Contabilidade para SaaS e software

A contabilidade para SaaS precisa dar conta de uma empresa que fatura todo mês, para centenas de clientes, por um produto que não se entrega em caixa. O ponto de partida é o CNAE que descreve o acesso por assinatura, e dele saem o anexo do Simples Nacional e a nota de cada cobrança.

Vale para o software de gestão vendido por plano mensal, para o aplicativo com assinatura, para a plataforma B2B com contrato anual e para a software house que começou fazendo projeto sob encomenda e virou produto.

O CNAE e o anexo do Simples de quem vende software por assinatura

O Concla/IBGE tem três códigos para quem desenvolve programa. O 6201-5/01 é "Desenvolvimento de programas de computador sob encomenda"; o 6202-3/00, "Desenvolvimento e licenciamento de programas de computador customizáveis"; e o 6203-1/00, "Desenvolvimento e licenciamento de programas de computador não customizáveis".

O detalhe que importa para o SaaS está na nota do 6203-1/00: ela exclui "o acesso a software pela internet". O Concla põe o acesso a programas online no 6319-4/00, "Portais, provedores de conteúdo e outros serviços de informação na internet".

Nenhum desses quatro códigos é permitido ao MEI. Eles não constam do Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018, e a empresa de software já nasce como microempresa ou empresa de pequeno porte.

No Simples Nacional, a elaboração de programas de computador, desde que desenvolvidos em estabelecimento do optante, e o licenciamento ou cessão de direito de uso de programas ficam no Anexo III quando a folha de salários dos últimos doze meses é igual ou maior que 28% da receita bruta. Abaixo disso, vão para o Anexo V.

A conta desse corte está em Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo, e a escolha do código para quem programa está em CNAE programador: como escolher o código certo para desenvolvimento de software. Muitas empresas de software combinam mais de um CNAE, e cada código precisa corresponder a uma receita que a empresa de fato tem.

Receita recorrente: o que a contabilidade para SaaS acompanha todo mês

SaaS vive de receita recorrente, e a recorrência cria uma rotina própria. Cada mês tem clientes novos, clientes que cancelaram, clientes que mudaram de plano e clientes cujo cartão recusou a cobrança.

A receita bruta é o valor cobrado do cliente, não o que o gateway repassa depois das taxas, pelo conceito de receita bruta do art. 3º, §1º, da LC 123/2006. A taxa do gateway e da operadora de cartão é despesa da empresa.

Por isso a conciliação precisa cruzar três fontes: o relatório de cobranças do sistema de assinatura, o extrato do gateway e as notas emitidas. É ali que aparecem a nota que faltou, a cobrança duplicada e o reembolso que ficou sem registro.

Plano anual pago antecipadamente é o caso que mais pesa no caixa e mais confunde na apuração. O dinheiro entra de uma vez e o serviço é prestado por doze meses, e a forma de emitir a nota e registrar essa receita precisa ser decidida antes da campanha de fim de ano, não depois.

O mesmo vale para upgrade no meio do ciclo, crédito proporcional e estorno. Cada política comercial precisa ter um tratamento fiscal combinado, para que a receita declarada no PGDAS-D bata com o que o sistema de assinatura mostra. Estorno de assinatura já faturada pede o cancelamento ou a correção da nota dentro das regras do emissor, reunidas em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou.

Receita recorrente também muda a leitura do RBT12. Uma empresa que cresce todo mês sobe de faixa no Simples de forma contínua, e acompanhar o sublimite com antecedência evita surpresa na virada do ano.

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ISS da assinatura: onde mora a dúvida

Software é serviço, e o imposto municipal é o ISS. Na lista da LC 116/2003, o licenciamento ou cessão de direito de uso de programas de computação é o subitem 1.05.

O enquadramento da assinatura de acesso a um programa é o ponto que mais gera dúvida no setor. Ele se decide pelo que o contrato de fato entrega e pelo CNAE da empresa, e é por isso que termos de uso, contrato e cadastro precisam contar a mesma história.

Para quem vende a empresas, vale saber que os subitens de software não estão entre os serviços em que a LC 116/2003, art. 6º, §2º, II, obriga a pessoa jurídica tomadora a reter o ISS. Quando o cliente retém, a obrigação vem da lei do município dele, e a nota precisa sair de acordo com essa regra.

Os subitens de software, os códigos de serviço de São Paulo e o local de recolhimento estão desenvolvidos em Contabilidade para empresas de tecnologia: ISS, CNAE e anexo.

Nota fiscal, cliente no exterior e reforma

Com centenas de cobranças por mês, a nota não pode depender de alguém lembrando. A empresa precisa de uma regra clara de quando a NFS-e é emitida, se na cobrança ou na confirmação do pagamento, e de uma forma de emitir em volume.

A NFS-e está mudando de padrão: o modelo nacional passa a ser obrigatório para ME e EPP a partir de 01/11/2026. Para quem emite em volume, a integração com o emissor é parte do planejamento do produto.

Assinante de fora do Brasil, pagando em dólar ou euro por gateway internacional, tem regra própria de PIS, Cofins, ISS e segregação no PGDAS-D, explicada em Contabilidade para youtubers: receita em dólar, CNAE e Simples Nacional.

Com a reforma tributária, a CBS substitui PIS e Cofins e o IBS substitui ICMS e ISS; em 2026, as alíquotas de teste não se aplicam às operações do optante do Simples Nacional (LC 214/2025, art. 348, III, "c"). A base está em IBS e CBS: o que são, quem administra e o que muda no seu preço.

Como a WJR acompanha empresas de SaaS

A WJR é um escritório de contabilidade da Mooca, fundado em 1995, que tem multinacionais da indústria e da tecnologia entre os clientes, como Hexagon, GOintegro e Dewesoft; a trajetória está em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995. Quem é de outra cidade é atendido 100% online.

No mês a mês, a WJR emite o DAS e transmite o PGDAS-D e a DEFIS, com o RBT12 e o sublimite acompanhados dentro da mensalidade. Todas as mensagens recebidas pela empresa são acompanhadas, inclusive o Termo de Exclusão no DTE.

O pró-labore é definido com critério a partir da estratégia alinhada com os sócios, e a WJR faz o eSocial da equipe, inclusive a transmissão. A simulação do custo de um desenvolvedor contratado antes da contratação é gratuita, e a escolha entre Simples, Lucro Presumido e Lucro Real passa por Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

A WJR tem emissor de notas próprio, conduz a NFS-e nacional junto com a empresa e faz o cadastro no emissor municipal. Sobre emissão recorrente automatizada da nota de cada assinatura, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz.

Nas palavras de um cliente, João Pedro: "Melhor empresa de contabilidade, estou com eles há 6 anos e o serviço apenas melhora!". Os outros segmentos atendidos estão em Segmentos, e o primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

Empresa de SaaS pode ser MEI?+

Não. Os códigos 6201-5/01, 6202-3/00, 6203-1/00 e 6319-4/00 não constam do Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018, que lista as ocupações permitidas ao MEI.

Qual o anexo do Simples Nacional para empresa de software?+

Anexo III quando a folha de salários dos últimos doze meses é igual ou maior que 28% da receita bruta do período, e Anexo V abaixo disso. É a regra da elaboração e do licenciamento de programas de computador.

Qual o CNAE de SaaS?+

O Concla põe o acesso a programas online no 6319-4/00, "Portais, provedores de conteúdo e outros serviços de informação na internet", e exclui esse acesso do 6203-1/00. Quem também desenvolve sob encomenda ou licencia usa os códigos 6201-5/01, 6202-3/00 ou 6203-1/00.

SaaS paga ISS ou ICMS?+

ISS. Software está na lista de serviços da LC 116/2003, com o licenciamento no subitem 1.05. O subitem em que a assinatura de acesso se enquadra é a maior dúvida do setor e se decide pelo contrato e pelo CNAE.

A taxa do gateway reduz a receita bruta do SaaS?+

Não. A receita bruta é o valor cobrado do cliente, e a taxa do gateway ou da operadora de cartão é despesa da empresa. Declarar só o valor líquido repassado subdeclara a receita.

Vender assinatura para cliente no exterior muda a apuração?+

Sim. A receita de exportação de serviço tem regra própria de PIS, Cofins e ISS e entra em campo separado no PGDAS-D, com base no art. 25, §4º, da Resolução CGSN 140/2018. Receber em moeda estrangeira não basta: o resultado do serviço não pode se verificar no Brasil.

Contabilidade para SaaS: assinatura recorrente, CNAE, ISS e Fator R