Obrigações acessórias de escritório de advocacia

Obrigações acessórias escritório de advocacia: são as declarações e registros que o escritório entrega ao fisco além de pagar os impostos: notas fiscais, ISS, eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb e, conforme o regime, o PGDAS-D e a declaração anual do Simples ou a ECF. Esquecer uma delas gera multa e pendência mesmo quando o imposto está pago.

Este checklist separa o que é mensal, o que é anual e o que depende do regime, com o porquê de cada item.

Por que as obrigações acessórias escritório de advocacia pesam tanto

Declaração atrasada não fica parada. Ela trava certidão, gera multa automática e, se a omissão durar no mínimo 90 dias, pode levar à inaptidão do CNPJ (Lei 9.430/1996, art. 81, I). Para quem depende de certidão para atender empresas ou órgãos públicos, isso para o faturamento.

Bloco 1: todo mês, em qualquer regime

1. Nota fiscal de serviço de cada honorário

Toda receita do escritório precisa de nota, com o código de serviço de advocacia e as retenções corretas. É a nota que sustenta a receita declarada. O padrão nacional da NFS-e está em Escritório de advocacia NFS-e nacional emissão: o que muda e como emitir.

2. ISS do município

O ISS segue a regra do município: variável sobre a receita ou fixo por profissional, para sociedades que se enquadram. Cadastro desatualizado na prefeitura é fonte comum de pendência.

3. eSocial

A folha do escritório é informada no eSocial: pró-labore dos sócios, salários e bolsa de estagiários. Escritório sem empregados também tem regras próprias, explicadas em Escritório de advocacia sem funcionários eSocial obrigatório? Sim, e veja o que enviar.

4. EFD-Reinf

É onde entram as retenções na fonte e outras informações que não são de folha. Na advocacia, retenções sobre honorários pagos por empresas são frequentes.

5. DCTFWeb

A DCTFWeb consolida os débitos de contribuições previdenciárias vindos do eSocial e da EFD-Reinf e, com o MIT, os demais tributos federais. Nas Perguntas e Respostas da DCTFWeb de 23/09/2025, a Receita informa que passa a usar só a DCTFWeb para identificar declarações omitidas. Como as duas se encaixam no escritório está em Escritório de advocacia DCTFWeb EFD-Reinf obrigatórias: quando entregar cada uma.

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Bloco 2: só para o Simples Nacional

6. PGDAS-D mensal

A apuração do Simples é declarada mês a mês no PGDAS-D, que gera o DAS. Na advocacia, a atividade fica no Anexo IV (LC 123/2006, art. 18, § 5º-C, VII), e a contribuição patronal sobre a folha fica fora do DAS, recolhida segundo a legislação dos demais contribuintes.

7. Declaração anual do Simples

A LC 123/2006, art. 25, exige da microempresa e da empresa de pequeno porte optante uma declaração única e simplificada de informações socioeconômicas e fiscais, todo ano, no prazo e modelo do Comitê Gestor. É a DEFIS.

Bloco 3: Lucro Presumido e Lucro Real

8. Apuração trimestral ou mensal com DARF

IRPJ e CSLL têm apuração própria, e PIS e Cofins são mensais. O escritório no Presumido declara esses débitos na DCTFWeb.

9. ECF

A ECF é obrigatória para as pessoas jurídicas de direito privado, com dispensa para optantes do Simples e inativas, segundo as Perguntas e Respostas da Pessoa Jurídica 2026 da Receita. O prazo é o último dia útil de julho do ano seguinte. Quando o escritório precisa do Lalur, tema do Lucro Real, está em Advocacia lalur ecf obrigatoriedade escritório: quem entrega o quê.

10. ECD

A escrituração contábil digital entra quando o escritório está obrigado a ela ou quando a escrituração completa é usada para sustentar a distribuição de lucros. A lista completa por regime está em Obrigações acessórias do Lucro Presumido: o que entregar todo mês e todo ano e em Obrigações do Lucro Real: o que a empresa entrega, em que prazo e qual é a multa.

Bloco 4: sócios, estagiários e documentos

11. Declaração de imposto de renda dos sócios

Os sócios declaram pró-labore e lucros recebidos. Os valores precisam bater com o que o escritório informou, sob risco de malha na pessoa física.

12. Estagiários

A bolsa e o seguro do estagiário entram na rotina da folha. Regras e custos estão em Estagiário em escritório de advocacia obrigações: contrato, bolsa e rotina.

13. Alterações na OAB e no CNPJ

Entrada e saída de sócio, mudança de endereço e filial precisam ser registradas na seccional e refletidas no CNPJ. Cadastro divergente gera pendência.

14. Guarda de documentos

Livros e comprovantes devem ser conservados até a prescrição dos créditos tributários a que se referem (Código Tributário Nacional, art. 195, parágrafo único). Para o Simples, a LC 123/2006, art. 26, II, traz a mesma regra para os documentos da apuração.

Como montar o calendário do escritório

Monte uma lista com três colunas: obrigação, mês de entrega e responsável. Inclua as declarações sem movimento, que também precisam ser entregues em alguns casos. Revise a lista quando o escritório mudar de regime, contratar o primeiro empregado ou começar a sofrer retenções.

Dois cuidados ajudam. O primeiro é conferir, todo mês, se o que foi declarado na DCTFWeb bate com o eSocial e a EFD-Reinf, porque diferenças entre elas são um motivo comum de pendência. O segundo é guardar o recibo de cada entrega na pasta do mês, junto com as guias pagas. Quando alguém pedir uma certidão, a resposta está organizada.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de advocacia estão em Advogados; sobre a folha, veja Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Perguntas frequentes

Escritório do Simples entrega ECF?+

Não. As optantes pelo Simples Nacional estão entre as dispensadas da ECF nas Perguntas e Respostas da Pessoa Jurídica 2026 da Receita. No lugar dela, entregam a declaração anual do Simples.

Sociedade individual de advocacia tem as mesmas obrigações?+

Tem, conforme o regime escolhido. Ela é pessoa jurídica com CNPJ, e o fato de ter um único sócio não reduz a lista de declarações.

Escritório sem movimento precisa entregar declarações?+

Precisa, em regra, porque a omissão gera pendência. A DCTFWeb sem movimento, segundo as Perguntas e Respostas da Receita, não exige renovação anual.

Quanto custa atrasar uma declaração?+

Varia por declaração e por regime. As multas mais comuns e como reduzi-las estão em Multa por atraso de declarações da empresa tabela completa: DASN-SIMEI, PGDAS-D, DEFIS, DCTF e ECF.

Por quanto tempo guardar os documentos do escritório?+

Até a prescrição dos créditos tributários a que eles se referem (CTN, art. 195, parágrafo único). Na prática, organize por ano e não descarte nada sem conferir.

Obrigações acessórias escritório de advocacia: checklist do mês e do ano