Balancete mensal do escritório: o que conferir

No balancete mensal escritório de advocacia o que conferir começa por caixa e bancos contra o extrato e segue por honorários a receber, valores de clientes, impostos retidos e a recolher, folha, pró-labore e lucros distribuídos. Um balancete conferido todo mês sustenta a prestação de contas entre os sócios e a distribuição de lucros acima do limite presumido.

Por que o balancete importa para a sociedade de advogados

A sociedade de advogados é sociedade simples de prestação de serviços de advocacia, ou sociedade unipessoal (Lei 8.906/1994, art. 15, redação da Lei 13.247/2016). No Código Civil, os administradores da sociedade simples prestam aos sócios contas justificadas da administração e apresentam anualmente o balanço patrimonial e o de resultado (art. 1.020). E o sócio pode, a qualquer tempo, examinar os livros, os documentos e o estado da caixa, salvo estipulação que determine época própria (art. 1.021).

O balancete mensal é a forma prática de chegar ao fim do ano sem surpresa. Ele mostra, conta por conta, o saldo do mês, e erros pequenos aparecem antes de virar problema grande.

Balancete mensal escritório de advocacia o que conferir: contas de dinheiro

1. Caixa e bancos batem com o extrato

O saldo de cada conta bancária no balancete precisa ser igual ao extrato do último dia do mês. Diferença indica lançamento faltando, duplicado ou na conta errada. Caixa físico com saldo alto e constante costuma ser sinal de despesa paga pelo sócio sem registro.

2. Aplicações financeiras com rendimento lançado

Se o escritório aplica sobras de caixa, o rendimento e o imposto retido pelo banco precisam aparecer. Aplicação sem rendimento no mês é lançamento esquecido.

3. Valores de clientes separados dos honorários

Depósitos para custas, acordos recebidos para repasse e valores em custódia não são receita do escritório. Eles devem aparecer em conta própria de obrigação com o cliente. A forma de separar está em Conta bancária separada valores de clientes advocacia: como montar e controlar.

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Contas de receita e recebíveis

4. Receita do mês igual às notas emitidas

A receita de honorários no balancete deve bater com as notas fiscais do mês, ou com os recebimentos, se o escritório do Simples optou pelo regime de caixa (LC 123/2006, art. 18, § 3º). Nota emitida sem receita, ou receita sem nota, precisa de explicação.

5. Honorários a receber com idade conhecida

O saldo de honorários a receber precisa ter lista por cliente e por data. Valores antigos parados há muitos meses pedem decisão: cobrar, renegociar ou tratar como perda. O controle está em Contas a receber de honorários advocatícios como controlar no escritório.

6. Sucumbência e êxito no lugar certo

Honorários de sucumbência pagos à sociedade e honorários de êxito recebidos entram como receita no mês em que a regra do regime manda. Quando o escritório depende de êxito, o reflexo no caixa está em Fluxo de caixa escritório de advocacia honorários de êxito: como montar e proteger.

Contas de impostos

7. Impostos a recolher conferidos com as guias

O saldo de impostos a recolher precisa bater com as guias do mês seguinte. No Simples, a advocacia está no Anexo IV (LC 123, art. 18, § 5º-C, VII), e a contribuição patronal sobre folha e pró-labore é paga fora do DAS. Essa conta não pode sumir do balancete.

8. Impostos retidos por clientes

Clientes empresa e pagamentos judiciais podem reter imposto. Em precatório e RPV da Justiça Federal, por exemplo, há retenção de 3% de imposto de renda, salvo as dispensas da lei (Lei 10.833/2003, art. 27). O valor retido precisa aparecer como crédito a compensar, como explica Compensar imposto retido na fonte escritório de advocacia: guia com exemplo.

Contas de pessoas e sócios

9. Folha e encargos com o valor da folha do mês

Salários, férias, 13º e encargos a pagar devem bater com a folha fechada. Provisões de férias e 13º que não crescem mês a mês indicam que não estão sendo lançadas.

10. Pró-labore de cada sócio

Cada sócio que trabalha tem o seu pró-labore lançado, com INSS. Pró-labore pago sem lançamento, ou lançado sem pagamento, distorce o resultado e, quando há Fator R, a folha considerada.

11. Lucros distribuídos compatíveis com o resultado

O total distribuído aos sócios no ano não pode passar do lucro apurado. No Simples, distribuir acima do limite presumido exige escrituração que mostre lucro maior (LC 123, art. 14, § 2º). As regras estão em Distribuição de lucros sociedade de advogados como fazer, passo a passo.

12. Contas com o nome de sócio

Empréstimo de sócio para a sociedade, ou da sociedade para o sócio, precisa de contrato e de saldo conhecido. Conta de sócio que só cresce costuma esconder retirada que deveria ser pró-labore ou lucro.

Depois do balancete, o resultado

Com as contas conferidas, a DRE do mês passa a ser confiável. Ela mostra receita, custos e lucro, e é a base para decidir distribuição e investimento. O passo a passo está em DRE de escritório de advocacia como montar, linha por linha.

Para o balancete sair no prazo, o contador precisa receber os documentos do mês completos. A lista está em Documentos que o advogado deve enviar ao contador todo mês: checklist em 4 blocos.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Outras dúvidas de advocacia estão em Advogados.

Perguntas frequentes

Escritório no Simples precisa de balancete mensal?+

Ajuda muito, e é o caminho para distribuir lucros acima do limite presumido, que exige escrituração contábil (LC 123, art. 14, § 2º). Sem contabilidade, a distribuição isenta fica limitada à presunção.

Quem deve conferir o balancete no escritório?+

O sócio administrador, que presta contas aos demais (Código Civil, art. 1.020). Os outros sócios também podem examinar livros e documentos a qualquer tempo, salvo estipulação que determine época própria (art. 1.021).

O que fazer se o saldo do banco não bate?+

Compare lançamento por lançamento com o extrato do mês. As causas mais comuns são tarifa não lançada, recebimento sem identificação e pagamento feito pela conta errada.

Valor de acordo recebido para o cliente entra na receita?+

Não. Valor recebido para repasse ao cliente é obrigação com o cliente, não honorário. Só a parte que fica com o escritório, conforme o contrato, é receita.

Com que frequência rever o contas a receber?+

Todo mês, junto com o balancete. Honorários parados há muitos meses precisam de decisão, porque distorcem o patrimônio e a visão de caixa do escritório.

Balancete mensal escritório de advocacia o que conferir: checklist em 12 itens