Nota fiscal de reembolso de despesas como emitir

Para saber a nota fiscal de reembolso de despesas como emitir, a primeira pergunta é de quem é a despesa: se ela faz parte do serviço que você presta, o valor compõe o preço e entra na própria nota de serviço. Se a despesa foi feita em nome do cliente, com o comprovante no nome dele, o repasse é cobrado com um documento de cobrança e os comprovantes, sem nota fiscal de serviço.

Existe uma nota fiscal de reembolso de despesas?

Não existe um modelo de nota fiscal chamado "nota de reembolso". A nota fiscal de serviço documenta a prestação do serviço, e a pergunta é se o valor da despesa faz parte desse serviço ou não.

A LC 116/2003, art. 7º, diz que a base de cálculo do ISS é o preço do serviço. Quando a despesa é um custo que você assume para entregar o serviço, como deslocamento, material ou hospedagem da sua equipe, ela tende a integrar o preço, mesmo que apareça destacada na conta para o cliente, e o município pode ter regra própria.

Nota fiscal de reembolso de despesas como emitir quando a despesa é do serviço

É o caso mais comum. Um consultor viaja para atender o cliente, compra a passagem no próprio CNPJ e cobra o valor junto com os honorários. Um técnico compra uma peça pequena para concluir o atendimento. Nesses casos:

Some o valor das despesas ao valor do serviço.
Emita a nota de serviço pelo valor total.
Na descrição, detalhe o serviço e informe a parcela de despesas, se o cliente pedir.
Guarde os comprovantes das despesas na contabilidade da sua empresa.

Em regra o ISS incide sobre o total, porque é o preço do serviço. Os passos de emissão no município estão em Como emitir nota fiscal de serviço em São Paulo: do CCM à primeira NFS-e e no padrão nacional em NFS-e nacional: o que é o padrão nacional da nota de serviço.

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E no Simples Nacional, o reembolso vira receita?

A LC 123/2006, art. 3º, § 1º, define receita bruta como o produto da venda de bens e serviços nas operações de conta própria, o preço dos serviços prestados e o resultado nas operações em conta alheia. O Decreto-Lei 1.598/1977, art. 12, usa a mesma lógica para o imposto de renda: preço da prestação de serviços em geral e resultado das operações de conta alheia.

Na prática, a despesa que integra o preço do serviço entra na receita bruta e no DAS. Já o valor que você só adianta em nome do cliente, como mandatário, não é preço do seu serviço. O conceito de receita bruta no Simples está em Receita bruta no Simples Nacional: o que entra na conta e o que fica de fora.

Despesa em nome do cliente: cobre com comprovante

Às vezes você paga algo que é do cliente: uma taxa em órgão público no CNPJ dele, uma guia no nome dele, uma compra com nota emitida para ele. Aí o valor não é seu serviço.

Garanta que o documento da despesa esteja em nome do cliente.
Cobre o valor com um documento de cobrança, como nota de débito ou recibo de reembolso, com os comprovantes anexos.
Registre na contabilidade como valor a receber do cliente, não como receita.
Emita a nota de serviço só pelos honorários.

A nota de débito é um documento comercial de cobrança, não um documento fiscal, e não substitui a nota de serviço. Se o comprovante sair no nome da sua empresa, o caminho volta a ser o do item anterior.

Erros comuns

Cobrar despesa da própria operação por nota de débito, para pagar menos ISS e DAS.
Emitir nota de serviço pelo valor total quando a despesa estava no nome do cliente.
Não guardar os comprovantes, o que impede provar a natureza do valor.
Misturar reembolso de despesa do sócio com reembolso de cliente.

Para organizar as despesas a reembolsar, uma planilha simples ajuda: veja Planilha de reembolso: o modelo que a sua empresa precisa ter. A nota de serviço em geral está em Nota fiscal para prestador de serviço: o que a sua NFS-e precisa ter, e a emissão no dia a dia em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Antes de fechar o contrato

Defina no contrato quais despesas são do prestador e entram no preço, e quais são do cliente e serão reembolsadas com comprovante. Essa cláusula decide a nota e o imposto, e o enquadramento de casos de fronteira é conferido no fechamento do mês, com os documentos em mãos.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Receita bruta no Simples Nacional: o que entra na conta e o que fica de fora.

Perguntas frequentes

Posso emitir uma nota só com o valor do reembolso?+

Se a despesa faz parte do seu serviço, o valor entra na nota de serviço, sozinho ou junto com os honorários. Se a despesa é do cliente, a cobrança é feita com documento de cobrança e comprovantes, sem nota de serviço.

Reembolso de passagem para atender o cliente paga ISS?+

Quando a passagem é comprada no seu CNPJ para você prestar o serviço, ela tende a integrar o preço, e a base do ISS é o preço do serviço, pela LC 116/2003, art. 7º.

Nota de débito substitui a nota fiscal?+

Não. A nota de débito é documento comercial de cobrança. Ela serve para repassar despesa feita em nome do cliente, nunca para cobrar serviço.

O reembolso entra no faturamento do Simples?+

A despesa que integra o preço do serviço entra na receita bruta, pelo art. 3º, § 1º, da LC 123/2006. O valor adiantado em nome do cliente, com documento no nome dele, não é preço do seu serviço.

Preciso guardar os comprovantes das despesas reembolsadas?+

Sim. Os comprovantes provam a natureza do valor e sustentam a escolha entre colocar na nota ou cobrar com documento de cobrança.

Nota fiscal de reembolso de despesas como emitir: o que entra na nota e o que se cobra à parte