O que é regime de caixa e regime de competência? No regime de caixa, a receita e a despesa contam quando o dinheiro entra ou sai. No regime de competência, contam quando a venda ou o gasto acontece, mesmo que o dinheiro entre ou saia em outro mês.
As definições são as do Manual do PGDAS-D da Receita Federal: competência apropria receitas e despesas ao período de sua realização, independentemente do recebimento ou pagamento; caixa as apropria no período do recebimento ou pagamento. Entender a diferença evita confundir lucro com dinheiro disponível.
O que é regime de caixa e regime de competência na prática?
Um exemplo ilustrativo, com números inventados. Uma empresa presta um serviço em outubro e emite a nota de R$ 10.000, que o cliente paga em 30 dias, em novembro. Em dezembro, ela usa o imóvel alugado e paga o aluguel de R$ 2.000 só em janeiro.
| Critério | Receita de R$ 10.000 | Aluguel de R$ 2.000 |
|---|---|---|
| Competência | outubro | dezembro |
| Caixa | novembro | janeiro |
Pela competência, outubro mostra a venda e dezembro mostra o aluguel, o que dá ao dono um retrato do desempenho de cada mês. Pelo caixa, novembro mostra o dinheiro que entrou e janeiro o que saiu, o que mostra a saúde financeira do dia a dia. Os dois retratos são úteis e respondem a perguntas diferentes.
Qual regime a contabilidade da empresa usa?
A contabilidade usa a competência. A Lei 6.404/1976, art. 177, determina que a escrituração das companhias registre as mutações patrimoniais segundo o regime de competência. Para microentidades, o CFC lembra que a NBC TG 1002 prevê que as demonstrações sejam elaboradas pelo regime de competência, exceto o fluxo de caixa.
Por isso a DRE, que mostra o resultado de um período, usa a competência, como explica O que é DRE e para que serve: como ler o resultado da empresa em 6 linhas (e, com mais detalhe, DRE: o que é a demonstração do resultado e o que cada linha diz). O controle do dinheiro é feito no fluxo de caixa, explicado em Como fazer fluxo de caixa de pequena empresa: o passo a passo com exemplo e em Fluxo de caixa: como montar, projetar as semanas e não confundir com lucro.
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O Simples Nacional permite apurar pelo regime de caixa?
Até 2026, sim. A LC 123, art. 18, §3º, diz que sobre a receita bruta auferida no mês incide a alíquota efetiva, podendo a incidência se dar, por opção do contribuinte e na forma regulamentada pelo Comitê Gestor, sobre a receita recebida no mês, opção irretratável para todo o ano-calendário.
O Manual do PGDAS-D traz três pontos práticos:
- a opção é feita todo ano, e vale para o ano-calendário inteiro;
- o regime de caixa serve só para a base de cálculo mensal, e a receita pela competência continua usada para limites, sublimites e alíquota;
- por isso quem opta pelo caixa informa a receita pelos dois critérios.
Isso significa que o caixa muda quando o imposto é pago sobre a venda, mas não muda o limite do Simples. O cálculo do RBT12 está em RBT12: o que é, como se calcula e por que ele define a sua alíquota.
O que muda no regime de caixa do Simples em 2027?
A LC 214/2025, art. 517, deu nova redação ao art. 18, §3º, da LC 123. O novo texto diz que sobre a receita bruta auferida no mês incide a alíquota efetiva, sem repetir a opção pela receita recebida. Pelo art. 544, III, esse artigo produz efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.
A Receita Federal publicou, em notícia de 11/08/2026, que a regulamentação da CGSN passa a vincular o faturamento, para fins de apuração do Simples, à emissão do documento fiscal que formaliza a operação ou a prestação de serviços.
As alterações da Resolução CGSN 190/2026 produzem efeitos, em regra, a partir de 1º de janeiro de 2027. O que isso significa para o fluxo de caixa de uma empresa que vende a prazo deve ser conferido com o contador antes do fim do ano. O funcionamento do PGDAS-D está em PGDAS-D: o que é e como declarar o Simples todo mês.
Como a WJR ajuda a escolher e acompanhar o regime
O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas. O time especializado olha o seu regime e a sua forma de vender. O serviço mais próximo é o de Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo. Mais respostas curtas estão em Perguntas.
Perguntas frequentes
Qual regime é melhor para a empresa?+
Não há um "melhor" em abstrato: a contabilidade usa competência e o controle diário de dinheiro usa caixa. No Simples, quem vende a prazo avalia se o caixa alivia o pagamento do imposto em 2026, e o contador compara com o limite e com o caixa.
Como optar pelo regime de caixa no Simples?+
A opção é feita no PGDAS-D, e vale para todo o ano-calendário. O mês e o caminho dependem do manual vigente, que o contador acompanha.
O regime de caixa muda o limite do Simples?+
Não. Segundo o Manual do PGDAS-D, a receita pelo regime de competência continua sendo aplicada aos limites, sublimites e à alíquota. O caixa serve só para a base do mês.
O MEI usa regime de caixa ou de competência?+
O MEI paga um valor fixo mensal no DAS, sem apuração sobre a receita do mês. A declaração anual informa o faturamento, e o controle do dinheiro da operação é o fluxo de caixa.
Regime de caixa e fluxo de caixa são a mesma coisa?+
Não. Regime de caixa é um critério de reconhecimento de receita e despesa. Fluxo de caixa é o controle do dinheiro que entra e sai, que existe em qualquer regime. Para entender qual critério vale na sua empresa em 2027, conheça o serviço de Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.
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Fontes: Receita Federal, Manual do PGDAS-D e Defis (versão de 17/06/2025), definições e item 5.1 https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/arquivos/manual/manual_pgdas-d_2018_v4.pdf, Planalto, LC 123/2006, art. 18, §3º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Planalto, LC 214/2025, arts. 517 e 544, III https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp214.htm, Planalto, Lei 6.404/1976, art. 177 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6404consol.htm, CFC, normas para micro e pequenas empresas (NBC TG 1002) https://cfc.org.br/noticias/contador-conheca-as-normas-de-contabilidade-voltadas-para-as-micro-e-pequenas-empresas/, Receita Federal, CGSN atualiza regras do Simples (11/08/2026) https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/noticias/2026/agosto/cgsn-atualiza-regras-do-simples-nacional-para-adequacao-a-reforma-tributaria-do-consumo
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