Fluxo de caixa: como montar o da sua empresa

O fluxo de caixa é a lista, por data, de todo o dinheiro que entra e sai da empresa, com o saldo que sobra ao fim de cada dia ou semana. Para montar, bastam quatro colunas (data, entrada, saída e saldo), preenchidas com o que já aconteceu e com o que está previsto para as próximas semanas.

Ele serve ao dono que olha o saldo do banco e não sabe se o dinheiro vai dar até a folha. O fluxo responde a essa pergunta com antecedência e ajuda a decidir quando comprar, quando cobrar e quando segurar uma despesa.

Como montar o fluxo de caixa em cinco passos

Escolha o período. Por dia, para quem tem muito movimento; por semana, para a maioria das pequenas empresas.
Comece pelo saldo real de hoje, somando todas as contas bancárias da empresa e o dinheiro em espécie.
Lance as entradas previstas: vendas a prazo pela data de vencimento, parcelas de cartão pela data em que caem na conta, outros recebimentos.
Lance as saídas previstas: fornecedores, folha, aluguel, impostos, parcelas de empréstimo e retirada dos sócios.
Calcule o saldo de cada período: saldo anterior, mais entradas, menos saídas.

Cada lançamento ganha também uma categoria, como venda, fornecedor, folha ou imposto. É ela que, no fim do mês, mostra para onde o dinheiro foi. As colunas e o jeito de preencher uma planilha estão em Planilha de fluxo de caixa: as colunas certas e como preencher sem erro.

Previsto e realizado: como projetar as próximas semanas

O fluxo tem duas metades. O realizado registra o que de fato entrou e saiu. O previsto projeta o que vai acontecer, e é ele que avisa o problema antes de o problema chegar.

Um método comum é projetar os próximos 90 dias, semana a semana, e revisar a projeção toda semana. Nenhuma regra fixa esse prazo: é escolha de método, e quem tem ciclo de venda mais longo pode olhar mais adiante.

Um exemplo hipotético, com saldo inicial de R$ 25.000:

|---|---|---|---|

| 1 | R$ 18.000 | R$ 12.000 | R$ 31.000 |

| 2 | R$ 15.000 | R$ 22.000 | R$ 24.000 |

| 3 | R$ 9.000 | R$ 38.000 | R$ 5.000 negativos |

| 4 | R$ 20.000 | R$ 8.000 | R$ 7.000 |

A semana 3 fica negativa porque concentra impostos, aluguel e um fornecedor grande. Vista com três semanas de antecedência, dá para agir: antecipar a cobrança de um cliente, pedir ao fornecedor que troque o vencimento ou adiar uma compra. Vista no dia, sobra o cheque especial. Organizar os vencimentos das duas pontas é assunto de Contas a pagar e a receber: como organizar a rotina da pequena empresa.

Toda semana, compare o previsto com o realizado. Diferença grande e repetida mostra que alguma premissa está errada, como cliente que sempre atrasa ou despesa que sempre esquece de entrar.

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O erro de misturar fluxo de caixa com lucro

Caixa e lucro medem coisas diferentes. O fluxo de caixa olha o dinheiro na data em que ele se move. A contabilidade apura o resultado pelo regime de competência: pela Lei 6.404, art. 187, §1º, as receitas entram quando são ganhas, "independentemente da sua realização em moeda", junto com os custos e despesas que correspondem a elas. O art. 177 manda a escrituração seguir a mesma regra.

Na prática, a venda de março parcelada em três vezes no cartão entra inteira no resultado de março e vai entrando no caixa aos poucos. Uma compra grande de estoque esvazia o caixa hoje e só vira custo quando a mercadoria é vendida. Por isso a empresa pode ter lucro e faltar dinheiro, ou ter dinheiro e estar no prejuízo. A demonstração do resultado está em DRE: o que é a demonstração do resultado e o que cada linha diz.

O fluxo de caixa do dia a dia também não é a DFC, a demonstração contábil anual do caixa, feita pelo contador a partir da escrituração. Essa está em DFC: o que é a demonstração do fluxo de caixa e quem precisa fazer.

Regime de caixa no Simples Nacional: vale só até 31/12/2026

Hoje, a empresa do Simples pode escolher calcular o imposto sobre a receita recebida no mês, e não sobre a receita faturada. É o regime de caixa, previsto na LC 123, art. 18, §3º, e na Res. CGSN 140, art. 16. A opção é irretratável para todo o ano e serve só para a base de cálculo mensal: limites, sublimites e alíquota seguem a competência (Res. CGSN 140, art. 18, parágrafo único).

Essa opção acaba em 01/01/2027. A LC 214, art. 517, reescreveu o §3º do art. 18 da LC 123 para falar apenas em "receita bruta auferida", com efeitos a partir de 01/01/2027 (art. 544, III). A Res. CGSN 190/2026 deu nova redação ao art. 16 da Res. 140 ("receita bruta total mensal auferida") e revogou o §1º desse artigo e os arts. 19, 20, 77 e 78, também com efeitos em 01/01/2027 (art. 9º). A compilação da LC 123 no site do Planalto ainda mostra a redação antiga; valem a LC 214 e a Res. 190.

Para o fluxo de caixa, o efeito é direto: quem vende a prazo e hoje recolhe o imposto só quando recebe passa a recolher sobre a venda do mês, mesmo que o cliente pague depois. Vale refazer a projeção de 2027 com essa saída antecipada.

Como a WJR ajuda com o fluxo de caixa da empresa

A WJR atende todos os regimes tributários e, no Simples, emite o DAS e transmite o PGDAS-D. É aí que a mudança de 2027 aparece na conta de quem hoje usa o regime de caixa. Montar e acompanhar o fluxo de caixa da empresa é outra rotina: se a WJR assume essa parte no seu caso, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. O diagnóstico é gratuito, sem compromisso, presencial ou online.

Mais guias sobre a rotina financeira estão em Bpo e processos.

Perguntas frequentes

Fluxo de caixa é obrigatório por lei?+

Não. É ferramenta de gestão, sem formato definido em norma. O que a lei exige é a escrituração da empresa; no Simples, quem não tem contabilidade completa precisa do livro Caixa (Res. CGSN 140, art. 63).

Fluxo de caixa e DFC são a mesma coisa?+

Não. O fluxo de caixa é gerencial e olha para a frente. A DFC é uma demonstração contábil anual, que olha para trás.

Lucro no mês significa dinheiro sobrando?+

Não. O lucro é apurado por competência (Lei 6.404, art. 187, §1º), e venda a prazo, estoque e parcelas de empréstimo afastam o lucro do saldo do banco.

Ainda dá para optar pelo regime de caixa do Simples em 2027?+

Não. A LC 214, art. 517, e a Res. CGSN 190/2026 tiram a opção a partir de 01/01/2027. Até 31/12/2026 ela existe e é irretratável no ano.

De quanto em quanto tempo atualizar o fluxo de caixa?+

Nenhuma norma fixa. Atualizar o realizado toda semana e revisar a projeção no mesmo dia é um ritmo comum em pequenas empresas, e cada uma ajusta ao próprio volume. Para conversar sobre a rotina financeira da sua empresa, veja a consultoria de processos internos da WJR em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Fluxo de caixa: como montar, projetar as semanas e não confundir com lucro