Contabilidade para escolas: escola regular, curso livre e o Anexo III

A contabilidade para escolas e cursos parte de uma regra simples do Simples Nacional: creche, pré-escola, ensino fundamental e médio, escola técnica, de idiomas, de artes, curso preparatório, curso gerencial e escola livre ficam todos no Anexo III, sem troca de anexo pela folha. O que muda de uma escola para outra é o código, a permissão ao MEI e a rotina de mensalidades.

Quem abre uma escola de educação básica e quem dá aula particular de inglês estão em pontos muito diferentes do caminho. O primeiro tem folha de professores, contrato anual com as famílias e inadimplência para controlar. O segundo pode começar como MEI. As duas situações estão aqui.

O CNAE e o anexo do Simples de quem mantém escola ou curso

Cada tipo de ensino tem o seu código no Concla/IBGE. Os mais usados:

• 8511-2/00, educação infantil, creche;
• 8512-1/00, educação infantil, pré-escola;
• 8513-9/00, ensino fundamental;
• 8520-1/00, ensino médio;
• 8593-7/00, ensino de idiomas;
• 8599-6/04, treinamento em desenvolvimento profissional e gerencial;
• 8599-6/05, cursos preparatórios para concursos.

Aula particular e outros cursos que não se encaixam nos códigos acima ficam no 8599-6/99, outras atividades de ensino não especificadas anteriormente. Treinamento em informática tem código próprio, o 8599-6/03.

No Simples Nacional, a lei põe no Anexo III creche, pré-escola, ensino fundamental, escolas técnicas, profissionais e de ensino médio, escolas de línguas estrangeiras e de artes, cursos preparatórios para concursos, cursos gerenciais e escolas livres. É um anexo fixo para essas atividades: contratar mais professores não muda o anexo. A tabela de cada anexo está em Anexos do Simples Nacional: em qual deles a sua empresa está.

Academia, escola de dança, de artes marciais e escola de esportes seguem outra regra, própria das atividades físicas, explicada em Contabilidade para academias: mensalidade, folha, personal e alvará.

Escola regular ou curso livre: quem pode ser MEI

A escola regular não pode ser MEI. Os códigos de creche, pré-escola, ensino fundamental e ensino médio não aparecem em nenhuma ocupação do Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018, a lista fechada do microempreendedor individual.

Já o professor que trabalha sozinho tem ocupações próprias no Anexo XI:

• instrutor(a) de idiomas independente, no 8593-7/00;
• instrutor(a) de cursos gerenciais independente, no 8599-6/04;
• instrutor(a) de cursos preparatórios independente, no 8599-6/05;
• professor(a) particular independente, no 8599-6/99.

Na prática, o curso livre costuma nascer como MEI de um professor só. Quando cresce, contrata outros professores, abre turmas e passa do limite do MEI, vira microempresa no mesmo Anexo III. A escola regular já começa como microempresa ou empresa de pequeno porte.

A diferença aparece também na operação. A escola regular trabalha com ano letivo, rematrícula e contrato anual com a família, e o caixa se concentra na época de matrícula. O curso livre vende módulos, pacotes de aulas ou turmas curtas, com alunos entrando e saindo o ano inteiro. Para a contabilidade, isso muda o calendário de cobrança e o jeito de acompanhar a receita do ano.

Mensalidade recorrente e inadimplência

A receita da escola é recorrente e previsível no papel: matrícula, doze mensalidades ou parcelas da anuidade, às vezes atividades extras. Na vida real, parte das famílias atrasa, e a escola precisa saber exatamente quem pagou.

Três controles fazem a diferença:

• contrato de prestação de serviço educacional assinado com cada responsável, com valores, vencimentos e regra para atraso;
• conciliação mensal entre o que foi cobrado e o que entrou na conta, aluno por aluno;
• nota fiscal emitida conforme o contrato e o calendário de cobrança da escola.

A mensalidade atrasada levanta uma pergunta de imposto: o valor entra no cálculo do mês em que venceu ou do mês em que foi pago? A resposta passa pelo regime de apuração da escola e pela forma como ela emite as notas: depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz.

Um relatório mensal de inadimplência, por turma e por série, mostra cedo quando o problema cresce. Com ele, a escola decide com número na mão entre desconto, renegociação e cobrança, em vez de descobrir o rombo só no fim do semestre.

A soma das mensalidades dos últimos 12 meses é o RBT12, que define a alíquota efetiva do DAS. Por isso a escola precisa enxergar o total do ano, e não só o caixa do mês.

Venda de material didático e de uniforme é outra atividade. Revenda de mercadoria fica no Anexo I, e essa receita é informada separada da receita das mensalidades no PGDAS-D.

Folha de professores e o custo da equipe

Na escola, a folha costuma ser o maior custo, com professores, coordenação e apoio, e a gestão dela com eSocial e encargos está em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Professor contratado como empregado entra na folha e no eSocial, com salário, férias e décimo terceiro. Quando a escola contrata um professor que tem empresa própria, a relação é entre duas empresas e vem com nota fiscal, e o contrato precisa refletir isso.

Antes de abrir uma turma nova, vale saber quanto custa cada professor contratado. A WJR simula esse custo de graça antes da contratação, e com o número na mão a escola decide se a turma se paga.

Escola com fins lucrativos paga imposto normalmente

A Constituição, no art. 150, VI, "c", proíbe a cobrança de impostos sobre patrimônio, renda ou serviços das instituições de educação sem fins lucrativos, atendidos os requisitos da lei. A imunidade é da instituição sem fins lucrativos, não da atividade de ensinar.

A escola particular organizada como empresa, com sócios e lucro, não é imune. Ela paga os tributos do regime em que estiver, como qualquer outra empresa. A escola mantida por associação ou fundação segue as regras do terceiro setor, explicadas em Contabilidade para igrejas e associações: imunidade, isenção, ECD e ECF.

Como a WJR faz a contabilidade para escolas e cursos

A WJR atua desde 1995, com escritório na Mooca, e a história está em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995. O atendimento é presencial e online, com um time especializado dentro do grupo de WhatsApp da escola, além de e-mail e portal do cliente.

A WJR emite o DAS e transmite PGDAS-D e DEFIS. Você só paga a guia. O RBT12 e o sublimite são acompanhados todo mês, dentro da mensalidade, e todas as mensagens da Receita são acompanhadas, inclusive o Termo de Exclusão no DTE.

O eSocial é feito inteiro pela WJR, com transmissão, e período atrasado é regularizado. Os dados de cada professor contratado são pedidos com 3 dias úteis de antecedência. O pró-labore dos sócios é definido com critério, a partir da estratégia alinhada com você.

A NFS-e nacional é conduzida junto com a escola, com o cadastro no emissor municipal, e a WJR tem emissor de notas próprio. Para o professor que ainda é MEI, a WJR atende como cliente de mensalidade, abre o MEI sem cobrar e cobra a baixa à parte.

A abertura de empresa pode ser gratuita, dependendo da análise, e o CNPJ é entregue com CCM, certificado digital e emissor configurados. A WJR faz todo o processo de opção pelo Simples e atende todos os regimes, inclusive Lucro Presumido e Lucro Real. Se houver débito, o parcelamento do Simples é feito a pedido.

Nas palavras do Kaio, cliente: "todos os colaboradores são bem educados e atenciosos". Os outros nichos atendidos estão em Segmentos. O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito, sem compromisso, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, LC 123/2006 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, gov.br, LC 123/2006 em PDF (art. 18) https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt-br/forum-permanente/legislacao/lei/lcp-123-de-2006.pdf, Concla/IBGE, subclasse 8511-2/00 https://concla.ibge.gov.br/busca-online-cnae.html?view=subclasse&tipo=cnae&versao=10&subclasse=8511200, Concla/IBGE, subclasse 8512-1/00 https://concla.ibge.gov.br/busca-online-cnae.html?view=subclasse&tipo=cnae&versao=10&subclasse=8512100, Concla/IBGE, subclasse 8513-9/00 https://concla.ibge.gov.br/busca-online-cnae.html?view=subclasse&tipo=cnae&versao=10&subclasse=8513900, Concla/IBGE, subclasse 8520-1/00 https://concla.ibge.gov.br/busca-online-cnae.html?view=subclasse&tipo=cnae&versao=10&subclasse=8520100, Concla/IBGE, subclasse 8593-7/00 https://concla.ibge.gov.br/busca-online-cnae.html?view=subclasse&tipo=cnae&versao=10&subclasse=8593700, Concla/IBGE, classe 85.99-6 https://concla.ibge.gov.br/busca-online-cnae.html?view=classe&tipo=cnae&versao=10&classe=85996, Portal do Simples Nacional, Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/arquivos/manual/anexo_xi.pdf, PGFN, imunidade de entidades sem fins lucrativos https://www.gov.br/pgfn/pt-br/cidadania-tributaria/por-assunto/limitacoes-ao-poder-de-tributar-1/imunidade-de-entidades-sem-fins-lucrativos-art-150-cf