CNAE para digitalização de documentos: escaneamento, guarda eletrônica e valor legal

O CNAE para digitalização de documentos é o 6311-9/00, "tratamento de dados, provedores de serviços de aplicação e serviços de hospedagem na internet", que o IBGE descreve com as atividades de escaneamento e leitura ótica de documentos. A microfilmagem tem código próprio, a 7420-0/05, e a digitalização feita só para tirar cópias fica na 8219-9/01, de fotocópias.

Empresas de digitalização e gestão documental atendem escritórios, clínicas, condomínios e indústrias que querem reduzir papel. O valor desse serviço depende de um ponto legal: o documento digitalizado precisa seguir as regras para valer como o original.

Qual é o CNAE para digitalização de documentos?

A subclasse 6311-9/00 compreende a disponibilização de infraestrutura para tratamento de dados e hospedagem e as atividades de tratamento de dados a partir dos dados fornecidos pelos clientes, inclusive as atividades de escaneamento e leitura ótica de documentos. Entre as atividades listadas pelo IBGE estão:

• escaneamento e leitura ótica de documentos (digitalização de documentos);
• digitalização para entrada de dados;
• digitação de dados para processamento;
• processamento e armazenamento de mídia eletrônica;
• hospedagem de dados na internet.

Que códigos ficam ao lado?

• 7420-0/05, serviços de microfilmagem, para quem microfilma documentos;
• 8219-9/01, fotocópias, que lista a digitalização para reprodução de cópias e de fotos. Veja CNAE para reprografia e xerox: o 8219-9/01, a encadernação e o ponto em que a copiadora vira gráfica;
• 8211-3/00, serviços combinados de escritório, que lista o arquivamento e a organização de arquivos de documentos, inclusive no local do contratante. Veja CNAE para BPO financeiro: apoio administrativo, consultoria e o limite da contabilidade;
• hospedagem de sites e dados, também na 6311-9/00, explicada em CNAE para hospedagem de sites: o 6311-9/00, o que fica no 6319-4/00 e por que não é MEI.

As notas da 6311-9/00 excluem a digitação para edição de textos, na 8219-9/99, e os portais e provedores de conteúdo, na 6319-4/00.

O documento digitalizado vale como original?

A Lei 12.682/2012 regula a digitalização e define, no art. 1º, parágrafo único, digitalização como a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. O art. 2º-A, incluído pela Lei 13.874/2019, autoriza o armazenamento eletrônico de documentos públicos ou privados e diz que:

• após a digitalização, constatada a integridade nos termos do regulamento, o original pode ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico (§ 1º);
• o documento digital e sua reprodução, feitos de acordo com a lei, têm o mesmo valor probatório do original, inclusive perante a fiscalização (§ 2º).

O Decreto 10.278/2020 regulamenta a técnica e os requisitos. O art. 4º exige que os procedimentos assegurem integridade e confiabilidade, rastreabilidade e auditabilidade, padrões técnicos de qualidade, confidencialidade quando aplicável e interoperabilidade.

Pode ser MEI?

A 6311-9/00 e a 7420-0/05 não estão no Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018. O Anexo XI traz, porém, o "fotocopiador" (8219-9/01) e o "digitador" (8219-9/99). Quem só tira cópias e digitaliza para reprodução pode avaliar o MEI; quem presta digitalização com valor legal e gestão documental abre como microempresa. A lista está em Atividades permitidas ao MEI: como saber se a sua ocupação entra.

Como fica o CNAE para digitalização de documentos no Simples Nacional?

O serviço de digitalização não tem previsão expressa nos Anexos IV ou V da LC 123/2006, e a regra geral é o Anexo III (art. 18, § 5º-F). Se a empresa também presta consultoria em gestão documental, essa receita pode ter outro enquadramento. Veja Anexo III do Simples Nacional: quem entra, a tabela e o teto do ISS e a apuração em Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.

Que cuidados a empresa de digitalização precisa ter?

• proteção de dados: documentos de clientes contêm dados pessoais e sensíveis, e o tratamento segue a LGPD. Veja Contador e LGPD: o papel do escritório nos dados dos seus funcionários e clientes;
• cadeia de custódia: registro de quando o documento saiu, foi digitalizado e voltou ou foi descartado;
• descarte autorizado: a destruição do original só depois da conferência de integridade e com autorização do cliente;
• contratos claros sobre prazo de guarda, formato dos arquivos e responsabilidade por perdas.

Como precificar?

O preço costuma ser por página, por caixa ou por projeto. Entram na conta a preparação dos documentos, como retirada de grampos, a digitalização, a indexação, o controle de qualidade, a guarda eletrônica e o transporte. Contratos de guarda contínua geram receita recorrente.

Quem contrata digitalização?

Escritórios de advocacia e contabilidade, clínicas, condomínios, imobiliárias e departamentos de pessoal são clientes frequentes, porque guardam grandes volumes de papel por anos. Cada setor tem prazos de guarda e regras próprias para alguns documentos, e a empresa de digitalização precisa conhecer essas exigências para orientar o cliente sobre o que pode ser descartado e o que deve ser preservado no original.

O que conferir antes de abrir

Antes do registro, defina:

• se vai digitalizar com valor legal ou só para consulta e cópia;
• se vai guardar documentos físicos ou eletrônicos;
• se vai fazer o serviço no local do cliente;
• que padrões técnicos e sistemas vai usar.

O segmento de tecnologia está em Contabilidade para empresas de tecnologia: ISS, CNAE e anexo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O que a WJR faz no seu caso depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. O ponto de partida é a Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo.

O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras atividades estão em Cnae.

Perguntas frequentes

Fontes: IBGE, API de subclasses da CNAE, 6311-9/00 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/6311900, IBGE, 7420-0/05 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/7420005, IBGE, 8219-9/01 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/8219901, IBGE, 8211-3/00 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/8211300, Planalto, Lei 12.682/2012, arts. 1º e 2º-A https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/l12682.htm, Planalto, Decreto 10.278/2020, arts. 1º e 4º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/D10278.htm, Receita Federal, Resolução CGSN 140/2018 e Anexo XI http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=92278, Planalto, LC 123/2006, art. 18 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm