O que é certidão negativa de débitos e para que serve

O que é certidão negativa de débitos? É o documento que comprova que a empresa, ou a pessoa, não tem pendência tributária na esfera de quem emite. A federal, emitida em conjunto pela Receita Federal e pela PGFN, é gratuita, de atendimento imediato e válida por 180 dias.

Quem vende para o governo, pede financiamento, participa de licitação ou negocia a venda da empresa costuma ter de apresentá-la. Esta página explica o que o documento é e o que cada versão significa. Onde tirar cada certidão da empresa em São Paulo está em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras, e outras respostas em Perguntas.

O que é certidão negativa de débitos, na prática?

É a prova de quitação. O Código Tributário Nacional prevê que a lei pode exigir prova de quitação de determinado tributo por certidão negativa, expedida a requerimento do interessado, com informações que identifiquem sua pessoa, domicílio fiscal e ramo de negócio ou atividade (art. 205).

Pelo gov.br, a Certidão de Regularidade Fiscal, também chamada Certidão Conjunta, informa se há ou não pendências relativas a débitos tributários federais e à Dívida Ativa da União, inclusive contribuições previdenciárias. Estadual, municipal, do FGTS e trabalhista são certidões separadas, cada uma de um órgão. Em São Paulo, a SEFAZ avisa que, a partir de 14/10/2026, a emissão estadual passa a ser pela Certidão Única de Débitos SEFAZ/PGE, no sistema SIDEB.

Quais são os três tipos de certidão?

O gov.br descreve três resultados possíveis:

Negativa: indica plena regularidade fiscal.
Positiva com efeitos de negativa: há pendências, mas com exigibilidade suspensa, como num parcelamento.
Positiva: há pendências sem suspensão da exigibilidade.

O CTN dá à positiva com efeitos de negativa os mesmos efeitos da negativa quando constam créditos não vencidos, em cobrança executiva com penhora efetivada ou com a exigibilidade suspensa (art. 206). Entre as causas de suspensão estão o parcelamento, o depósito integral e as impugnações e recursos administrativos (art. 151).

Para a empresa, a diferença é grande. A positiva com efeitos de negativa serve na maioria dos usos da negativa, enquanto a positiva sem suspensão indica dívida em aberto.

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Para que serve a certidão negativa de débitos?

Ela é pedida quando alguém precisa ter segurança de que a empresa está em dia:

em licitação e contrato com o poder público, pois o CTN determina prova de quitação dos tributos relativos à atividade para quem contrata ou concorre (art. 193), salvo se a lei autorizar de outro modo;
em pedido de crédito e financiamento, quando a instituição exige;
em venda ou entrada de sócio na empresa, como parte da análise de risco;
em recuperação judicial, que depende da prova de quitação de todos os tributos, observados os arts. 151, 205 e 206 (art. 191-A).

Quem pretende vender para o governo encontra o caminho na página Como vender para o governo sendo pequena empresa: o caminho da licitação, passo a passo.

Qual é a validade da certidão federal?

O gov.br informa que a certidão é válida por 180 dias, e que a emissão é gratuita e de atendimento imediato. Também permite a segunda via de certidões já emitidas. Passado o prazo, é preciso emitir outra, e a situação da empresa é conferida de novo.

Por que a certidão pode não sair?

Se a certidão não é emitida, há pendência que impede. O gov.br orienta consultar a situação fiscal para identificar as pendências e usar o serviço de comprovação de regularidade fiscal para liberar a emissão.

As causas possíveis incluem imposto ou contribuição em atraso, declaração não entregue e dívida inscrita. As saídas, conforme o caso, passam por pagar, parcelar ou regularizar a declaração: veja Parcelamento na Receita Federal: como parcelar impostos federais, Dívida ativa: o que é e o que fazer quando a empresa é inscrita e Empresa pode parcelar imposto atrasado? Prazo, custo e o que cancela o parcelamento.

Como a WJR trata esse tema

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Perguntas frequentes

Certidão negativa de débitos é paga?+

A federal é gratuita, segundo o gov.br. Cada órgão estadual ou municipal tem seu serviço, e o custo, quando existe, é informado no site dele.

A certidão positiva com efeitos de negativa vale como negativa?+

Pelo CTN, tem os mesmos efeitos da negativa (art. 206). Cada exigência específica, como a de um edital, deve ser conferida no documento que a pede.

Uma certidão negativa federal vale para impostos estaduais e municipais?+

Não. A federal cobre tributos federais, Dívida Ativa da União e contribuições previdenciárias. ICMS e ISS têm certidões próprias.

Quem pode tirar a certidão da minha empresa?+

Qualquer pessoa pode consultar e emitir certidões, informando o CNPJ, segundo o gov.br. A empresa costuma pedir ao contador para acompanhar.

Quanto tempo leva para emitir?+

O gov.br classifica como atendimento imediato quando a situação fiscal está regular. Havendo pendência, o prazo depende de resolvê-la. Quer saber como está sua situação fiscal antes de alguém pedir a certidão? Conheça Planejamento tributário para pagar o imposto certo e peça o Diagnóstico WJR.

O que é certidão negativa de débitos: os três tipos, para que serve e quanto tempo vale