Contabilidade para academias: CNAE e Fator R

A contabilidade para academias gira em torno de três números: a mensalidade que entra todo mês, a folha que sai todo mês e a relação entre as duas, que decide o anexo do Simples Nacional. Academia fica no Anexo III quando a folha alcança 28% da receita e vai para o Anexo V quando não alcança.

Isso vale para a academia de bairro, o box de treino funcional, o estúdio de pilates e a escola de dança ou de luta. O modelo muda, mas a mensalidade recorrente, a folha de professores e o alvará são problemas de todas.

O CNAE e o anexo do Simples de quem abre academia

O código é o 9313-1/00, "Atividades de condicionamento físico". Pela nota do IBGE, ele compreende ginástica, musculação, yoga, pilates e alongamento em academias e centros de saúde física, a hidroginástica e as atividades de instrutores de educação física, inclusive individuais.

Escola de esportes tem outro código, o 8591-1/00, "Ensino de esportes", que abrange ensino de futebol, natação, tênis, artes marciais e outros esportes em escolas esportivas ou por professores independentes.

Nenhum dos dois é permitido ao MEI. Eles não constam do Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018, que lista as ocupações do MEI, e por isso a academia já nasce fora do MEI, como microempresa ou empresa de pequeno porte.

No Simples Nacional, a lei põe as academias de atividades físicas, desportivas, de natação e escolas de esportes, e as academias de dança, capoeira, ioga e artes marciais, no Anexo III. Quando a folha de salários dos últimos doze meses fica abaixo de 28% da receita bruta do mesmo período, a tributação vai para o Anexo V.

Esse cálculo é o Fator R, e a conta completa, com o que entra na folha, está em Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo. Para academia ele pesa mais do que para quase todo mundo, porque professor é o maior custo do negócio.

Mensalidade, cartão e inadimplência na contabilidade para academias

Academia vive de receita recorrente, e cada forma de cobrança deixa um rastro diferente. Tem o plano mensal no cartão recorrente, o trimestral parcelado, o anual à vista com desconto e o aluno que paga no PIX quando lembra.

A receita bruta é o valor cobrado do aluno, não o que cai na conta depois das taxas, pelo conceito de receita bruta do art. 3º, §1º, da LC 123/2006. A taxa da operadora de cartão e do sistema de cobrança é despesa da academia.

Por isso a conciliação precisa bater três fontes: o sistema de gestão da academia, o extrato da operadora e as notas emitidas. Quando elas não conversam, sobra aluno pagando sem nota, ou nota emitida para quem não pagou.

A inadimplência entra nessa mesma rotina. A academia precisa de uma regra fixa de quando emite a nota, na cobrança ou no pagamento, e de um controle de quem está em aberto, para que a receita declarada no mês reflita o que realmente foi faturado.

Plano anual vendido à vista é o caso que mais confunde. O dinheiro entra de uma vez, o serviço é prestado ao longo de doze meses, e a forma de registrar essa receita precisa ser definida com a contabilidade antes da campanha de matrícula, não depois.

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Personal dentro da academia: parceiro ou empregado

Muita academia abre espaço para personal trainer que atende os próprios alunos dentro do salão de musculação. Às vezes o personal paga uma taxa de uso, às vezes divide o valor da aula com a academia.

O risco está na distância entre o papel e a rotina. Personal com horário imposto pela academia, escala fixa, uniforme obrigatório e aluno distribuído pela recepção se parece mais com empregado do que com parceiro, e essa diferença é o que uma reclamação trabalhista examina.

Quando o personal tem CNPJ próprio, emite a nota dele e cobra dos próprios alunos, a academia registra só o que recebe de uso do espaço. A conta do lado do profissional está em Contabilidade para personal trainer: carnê-leão, CNPJ e o CNAE que não é MEI.

Folha, Fator R e o peso dos professores

O Fator R mede a folha de salários contra a receita. Por isso a forma de contratar professor, com carteira assinada ou como prestador, mexe diretamente nessa conta e pode levar a academia do Anexo III para o Anexo V.

Antes de contratar, vale simular o custo de cada formato e olhar o efeito no anexo. O pró-labore dos sócios também precisa ser definido com critério, não por hábito.

Na reforma tributária, os profissionais de educação física estão entre as 18 profissões com redução de 30% nas alíquotas de IBS e CBS (LC 214/2025, art. 127). Para a pessoa jurídica de educação física submetida à fiscalização do conselho, a lei dispensa os requisitos de sociedade exigidos das outras profissões. O detalhe está em Reforma tributária para prestador de serviço: o que muda.

Alvará, AVCB e CREF antes de abrir

Em São Paulo, o Auto de Licença de Funcionamento é expedido pela Prefeitura por meio da Secretaria Municipal das Subprefeituras, na subprefeitura da localização do imóvel. Sem a licença correspondente da Prefeitura, nenhum imóvel pode ser usado para atividade não residencial.

O AVCB, auto de vistoria do Corpo de Bombeiros, é outra conversa. Não existe norma que exija AVCB pelo simples fato de ser academia: a exigência depende da edificação e da lotação do espaço. Galpão grande e sala pequena em prédio comercial podem ter respostas diferentes.

A academia também se relaciona com o CREF, o conselho regional de educação física. Vale confirmar com o conselho o que ele pede da empresa e dos professores antes da inauguração.

Como a WJR acompanha academias

A WJR é um escritório de contabilidade da Mooca, fundado em 1995, com atendimento presencial e online; a trajetória está em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995. Cada academia tem um time especializado dentro do grupo de WhatsApp da empresa.

A folha é o centro do trabalho: a WJR faz todo o eSocial, inclusive a transmissão, regulariza atraso e pede os dados do novo funcionário com 3 dias úteis de antecedência. A simulação do custo de um funcionário antes da contratação é gratuita, e o serviço completo está em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

O pró-labore é definido com critério a partir da estratégia alinhada com os sócios, o que conversa direto com o Fator R. O acompanhamento do RBT12 e do sublimite está na mensalidade, e a WJR emite o DAS e transmite o PGDAS-D e a DEFIS.

A WJR conduz a NFS-e nacional junto com a academia e faz o cadastro no emissor municipal. Todas as mensagens recebidas pela empresa são acompanhadas, inclusive o Termo de Exclusão no DTE.

Para quem ainda vai abrir, a abertura pode ser gratuita, dependendo da análise, e a empresa é entregue com CCM, certificado digital e emissor de notas configurados. O formato do acordo com o personal parceiro depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz.

Nas palavras de um cliente, Kaio: "todos os colaboradores são bem educados e atenciosos". Os outros negócios atendidos estão em Segmentos, e o primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

Academia pode ser MEI?+

Não. O CNAE 9313-1/00, de condicionamento físico, e o 8591-1/00, de ensino de esportes, não constam do Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018, que lista as ocupações permitidas ao MEI.

Qual o anexo do Simples Nacional para academia?+

Anexo III quando a folha de salários dos últimos doze meses é igual ou maior que 28% da receita bruta do período. Abaixo de 28%, a academia é tributada no Anexo V.

Qual o CNAE de academia de ginástica?+

É o 9313-1/00, "Atividades de condicionamento físico", que inclui ginástica, musculação, yoga, pilates, alongamento e hidroginástica. Escola de esportes e de artes marciais pode usar o 8591-1/00, "Ensino de esportes".

Academia precisa de AVCB?+

Não por ser academia. Nenhuma norma exige AVCB em razão da atividade: a exigência depende da edificação e da lotação do espaço, e isso se confere no imóvel antes da abertura.

Quem emite o alvará de funcionamento da academia em São Paulo?+

A Prefeitura, por meio da Secretaria Municipal das Subprefeituras, na subprefeitura onde fica o imóvel. É o Auto de Licença de Funcionamento; nenhum uso não residencial funciona sem a licença correspondente da Prefeitura.

Academia paga ISS sobre a mensalidade?+

Sim. No Simples Nacional o ISS vem dentro do DAS, junto com os tributos federais, enquanto a receita ficar dentro do sublimite de R$ 3.600.000,00. Fora do Simples, o ISS é apurado e recolhido em guia própria da Prefeitura.

Contabilidade para academias: mensalidade, folha, personal e alvará