O que é folha de pagamento e por que a lei exige

O que é folha de pagamento? É o registro mensal de tudo o que a empresa paga ou credita a quem trabalha para ela, com os descontos e os encargos de cada pessoa. A Lei 8.212/1991 manda a empresa preparar folha de pagamento de todos os segurados a seu serviço (art. 32, I), e a CLT manda pagar o salário contra recibo (art. 464).

O passo a passo do mês, com prazos e guias, está em Como funciona a folha de pagamento: o ciclo do mês, passo a passo. Esta página responde à pergunta de base: o que a folha é, o que tem dentro e por que ela não é um papel opcional.

O que é folha de pagamento na prática?

É um documento da empresa, mensal, que reúne pessoa por pessoa três blocos de informação:

Proventos: o que cada um recebe, como salário, horas extras, adicionais, comissões, férias e 13º quando é o caso.
Descontos: o que sai do valor bruto, como o INSS do empregado, o imposto de renda retido na fonte e os descontos que a lei admite.
Encargos: o que a empresa paga além do salário, como a contribuição previdenciária patronal e o FGTS.

Dois desses números têm base em lei que vale conhecer. A empresa recolhe 20% sobre o total das remunerações dos empregados, a título de contribuição previdenciária (Lei 8.212, art. 22, I), e deposita 8% da remuneração no FGTS de cada trabalhador (Lei 8.036, art. 15). O regime tributário da empresa muda a forma de recolher a parte patronal, e o contador confere isso. O quadro completo dos encargos está em Encargos trabalhistas sobre a folha: o que é cada um e quem paga.

Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?

Não. A folha é o conjunto: todos os trabalhadores do mês, num só relatório, que alimenta contabilidade, guias e informações ao governo. O holerite, ou contracheque, é o recibo individual de cada pessoa, com o detalhamento do que ela recebeu e do que foi descontado.

A CLT exige que o pagamento do salário seja feito contra recibo assinado pelo empregado, e dá força de recibo ao comprovante de depósito em conta bancária aberta em nome do empregado, com o consentimento dele (art. 464 e parágrafo único). O holerite é o documento que torna esse pagamento verificável, e guardá-lo ajuda a empresa a provar o que pagou.

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Por que a lei exige a folha de pagamento?

Há três motivos, todos na lei.

O primeiro é previdenciário. A empresa é obrigada a preparar a folha das remunerações pagas ou creditadas a todos os segurados a seu serviço e a lançar mensalmente, em títulos próprios da contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores das contribuições, o montante descontado, as contribuições da empresa e os totais recolhidos (Lei 8.212, art. 32, I e II).

O segundo é trabalhista. O salário tem de ser pago no prazo, que para o mensalista é o 5º dia útil do mês subsequente (CLT, art. 459, §1º), e só admite os descontos que a lei, o adiantamento ou a norma coletiva permitem (art. 462).

O terceiro é a informação ao governo: os dados da folha alimentam o eSocial, como mostra Folha mensal no eSocial: o que vai no S-1200 e o que vai no S-1210.

Quem precisa ter folha de pagamento?

Toda empresa que tem empregado ou que paga remuneração a segurado a seu serviço. Isso inclui o sócio que recebe pró-labore, que entra na folha com desconto próprio; o tratamento do sócio e do diretor está em Folha do sócio e do diretor: quem é contribuinte individual, quem é empregado e quando há FGTS.

A empresa sem empregado tem uma rotina bem menor, que o eSocial trata em eSocial sem funcionário: o que a empresa precisa enviar. Já o MEI sem funcionário não tem folha de empregados, que passa a existir quando ele contrata alguém.

O que acontece quando a folha sai errada?

O erro de folha raramente fica só na folha. Um desconto indevido pode virar passivo trabalhista, e a CLT é clara ao vedar qualquer desconto no salário, salvo adiantamentos, dispositivos de lei ou contrato coletivo (art. 462). Uma base de INSS ou de FGTS calculada para menos vira diferença cobrada depois, com as consequências dos atrasos descritas em Multa do eSocial por atraso: o que a lei cobra de verdade.

Por isso a folha pede conferência antes do fechamento: faltas, horas extras, adicionais e afastamentos mudam o líquido e o encargo.

Como a WJR entra na sua folha

A WJR tem mais de 30 anos de experiência, atendimento presencial e online, 5 estrelas no Google e um time especializado que fala com o cliente no grupo de WhatsApp da empresa. A folha é uma rotina em que o prazo e o detalhe fazem diferença todo mês.

Para entregar essa rotina a quem a faz diariamente, veja a Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente. O que ela cobre no seu caso, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz, gratuito e sem compromisso. Outras respostas rápidas estão em Perguntas.

Perguntas frequentes

Quem faz a folha de pagamento da empresa?+

A obrigação é da empresa (Lei 8.212, art. 32, I). Ela pode ser feita por um funcionário do RH, pelo contador ou por um serviço contratado, mas a responsabilidade legal continua sendo da empresa.

O que é holerite?+

É o recibo individual do pagamento do mês, com proventos e descontos de cada trabalhador. A CLT exige o pagamento do salário contra recibo (art. 464).

Qual o prazo para pagar a folha?+

Para o salário mensal, o mais tardar até o 5º dia útil do mês seguinte ao vencido (CLT, art. 459, §1º).

A empresa pode descontar qualquer valor do salário?+

Não. A CLT veda descontos, salvo os que resultam de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo (art. 462).

O pró-labore entra na folha de pagamento?+

Sim. O sócio que recebe pelo trabalho é segurado a serviço da empresa, e a empresa é obrigada a descontar a contribuição dele da remuneração e a recolhê-la (Lei 10.666/2003, art. 4º).

O que é folha de pagamento: o que ela reúne, quem a prepara e por que a lei a exige