lei exige é a base que torna o fechamento natural:

Registro dia a dia: o Código Civil, art. 1.184, manda lançar no Diário, dia a dia, todas as operações da empresa. Como esse livro funciona está em Livro diário e razão: o que cada um registra e por quanto tempo guardar.
Regime de competência: a Lei 6.404, art. 177 e art. 187, §1º, manda reconhecer receitas e despesas no período a que pertencem, independentemente de quando o dinheiro entra ou sai.
Balanço anual: o Código Civil, art. 1.179, exige o balanço e o resultado uma vez por ano.

Na prática, quem só olha a contabilidade no fim do ano descobre os problemas tarde demais. Por isso o fechamento mensal virou rotina de boa gestão, mesmo sem ser exigido com esse nome.

As etapas do fechamento contábil mensal

Cada escritório tem o seu roteiro, mas o ciclo costuma passar por estas etapas:

Recebimento dos documentos: notas de venda e de compra, extratos, comprovantes e dados da folha.
Lançamentos: cada operação registrada na conta certa, na data certa.
Conciliação: saldo contábil de bancos, clientes, fornecedores e impostos conferido com extratos e relatórios.
Provisões: registro do que já é devido, mas ainda não foi pago, como férias, 13º salário e impostos do mês.
Apuração de impostos: cálculo dos tributos do período conforme o regime da empresa.
Balancete: o resumo de todas as contas com o saldo do fim do mês.
Análise e relatório: leitura dos números e comunicação ao dono.

A etapa mais demorada costuma ser a conciliação. Um extrato que chega atrasado ou uma nota que não foi enviada seguram o fechamento inteiro.

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O que a empresa faz em cada etapa

A contabilidade só fecha o que recebe. O papel da empresa se concentra no começo do ciclo e em responder às dúvidas da conciliação.

Mande tudo de uma vez, num dia fixo, em vez de aos poucos ao longo do mês. A lista do que enviar está em Documentos para o contador: o que mandar todo mês e até quando.
Explique o que é fora do comum: um empréstimo novo, um bem comprado, um cliente que não pagou.
Responda às pendências da conciliação: "este Pix de R$ 3.000 é o quê?" é a pergunta mais comum do fechamento.
Separe as contas da empresa e dos sócios. Despesa pessoal paga pela empresa vira pergunta todo mês.

Quanto mais cedo os documentos chegam, mais cedo o fechamento sai e mais tempo sobra para decidir com base nele.

O que a empresa recebe no fim do mês

Não existe uma lista legal de relatórios mensais: o que a empresa recebe é o que está no contrato com a contabilidade. Os relatórios que costumam fazer sentido pedir, e o que cada um responde, estão em Relatórios contábeis mensais: o que pedir ao contador e o que cada um mostra.

O produto central do fechamento é o balancete, a fotografia de todas as contas no fim do mês. Ele é boa prática, não obrigação legal para todas as empresas, e está explicado em Balancete: o que é, para que serve e o que conferir todo mês.

Com o balancete em mãos, dá para acompanhar mês a mês a margem, o prazo de recebimento e a liquidez, calculados como mostra Indicadores financeiros: como calcular pelas demonstrações contábeis e o que cada um diz.

Por que o fechamento mensal muda a qualidade do balanço

O balanço e o resultado do ano são o acumulado de doze meses de lançamentos. Se cada mês foi fechado e conciliado, o balanço anual sai sem sustos. Se nada foi conferido durante o ano, os erros aparecem todos juntos em dezembro, quando já é tarde para corrigir decisões.

Três ganhos concretos do fechamento em dia:

Imposto calculado sobre o que de fato aconteceu, com menos retificações depois.
Decisão com número recente, e não com a memória do dono.
Demonstrações prontas quando alguém pede, seja o banco, um sócio novo ou um investidor.

Como a WJR cuida do fechamento contábil mensal

Os documentos e as dúvidas do mês correm entre a empresa e o time especializado da WJR pelo grupo de WhatsApp da empresa, por e-mail e pelo portal do cliente, com atendimento presencial ou online. Cliente de outra cidade é atendido 100% online. A WJR atende todos os regimes tributários, e as demonstrações contábeis ficam no serviço de Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Quais relatórios o fechamento entrega e em que prazo: depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. O Diagnóstico é gratuito e sem compromisso. Os demais guias do tema estão em Demonstrativos contábeis: o guia para entender balanço, DRE e companhia.

Perguntas frequentes

Existe lei que obrigue o fechamento contábil mensal?+

Não. Nenhuma norma cria o fechamento mensal com esse nome. A lei exige o registro dia a dia das operações e o balanço anual, e o fechamento mensal é a rotina que sustenta isso.

Empresa do Simples Nacional precisa de fechamento mensal?+

Não há obrigação com esse nome. Mas a empresa do Simples apura o imposto todo mês, e o fechamento é o que dá segurança a essa apuração e ao balanço do fim do ano.

O que é conciliação bancária?+

É a conferência entre o saldo do banco registrado na contabilidade e o extrato. Cada diferença precisa de explicação antes de o mês ser dado por fechado.

O que é provisão no fechamento?+

É o registro de uma despesa que já pertence ao mês, mas ainda não foi paga, como as férias que o funcionário está acumulando. É o regime de competência na prática.

Posso deixar a contabilidade para o fim do ano?+

Não. O Código Civil, art. 1.184, manda lançar as operações dia a dia no Diário, admitindo, em certos casos, resumo por períodos de até 30 dias com livros auxiliares (§1º). Sem conferência mensal, os erros se acumulam e aparecem todos juntos no balanço. Se você quer fechar cada mês com números confiáveis, a WJR trata das demonstrações contábeis em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Fechamento contábil mensal: o que é, as etapas e o que a empresa faz em cada uma