Contabilidade para despachante em São Paulo

A contabilidade para despachante começa por duas regras: a atividade não está no MEI, e a lei do Simples cita os despachantes pelo nome, ligando o imposto ao Fator R. O cuidado de rotina é separar o honorário do despachante das taxas que o cliente paga aos órgãos.

Contabilidade para despachante: por que não é MEI

O IBGE coloca no CNAE 8299-7/99 o despachante documentalista, os despachantes para emplacamento e legalização de veículos e os despachantes, exceto aduaneiros. A comissaria de despachos (5250-8/01) e o despachante aduaneiro (5250-8/02) ficam em códigos próprios do comércio exterior.

O Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 não traz ocupação de despachante. O caminho é a ME, e a LC 123 cita os "serviços de comissaria, de despachantes, de tradução e de interpretação" no art. 18, § 5º-I, V.

Pessoa física ou empresa: como decidir em despachantes

Como a atividade não tem ocupação no MEI, a escolha é entre atuar como pessoa física e abrir uma ME. Na pessoa física, quem recebe de pessoa física recolhe o imposto de renda pelo carnê-leão.

A ME tende a fazer sentido quando a receita é regular, quando clientes empresas exigem nota ou quando há equipe. O formato da empresa, SLU ou LTDA, está em Sociedade limitada unipessoal: abrir empresa sozinho como SLU ou montar uma Ltda.

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Rotina do despachante: taxas, honorários e o cuidado principal

O despachante recebe do cliente o honorário e, muitas vezes, o valor das taxas e guias que vai pagar em nome dele. As taxas são do cliente; o honorário é a receita do escritório.

A separação precisa estar no recibo, no contrato e na nota. Sem isso, o escritório declara como receita o dinheiro que só passou pela conta.

Um ponto de atenção é emitir a nota pelo total pago pelo cliente, taxas incluídas. O DAS incide sobre um valor que não é do despachante, e o Fator R fica distorcido.

Para o serviço, a ME e a EPP do Simples emitem a nota pelo Emissor Nacional da NFS-e desde 01/11/2026 (Resolução CGSN 191/2026). Veja NFS-e nacional: o que é o padrão nacional da nota de serviço.

Quanto imposto paga um despachante com CNPJ

Pelo art. 18, § 5º-I, V, e § 5º-J da LC 123, os serviços de despachantes vão ao Anexo V quando a folha dos 12 meses é inferior a 28% da receita, e ao Anexo III a partir de 28%. Pró-labore, salários, INSS patronal e FGTS entram na folha, efetivamente recolhidos e declarados; só entra remuneração formalizada, e o pagamento a PJ não entra (Resolução CGSN 140/2018, art. 26, § 1º).

A conta do Simples usa a receita bruta dos últimos 12 meses (RBT12), a alíquota nominal da faixa e a parcela a deduzir: (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

Exemplo, com os números da LC 123: escritório de despachante com receita de R$ 20.000 por mês e RBT12 de R$ 240.000. Com folha de 28% ou mais, no Anexo III, a 2ª faixa (de R$ 180.000,01 a R$ 360.000) tem alíquota nominal de 11,2% e parcela a deduzir de R$ 9.360; a alíquota efetiva fica em 7,3% e o DAS do mês em cerca de R$ 1.460.

Com folha abaixo de 28%, no Anexo V, a 2ª faixa (de R$ 180.000,01 a R$ 360.000) tem alíquota nominal de 18% e parcela a deduzir de R$ 4.500; a alíquota efetiva fica em 16,125% e o DAS do mês em cerca de R$ 3.225.

Para ficar no Anexo III nesse exemplo, a folha dos 12 meses precisaria somar pelo menos R$ 67.200 (28% de R$ 240.000). A regra completa do Fator R mora em Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo.

O que organizar no primeiro mês em despachantes

Estes pontos ajudam a organizar o primeiro ano de quem trabalha com despachantes:

Abra a conta PJ e receba tudo o que é da empresa nela, sem misturar com a conta pessoal.
Configure a emissão pelo Emissor Nacional da NFS-e e emita a nota de cada serviço, com a descrição igual à do cadastro.
Acompanhe todo mês a folha dos últimos 12 meses, para saber se o DAS cai no Anexo III ou no V.
Defina o pró-labore e a forma de retirar lucros antes da primeira retirada; as regras estão em Distribuição de lucros no Simples Nacional: quanto sai isento e o que mudou em 2026.
Guarde contratos, notas e comprovantes de pagamento de cada cliente pelo prazo que a legislação exige.

Despachante com atendentes registrados chega aos 28% com mais facilidade. Antes de decidir o pró-labore, faça a conta do imposto total, porque o pró-labore também tem INSS e imposto de renda na pessoa física.

Como a WJR acompanha despachantes

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso. Outras atividades estão em Cnae.

Ramos próximos: Contabilidade para tradutor: CNPJ, Fator R e cliente no exterior, Contabilidade para prestadores de serviços: retenções e anexo e Contabilidade para locadora de veículos: Simples e frota. A apuração mensal está em Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo. Todas as profissões estão em Segmentos.

Perguntas frequentes

Despachante pode ser MEI?+

Não. O Anexo XI não traz ocupação de despachante, e a atividade abre como ME.

Qual CNAE usa o despachante de veículos?+

O IBGE inclui despachante documentalista e despachantes para emplacamento e legalização de veículos no 8299-7/99.

Despachante paga pelo Anexo V?+

Depende do Fator R. A LC 123, art. 18, § 5º-I, V, cita os despachantes; com folha abaixo de 28% da receita, Anexo V; a partir de 28%, Anexo III.

As taxas do Detran entram na minha receita?+

Depende do contrato. Valores pagos por conta e em nome do cliente, com a separação documentada, podem não compor a receita (LC 123, art. 3º, § 1º, resultado nas operações em conta alheia), e o honorário é a receita do escritório. O contador confere.

Despachante aduaneiro é a mesma coisa?+

Não. A comissaria de despachos (5250-8/01) e o despachante aduaneiro (5250-8/02) ficam em códigos próprios do comércio exterior, com regras próprias da atividade.

Preciso de credenciamento em órgão de trânsito?+

Exigências de credenciamento dependem do órgão e do estado. Confira com o órgão antes de abrir o escritório.

Contabilidade para despachante: CNPJ, Fator R e taxas de terceiros