Nota fiscal de devolução: quem emite e qual CFOP

A nota fiscal de devolução é o documento que desfaz uma venda já faturada, total ou parcialmente, repetindo os valores e o imposto da nota original. Quem emite depende de quem devolve: se o cliente é empresa contribuinte, ele emite a nota de devolução; se é consumidor final ou alguém não obrigado a emitir nota, quem emite é a sua empresa, com uma nota de entrada.

Esta página é para quem vende mercadoria e recebeu produto de volta: pedido errado, defeito, troca no balcão, entrega recusada. O que muda no seu dia a dia é simples de dizer e fácil de errar: a devolução bem documentada devolve o ICMS como crédito e limpa o estoque; a mal documentada deixa imposto pago sobre uma venda que não existiu.

Quem emite a nota fiscal de devolução

A regra de São Paulo está no RICMS, arts. 452 a 454-A, e se divide pelo tipo de cliente.

Cliente empresa, contribuinte do ICMS. Ele comprou com nota, então ele devolve com nota. Emite a nota de devolução com os mesmos valores, a mesma base de cálculo e a mesma alíquota da nota de venda, conforme a Resposta à Consulta 29.073/2023 da SEFAZ-SP, que aplica o art. 4º, IV, combinado com o art. 57 do RICMS.

Consumidor final ou quem não é obrigado a emitir documento fiscal. A pessoa física que devolve na loja não tem como emitir nota. Aqui quem documenta é a sua empresa, que recebe a mercadoria de volta, por nota fiscal de entrada (art. 452).

Mercadoria que nem chegou ao cliente. Endereço errado, destinatário ausente, recusa na porta. A carga volta, e quem a recebe de volta emite nota de entrada (art. 453).

Cliente optante do Simples Nacional. Quando a mercadoria é devolvida por empresa do Simples, a sua empresa pode se creditar do imposto debitado na venda, quando admitido (art. 454).

Há ainda um caso interno: numa operação dentro do estado, o remetente original pode optar por receber a devolução em outro estabelecimento seu em São Paulo (art. 454-A).

O prazo de 45 dias na troca

Quando a devolução é para troca, o RICMS dá 45 dias contados da data de saída da mercadoria para documentar o retorno pela regra do art. 452. Na devolução em garantia, o prazo é o do próprio documento de garantia.

Esse ponto pega o varejo e a loja virtual. A política de troca é decisão comercial, e a empresa pode aceitar troca em prazo maior se quiser. O que não muda é o prazo fiscal para usar essa forma de documentar a volta e aproveitar o crédito.

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O ICMS volta? Como fica o crédito na devolução

Volta, se a nota estiver certa. O art. 452 permite que o estabelecimento que recebe a devolução de consumidor ou não contribuinte se credite do imposto debitado na venda original. Na devolução feita por cliente contribuinte, a nota dele repete o imposto destacado na venda original, nos mesmos valores.

Por isso a nota de devolução não usa os valores do dia em que o produto voltou. Ela copia a operação original. Se a mercadoria subiu de preço, se a alíquota mudou ou se a venda foi com desconto, o que vale é o que está na nota que está sendo desfeita.

Uma rotina simples ajuda muito: guarde junto da nota de devolução a nota de venda original e o registro do motivo do retorno, para explicar a operação a qualquer momento.

Para o comércio no Simples, o crédito e o débito de ICMS seguem regras próprias, e o panorama está em Simples Nacional para comércio: como a loja paga imposto e o que fica fora do DAS.

Os CFOP da devolução

O CFOP é o código que diz o que a nota está fazendo. Os da devolução estão no Anexo V do RICMS de São Paulo. Os códigos que começam com 1 e 5 são de operação dentro do estado; os que começam com 2 e 6, de operação com outro estado.

| Quem emite | CFOP | Descrição |

|---|---|---|

| Quem vendeu e recebe de volta (entrada) | 1.201 / 2.201 | Devolução de venda de produção do estabelecimento |

| Quem vendeu e recebe de volta (entrada) | 1.202 / 2.202 | Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros |

| Quem comprou e devolve (saída) | 5.201 / 6.201 | Devolução de compra para industrialização |

| Quem comprou e devolve (saída) | 5.202 / 6.202 | Devolução de compra para comercialização |

| Mercadoria com substituição tributária | 1.411 / 5.411 | Devolução em operação com mercadoria sujeita à substituição tributária |

O jeito de lembrar: quem vendeu lança entrada, quem comprou emite saída. E, se o produto é daqueles com ICMS retido antes, a dupla é 1.411 e 5.411.

Cancelar, corrigir ou devolver?

Muita gente cancela a nota quando o certo seria devolver, ou tenta devolver quando bastava corrigir.

O cancelamento só cabe dentro de um prazo curto, que muda de modelo para modelo. Os prazos de cada modelo estão em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou. A carta de correção ajusta dado secundário de uma nota válida, sem mexer em valor, imposto, partes ou datas, como explica Carta de correção eletrônica: o que pode corrigir, o que não pode e o prazo.

A devolução é o caminho quando a mercadoria saiu, a venda aconteceu e precisa ser desfeita. Ela não apaga a nota original: registra, com um segundo documento, que o negócio voltou atrás. Devolução parcial também existe: se o cliente devolve 3 de 10 caixas, a nota de devolução traz só as 3, com os valores unitários da venda. Para entender qual modelo de nota a sua operação usa, veja Tipos de nota fiscal: qual a sua empresa emite.

Como a WJR cuida das devoluções

A WJR tem emissor de notas fiscais próprio, como mostra Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro. Em e-commerce e marketplace, a WJR cadastra as regras fiscais junto com o cliente.

Quando aparece uma nota fora do prazo de cancelamento, a regra é objetiva: se a emissão de notas está no escopo do seu contrato, a WJR resolve; se não está, orienta o caminho. Quem vende pela internet encontra o panorama em Contabilidade para e-commerce: o que a sua loja precisa acertar, e quem tem loja física, em Contabilidade para lojas: NFC-e, estoque e Simples no varejo. Os demais artigos do tema estão em Nota fiscal eletrônica: o guia da WJR para quem tem empresa.

Perguntas frequentes

Quem emite a nota de devolução quando o cliente é pessoa física?+

A sua empresa, que recebe a mercadoria de volta, por nota fiscal de entrada. O consumidor final não é obrigado a emitir documento fiscal.

Cliente empresa que devolve precisa emitir nota?+

Sim, quando é contribuinte do ICMS. Ele emite a nota de devolução com os mesmos valores, base de cálculo e alíquota da nota de venda.

Qual o prazo para documentar a devolução na troca?+

45 dias contados da saída da mercadoria, pelo RICMS de São Paulo, art. 452. Na garantia, vale o prazo do documento de garantia.

O imposto da venda devolvida pode ser recuperado?+

Sim. Na devolução de consumidor ou não contribuinte, o art. 452 permite o crédito do imposto debitado na venda, desde que a devolução seja documentada corretamente.

Qual CFOP usar ao receber de volta uma mercadoria revendida?+

1.202, na entrada, para mercadoria adquirida de terceiros. Se a operação foi com outro estado, 2.202. Se a sua empresa lida com devoluções e quer entender a rotina das notas, veja o que a WJR faz com o emissor de notas próprio em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Nota fiscal de devolução: quem emite, prazo e CFOP