O que é nota fiscal de entrada: dois sentidos

O que é nota fiscal de entrada? A expressão tem dois sentidos: a nota de compra que o fornecedor emite e a empresa registra, e a nota que a própria empresa emite quando a mercadoria entra no estabelecimento sem nota de quem a enviou. Só a segunda é, tecnicamente, uma nota de entrada.

Saber qual é a sua situação evita duas falhas comuns: não registrar compra que tinha nota, e não emitir a nota que a lei mandava emitir. Outras respostas rápidas estão em Perguntas.

O que é nota fiscal de entrada no dia a dia?

Quando a empresa compra de um fornecedor, ele emite uma nota de saída. Do lado de quem compra, essa mesma nota é a "nota de entrada": entra na escrituração da empresa como compra.

Nesse sentido, ninguém emite nada. O trabalho é receber, conferir e guardar. A Portaria SRE 80/2025, para São Paulo, manda o destinatário de uma NF-e verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo e a concessão da autorização de uso, por consulta ao portal da SEFAZ (art. 13). E manda emitente e destinatário conservarem a NF-e em arquivo digital pelo prazo do art. 202 do RICMS (art. 14).

O arquivo que se guarda é o XML, explicado em O que é XML da nota fiscal: o arquivo que é a nota de verdade. Como organizar as notas recebidas para o contador está em Como organizar as notas de entrada para o contador: arquivo, conferência e envio, e a confirmação da operação pelo comprador, em O que é manifestação do destinatário: os 4 eventos da NF-e e os prazos.

Quando a empresa precisa emitir a nota de entrada?

O art. 136 do RICMS-SP manda o contribuinte, exceto o produtor, emitir nota fiscal no momento em que a mercadoria ou bem entra no estabelecimento, real ou simbolicamente, nestes casos:

remetida a qualquer título por produtor, ou por pessoa natural ou jurídica não obrigada a emitir documentos fiscais;
em retorno, quando remetida a profissional autônomo ou avulso para industrialização;
em retorno de exposição ou feira, para a qual foi enviada exclusivamente para exposição ao público;
em retorno de remessa feita para venda fora do estabelecimento;
em retorno por não ter sido entregue ao destinatário;
importada diretamente do exterior;
arrematada ou adquirida em leilão ou concorrência promovidos pelo poder público.

A nota que a empresa emite nesses casos é a nota fiscal de entrada em sentido estrito.

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Para que serve a nota de entrada que a empresa emite?

O art. 136 diz, no §1º, que o documento serve para acompanhar o trânsito da mercadoria até o estabelecimento emitente em hipóteses específicas: quando o destinatário assume o encargo de retirá-la ou transportá-la, nos retornos de profissional autônomo e de exposição, e nos casos de importação e de leilão.

O §3º exige que a nota traga, no campo de informações complementares, os dados do documento da remessa correspondente nos retornos (alíneas "b", "c" e "e"), além de dados do desembaraço na importação. E o §6º avisa que, quando o produtor remete a mercadoria, a emissão da nota de entrada não afasta a obrigação de ele emitir a nota de produtor, do caso dele (veja O que é nota fiscal de produtor: o bloco modelo 4 e a NF-e que o substituiu).

E o MEI, como fica?

O MEI aparece em todos os dois sentidos, com regras próprias de relatório e de nota que mudam a partir de 2027. O assunto tem página dona: MEI e nota de entrada: as notas das compras, o relatório mensal e o que muda em 2027.

Como a WJR trata esse tema

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O serviço mais próximo é Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro. Se a nota de entrada entra na rotina de emissão do seu caso, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz, gratuito e sem compromisso.

Perguntas frequentes

Toda compra precisa de nota fiscal de entrada?+

Não, no sentido estrito. Se o fornecedor emite a nota, a empresa só a recebe e registra. A empresa emite a nota de entrada nas hipóteses do art. 136 do RICMS-SP, como a remessa por quem não é obrigado a emitir documento fiscal.

Mercadoria vinda de pessoa física exige nota de entrada?+

A remessa por pessoa natural não obrigada a emitir documento fiscal é uma das hipóteses do art. 136, inciso I, alínea "a". O caso concreto deve passar pelo contador.

Quem emite a nota quando a mercadoria vem de produtor rural?+

O art. 136 trata da mercadoria remetida por produtor entre as hipóteses de emissão pelo comprador. O §6º ressalva que isso não afasta a nota do produtor. O produtor rural paulista emite NF-e ou NFC-e, conforme a Portaria SRE 80/2025.

A nota de entrada gera crédito de imposto?+

O crédito depende do regime da empresa e da operação. O contador confere se há direito a crédito, e o tema do ICMS está em O que é crédito de ICMS: quando a empresa pode abater o imposto das compras.

Qual a diferença entre nota de entrada e nota de devolução?+

A nota de entrada é emitida pela empresa quando a mercadoria entra no estabelecimento, nas hipóteses do art. 136. A nota de devolução tem página própria: Nota fiscal de devolução: quem emite, prazo e CFOP. Quer ter as notas de entrada em ordem? Conheça o Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro e peça o Diagnóstico WJR.

O que é nota fiscal de entrada: a nota que você recebe e a que você mesmo emite