Nota fiscal para prestador de serviço: o que a sua NFS-e precisa ter

A nota fiscal para prestador de serviço é a NFS-e, um documento de competência municipal em que duas escolhas decidem quase tudo: o que você escreve na descrição e qual código de serviço você usa. Essas duas linhas definem o ISS que sai da sua conta e o que o seu cliente consegue justificar na contabilidade dele.

Este texto é para quem vende hora, atendimento ou projeto: consultor, agência, clínica, escritório, profissional autônomo com CNPJ. O que muda para você é parar de emitir no automático e passar a emitir de um jeito que aguenta fiscalização e aguenta a auditoria do seu cliente.

O que a nota fiscal do prestador de serviço precisa descrever

"Serviços prestados conforme contrato" é a descrição mais comum do Brasil e é também a mais frágil. Ela não diz o que foi feito, não amarra a nota ao contrato e é a primeira coisa que trava um pagamento no financeiro do cliente.

Uma boa descrição responde três perguntas em poucas linhas: o que foi entregue, referente a que período ou a que etapa, e com base em qual contrato ou ordem de compra. Não precisa de romance, precisa de precisão.

Evite também o extremo oposto. Descrição que detalha método interno, nome de pessoa e valor por hora expõe informação que não precisa estar num documento público e cria discussão que não interessa a ninguém.

Código de serviço: a linha que define o seu imposto

O código de serviço é a classificação da sua atividade dentro da lista do município. É ele que determina a alíquota de ISS aplicada à nota e é ele que o fisco olha para saber se você está tributando o que realmente vende.

Escolher código no chute é um erro caro por dois motivos. O primeiro é o óbvio: alíquota errada é imposto pago a mais ou a menos. O segundo é mais silencioso: código que não bate com a sua atividade cria divergência entre a nota, o CNAE e o contrato social, e essa divergência aparece depois, no pior momento.

Se você presta mais de um tipo de serviço, o certo é ter mais de um código configurado no emissor e escolher o correto em cada nota. Empresa que vende consultoria e treinamento não deveria emitir tudo no mesmo código só porque é mais rápido.

Onde o ISS é devido: no seu município ou no do cliente

A regra geral é que o ISS é devido no município do prestador, ou seja, onde a sua empresa está estabelecida. É por isso que a maior parte dos prestadores emite tudo pela prefeitura da própria cidade e nunca precisa pensar no assunto.

A exceção existe e não é pequena. A lei prevê uma lista de serviços em que o ISS é devido no município do tomador ou no município onde o serviço é executado, e nesses casos a nota e o recolhimento seguem a regra daquela cidade. Construção civil, limpeza, vigilância e serviços executados no estabelecimento do cliente são os exemplos que mais aparecem.

Saber em qual grupo você está depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. O que não dá é descobrir isso quando o cliente de outra cidade retém o imposto e você já recolheu na sua.

Retenção na fonte: quando o cliente segura o ISS

Retenção é o cliente pessoa jurídica recolher o ISS no lugar do prestador, descontando o valor do que ele te paga. Quando a lei do município do tomador atribui a ele essa responsabilidade, ele é obrigado a reter, e a nota precisa sair com essa informação destacada.

O ponto que mais gera prejuízo é o acerto na apuração. Se houve retenção e isso não é informado corretamente na apuração da sua empresa, você paga o ISS duas vezes: uma vez na retenção do cliente, outra vez na sua guia. É trabalho de contabilidade, não de improviso no emissor.

Guarde sempre o comprovante da retenção. Sem ele, provar que o imposto já foi recolhido pelo tomador vira uma novela.

Como fica o ISS de quem é optante do Simples Nacional

Se a sua empresa é optante do Simples Nacional, o ISS não é pago em guia municipal separada: ele vai dentro do DAS, na alíquota efetiva do anexo da sua atividade. É um recolhimento só, no mesmo documento em que entram os tributos federais.

Tem um limite para isso. Passando do sublimite de R$ 3.600.000,00 de receita, o ISS sai do DAS e passa a ser recolhido diretamente ao município, mesmo com a empresa seguindo no Simples.

No regime normal a lógica é outra em uma frase: o ISS é apurado e pago à prefeitura em guia própria, conforme a legislação do município.

Qual anexo se aplica ao seu serviço, e o papel do Fator R nessa escolha, está em Simples Nacional prestador de serviço: como funciona a sua rotina fiscal.

O que o cliente pessoa jurídica costuma exigir

Empresa não paga nota que o financeiro dela não consegue lançar. Antes de emitir para um cliente grande, confira o que ele pede:

• Descrição compatível com o contrato ou com a ordem de compra.
• Número do pedido, do contrato ou do centro de custo no corpo da nota.
• Código de serviço correto e informação de retenção quando houver.
• Dados cadastrais do tomador completos e atualizados.
• Emissão dentro da competência combinada, e não no mês seguinte.

Nada disso é frescura de cliente chato. É o que permite a ele lançar a despesa, justificar a retenção e fechar o mês sem pendência, e é o que faz o seu pagamento sair na data.

A NFS-e nacional e o seu dia a dia

Existe hoje um padrão nacional de nota de serviço disponibilizado no gov.br, e a adesão de cada município é publicada no portal nacional: o que ele é e o que muda para quem já emitia pela prefeitura está em NFS-e nacional: o que é o padrão nacional da nota de serviço.

Para emitir, além do cadastro no município, você precisa do certificado digital válido, que é o que assina os seus documentos: o detalhe de A1, A3 e validade está em Certificado digital A1: a identidade eletrônica da sua empresa.

Como a WJR organiza a sua emissão

A WJR tem mais de 30 anos, escritório presencial com pessoas reais na Mooca, em São Paulo, e atende 100% online quem é de outra cidade. A gente olha o seu contrato social, o CNAE, o código de serviço em uso e o texto das suas notas, aponta onde há divergência e orienta o ajuste, com Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

O time especializado fica dentro do grupo de WhatsApp da sua empresa, então dúvida de emissão é respondida onde você já conversa. São mais de 350 clientes ativos e 5 estrelas no Google. Como diz a Mariana, cliente da casa: "eles te inserem em todo o processo, deixando tudo muito bem explicado".

O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas. Os demais textos do tema estão em Nota fiscal eletrônica: o guia da WJR para quem tem empresa.

Perguntas frequentes

Fontes: NFS-e nacional https://www.gov.br/nfse/pt-br, Planalto, LC 123/2006 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Portal do Simples Nacional, Perguntas Frequentes https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/CanaisAtendimento/Perguntas.aspx