Declaração do Simples para não reter: advocacia

Na declaração Simples Nacional para cliente não reter advocacia, a sociedade de advogados informa ao tomador que é optante e, por isso, não sofre a retenção de CSLL, PIS e Cofins. Para cliente empresa privada, o modelo é o Anexo I da IN SRF 459/2004, em 2 vias assinadas pelo representante legal; para órgão federal, é o Anexo IV da IN RFB 1.234/2012.

O que a declaração afasta e o que ela não afasta

A Lei 10.833/2003 manda a empresa reter CSLL, Cofins e PIS quando paga serviços profissionais a outra pessoa jurídica (art. 30). O mesmo texto, no art. 32, III, diz que essa retenção não é exigida nos pagamentos a optantes do Simples. A IN SRF 459/2004 repete a regra no art. 3º, II, e limita a dispensa às receitas próprias do optante.

O imposto de renda segue caminho parecido por outra norma. A IN RFB 765/2007, art. 1º, dispensa a retenção do IRRF sobre valores pagos a pessoa jurídica do Simples Nacional. A ressalva do parágrafo único é para rendimentos de aplicações financeiras, que não é o caso dos honorários.

O ISS é diferente. A LC 123/2006, art. 21, § 4º, permite a retenção na fonte do ISS de optante do Simples, desde que observada a LC 116/2003, e manda informar no documento fiscal o percentual de ISS previsto nos Anexos para a faixa de receita do mês anterior ao da prestação. Se o município prevê retenção, a declaração federal não muda isso. O tema tem página própria em ISS retido na fonte advocacia: quando o cliente pode reter e como fica a nota.

Declaração Simples Nacional para cliente não reter advocacia: o modelo certo

Há dois modelos oficiais, e usar o errado é o motivo mais comum de o cliente reter mesmo assim:

Cliente empresa privada: declaração do Anexo I da IN SRF 459/2004. O art. 11 manda apresentar em 2 vias, assinadas pelo representante legal.
Órgão ou entidade da administração federal: declaração do Anexo IV da IN RFB 1.234/2012. O art. 6º manda entregar no ato da assinatura do contrato, também em 2 vias.
Estados e municípios: seguem a regra de retenção de cada ente; confirme com o setor financeiro do órgão qual documento ele aceita.

O texto do modelo não deve ser reescrito. Copie o anexo da instrução, preencha os dados da sociedade e assine como representante legal, em geral o sócio administrador indicado no contrato social.

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Quem fica com cada via

A IN SRF 459/2004, art. 11, parágrafo único, diz que o tomador arquiva a primeira via, que fica à disposição da Receita, e devolve a segunda ao prestador como recibo. A IN RFB 1.234/2012 traz a mesma lógica para órgãos federais, com arquivamento em ordem alfabética.

Na prática do escritório:

Gere a declaração no início de cada contrato com cliente pessoa jurídica.
Peça ao cliente a devolução da segunda via, carimbada ou com ciência.
Guarde a via devolvida junto ao contrato de honorários.
Repita quando mudar o representante legal ou quando o cliente pedir nova.

Por que a sociedade de advogados precisa disso com mais frequência

A advocacia no Simples é tributada pelo Anexo IV (LC 123/2006, art. 18, § 5º-C, VII). Nesse anexo, a contribuição patronal previdenciária fica fora do DAS e é paga à parte. A comparação com outros anexos está em Escritório de advocacia anexo IV ou anexo V: o que a LC 123 decide.

Escritórios atendem muitas empresas, e o departamento financeiro do cliente costuma ter um sistema que retém por padrão em todo pagamento de serviço profissional. Sem a declaração arquivada, o analista do cliente aplica a retenção e paga o líquido. Por isso a página Advocacia Simples Nacional sofre retenção na fonte? IRRF, contribuições e ISS explica em que casos o optante sofre retenção.

O percentual que o cliente desconta por engano é de 4,65% até 31/12/2026 (Lei 10.833/2003, art. 31). A partir de 01/01/2027, a retenção dessas contribuições passa a ser só de CSLL, de 1% (LC 214/2025, art. 509, com efeitos pelo art. 544, III). O detalhe mora em Retenção PIS Cofins CSLL 4,65% advocacia: quando o cliente desconta e o que muda em 2027.

O cliente reteve mesmo com a declaração. E então?

O caminho mais seguro é pedir ao cliente que corrija e restitua, ou buscar o valor junto à Receita, com o comprovante da retenção.

O passo a passo do erro está em Cliente reteve imposto errado do escritório de advocacia: o que fazer. A melhor prevenção é a declaração entregue antes da primeira nota, com a via de recibo guardada.

Cuidados que evitam dor de cabeça

Confira se a sociedade está de fato no Simples no mês do pagamento, no portal do Simples Nacional. Declaração falsa é problema do declarante.
Se a sociedade for excluída do Simples, avise os clientes e recolha a declaração. A partir dos efeitos da exclusão, a retenção volta a ser devida.
Mantenha um padrão de nota fiscal sem retenções federais destacadas, e com o ISS destacado conforme a regra do município.
Revise a lista de clientes que exigem nova declaração todo ano. Alguns financeiros pedem renovação anual por política interna, mesmo sem exigência na norma.

Advogados estão entre os clientes típicos da WJR, e mais conteúdo do setor está em Contabilidade para advogados: o que muda no seu escritório. Antes de cada novo contrato com empresa, vale incluir a declaração no pacote de documentos enviado ao financeiro do cliente.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de advocacia estão em Advogados.

Perguntas frequentes

A declaração tem prazo de validade?+

A IN SRF 459/2004 não fixa validade para a declaração do Anexo I. Ela vale enquanto a sociedade continuar optante; se sair do Simples, a dispensa deixa de valer e os clientes precisam ser avisados.

Preciso de uma declaração por nota fiscal?+

Não. Para clientes privados, a norma fala em apresentar a declaração ao tomador, e o costume é uma por contrato ou por cliente. Para órgãos federais, a IN RFB 1.234/2012 manda entregar no ato da assinatura do contrato.

A declaração também evita a retenção do IRRF?+

A dispensa do IRRF para optantes vem da IN RFB 765/2007, art. 1º. Na prática, os financeiros pedem a mesma declaração como prova de que a sociedade é optante.

Ela impede a retenção do ISS?+

Não. A LC 123/2006, art. 21, § 4º, permite a retenção do ISS do optante quando a lei municipal prevê, com o percentual de ISS da faixa de receita informado na nota.

Quem assina a declaração?+

O representante legal da sociedade, como exigem a IN SRF 459/2004, art. 11, e a IN RFB 1.234/2012, art. 6º. Em geral é o sócio administrador indicado no contrato social.

Declaração Simples Nacional para cliente não reter advocacia: modelo e uso