Contabilidade para distribuidoras e atacado

Contabilidade para distribuidoras é o controle de três coisas que não aparecem no varejo: quem compra de você para revender, qual mercadoria chega ou sai com substituição tributária e qual código de operação vai em cada nota. Uma distribuidora do Simples bem organizada ainda pode passar crédito de ICMS para o cliente, e isso vende.

Atacado vive de margem curta e volume alto. Um erro de cadastro repetido em centenas de notas vira imposto pago a mais ou cobrado depois. A seguir estão o CNAE e o anexo, a diferença entre vender para revenda e para consumidor final, a substituição tributária dos dois lados, os CFOP, o crédito de ICMS e o estoque.

O CNAE e o anexo do Simples de quem vende no atacado

O comércio por atacado está na divisão 46 da tabela do IBGE. Alguns códigos comuns em distribuidoras pequenas:

4639-7/01: comércio atacadista de produtos alimentícios em geral.
4649-4/99: comércio atacadista de outros equipamentos e artigos de uso pessoal e doméstico não especificados anteriormente.
4691-5/00: comércio atacadista de mercadorias em geral, com predominância de produtos alimentícios.
4693-1/00: comércio atacadista de mercadorias em geral, sem predominância de alimentos ou de insumos agropecuários.

Nenhum código da divisão 46 é permitido ao MEI. O Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 não tem nenhuma ocupação de atacadista, e a distribuidora começa, no mínimo, como ME.

No Simples Nacional, a revenda de mercadoria é tributada pelo Anexo I, com o ICMS dentro do DAS abaixo do sublimite de R$ 3.600.000,00, salvo as receitas que a lei manda tirar da guia, como as de substituição tributária.

Venda para revenda e venda para consumidor final

A mesma caixa de produto pode ter dois destinos. Vendida para uma loja ou outro comerciante, ela vai ser revendida ou industrializada. Vendida para quem vai usar ou consumir, ela encerra a cadeia.

Essa diferença muda o documento. Venda entre empresas sai em NF-e, e venda ao consumidor final no balcão sai em NFC-e. A diferença entre nota e cupom está em Diferença entre cupom fiscal e nota fiscal: o que vale em 2026.

Ela muda também o crédito de ICMS do cliente, que só existe quando a mercadoria é destinada à comercialização ou à industrialização, como está mais abaixo. Por isso o cadastro do cliente precisa dizer quem ele é, e não só o CNPJ.

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Contabilidade para distribuidoras e a substituição tributária

Na substituição tributária, um contribuinte recolhe o ICMS da cadeia inteira, antecipado. A distribuidora pode estar dos dois lados dessa regra.

Como substituída, ela compra a mercadoria com o ICMS já retido pelo fornecedor. Na revenda, não recolhe esse ICMS de novo: no Simples, a receita é segregada no PGDAS-D e a parcela de ICMS sai do cálculo do DAS, porque a LC 123/2006 manda separar a receita cujo imposto já foi recolhido por substituto tributário.

Como substituta, quando a legislação atribui a ela a responsabilidade de reter o imposto das etapas seguintes, a distribuidora calcula e recolhe o ICMS de substituição. Para o optante do Simples, esse ICMS é pago fora do DAS, pela LC 123/2006, art. 13, §1º, XIII.

No regime normal, o ICMS próprio é apurado em conta própria, com débito e crédito, e a substituição tributária corre em paralelo; no Simples, o ICMS próprio vai no DAS e o de substituição fica fora dele.

A lista de São Paulo mudou em 2026. Medicamentos e bebidas alcoólicas que não são cerveja nem chope saíram da substituição tributária em 01/01/2026, pela Portaria SRE 64/2025. A água mineral saiu em 01/07/2026, pela Portaria SRE 9/2026. Cerveja, chope, refrigerante, isotônico e xarope de pré-mix continuam na lista.

Distribuidora de bebidas sente isso no mesmo pedido: a cerveja segue como substituída, o vinho e a água não. Quem ainda cadastra os produtos que saíram como substituídos deixa de recolher o ICMS que agora é devido na própria venda, e a diferença aparece depois, com multa e juros.

Os CFOP da nota da distribuidora

O CFOP é o código da nota fiscal que diz que operação foi feita. Na revenda, os três mais usados pela distribuidora, pelo Anexo V do regulamento do ICMS paulista, são:

5.102: venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, dentro do estado.
6.102: a mesma venda, para outro estado.
5.405: venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído.

O 5.102 e o 6.102 servem para mercadoria que não passou por processo industrial no estabelecimento. Se a mercadoria foi transformada, o código é outro. E o 5.405 só vale para o produto que está de fato na substituição tributária, pela lista vigente.

O CFOP tem de conversar com a segregação do PGDAS-D. Nota com 5.405 e receita declarada como venda comum, ou o contrário, é divergência que aparece quando os dados são cruzados. O emissor precisa ter essas regras cadastradas por produto, e o emissor de notas próprio da WJR está em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Crédito de ICMS para o cliente que não é do Simples

A LC 123/2006, art. 23, §1º, dá à empresa não optante pelo Simples o direito de se creditar do ICMS incidente sobre as compras feitas de optante, com três condições:

o comprador não é optante pelo Simples Nacional;
a mercadoria é destinada à comercialização ou à industrialização;
o crédito tem como limite o ICMS efetivamente devido pelo optante nessa venda.

Pelo §2º, a alíquota do crédito é informada no documento fiscal e corresponde ao percentual de ICMS previsto nos Anexos I ou II para a faixa de receita a que a empresa estava sujeita no mês anterior ao da operação.

Para a distribuidora, isso é argumento comercial. O cliente do Lucro Presumido ou do Lucro Real que compra para revender quer ver esse percentual na nota, e ele muda quando a faixa muda. A informação precisa ser atualizada todo mês.

Estoque, giro e margem

No atacado, o estoque é o maior ativo da empresa e o lugar onde a margem some. Compra registrada sem nota, perda não lançada e devolução sem nota de entrada fazem o estoque contábil se afastar do físico.

Inventário periódico, custo médio atualizado e giro por produto mostram o que vende e o que parou na prateleira. É essa conta que diz se vale comprar mais barato em volume ou manter o capital livre. No Simples, o imposto incide sobre a receita de cada venda, e um produto parado no estoque ocupa caixa sem gerar receita para pagar a guia do mês.

Quem compra de fora para distribuir soma a rotina de importação, em Contabilidade para importadores: Radar, tributos e Simples. E quem entrega com frota própria tem regras de transporte, explicadas em Contabilidade para transportadoras: CT-e, MDF-e, RNTRC e o ICMS do frete.

Como a WJR acompanha distribuidoras

A WJR atende desde 1995, na Mooca e online, com 5 estrelas no Google. Cada cliente tem um time especializado dentro do grupo de WhatsApp da empresa, além de e-mail e portal do cliente.

A WJR emite o DAS, transmite o PGDAS-D e a DEFIS e acompanha o RBT12 e o sublimite todo mês, dentro da mensalidade. Na distribuidora que cresce rápido, é esse acompanhamento que avisa a aproximação do sublimite.

A WJR atende todos os regimes, inclusive Lucro Presumido e Lucro Real, e acompanha todas as mensagens recebidas pela empresa, inclusive o Termo de Exclusão no DTE. Na folha, faz o eSocial com transmissão, e a simulação do custo de um funcionário é gratuita.

Nas palavras do cliente João Pedro: "Melhor empresa de contabilidade, estou com eles há 6 anos e o serviço apenas melhora!". Os outros nichos atendidos estão em Segmentos, e o primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

Distribuidora pode ser MEI?+

Não. Nenhum código da divisão 46, do comércio por atacado, é permitido ao MEI.

Qual anexo do Simples Nacional a distribuidora usa?+

Anexo I, o anexo da revenda de mercadorias.

Qual CFOP usar na venda de mercadoria com substituição tributária?+

O 5.405, quando a distribuidora vende dentro do estado mercadoria na substituição tributária na condição de substituída. Sem substituição, a revenda interna usa o 5.102.

Qual CFOP usar na revenda para outro estado?+

O 6.102, venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros para outro estado.

A distribuidora do Simples pode passar crédito de ICMS ao cliente?+

Sim, ao cliente não optante que compra para comercializar ou industrializar, com o percentual informado na nota e o limite do ICMS devido no Simples.

O ICMS de substituição tributária entra no DAS?+

Não. O ICMS de substituição tributária é recolhido fora do DAS, e a receita da mercadoria já tributada é segregada no PGDAS-D.

Contabilidade para distribuidoras: ST, CFOP e crédito de ICMS