Nota fiscal de amostra grátis, como emitir e quando a saída é isenta de ICMS

Nota fiscal de amostra grátis, como emitir: a remessa sai com nota própria, sem cobrança, com natureza de operação de amostra grátis, e a saída pode ser isenta de ICMS quando o produto é de diminuto ou nenhum valor comercial e vai na quantidade estritamente necessária para dar a conhecer a mercadoria. É o que prevê o Convênio ICMS 29/90, desde que atendidos os requisitos do estado.

Amostra grátis não é brinde nem bonificação. A diferença está na finalidade e na quantidade, e é ela que decide se há isenção. A seguir, o passo a passo e os cuidados.

Nota fiscal de amostra grátis: como emitir, passo a passo?

1. Confira se é mesmo amostra: produto de diminuto ou nenhum valor comercial, em quantidade estritamente necessária para mostrar a natureza, a espécie e a qualidade.
2. Confira os requisitos do seu estado: o convênio autoriza a isenção, mas cada estado define as condições.
3. Emita a nota de remessa com natureza de operação de amostra grátis e o CFOP correspondente da tabela.
4. Informe o tratamento do ICMS de acordo com a isenção, se as condições forem atendidas.
5. Guarde a nota junto com o controle de estoque, para explicar a saída sem venda.

O que é o CFOP e como escolher está em CFOP: o que é, o que cada dígito diz e como escolher o código certo.

Quando a amostra grátis é isenta de ICMS?

A cláusula primeira do Convênio ICMS 29/90 isenta do ICMS a saída, a título de distribuição gratuita, de amostra de produto:

• de diminuto ou nenhum valor comercial;
• em quantidade estritamente necessária para dar a conhecer a sua natureza, espécie e qualidade;
• atendidos os requisitos estabelecidos pelo estado e pelo Distrito Federal.

Se uma dessas condições falhar, a saída deixa de ser amostra para fins de isenção e pode ser tratada como remessa tributada, como brinde ou bonificação.

E para medicamentos?

O parágrafo único da cláusula primeira traz regras específicas para medicamentos. Para ser considerada amostra gratuita, a embalagem deve conter, entre outros pontos:

• quantidade suficiente para o tratamento de um paciente, no caso de antibióticos;
• 100% da quantidade da apresentação registrada na Anvisa, no caso de anticoncepcionais;
• no mínimo 50% da quantidade da apresentação registrada, nos demais casos;
• as expressões "AMOSTRA GRÁTIS" e "VENDA PROIBIDA" na embalagem, de forma clara e não removível;
• o número de registro de treze dígitos da embalagem original da qual se fez a amostra.

Amostra, brinde ou bonificação?

As três saídas não têm cobrança, mas não são iguais:

1. Amostra grátis: pouca quantidade, para mostrar o produto.
2. Brinde: item distribuído para divulgação, sem ligação com uma compra.
3. Bonificação: quantidade a mais entregue junto com uma venda.

Em São Paulo, a SEFAZ entende que a bonificação é operação tributada, como explicado em O que é nota fiscal de bonificação e quando a empresa precisa emitir. O guia de brinde e bonificação está em Nota fiscal de brinde e bonificação: quando emitir, CFOP e ICMS.

Amostra para cliente testar e devolver

Se o produto vai para o cliente testar e voltar, não é amostra grátis: é remessa para demonstração, com nota própria e retorno. O tema está em Nota fiscal de demonstração: como emitir, o prazo de 60 dias e a volta da mercadoria. Outras remessas sem venda estão em Nota fiscal de remessa: conserto, demonstração, consignação e industrialização.

Como controlar as amostras no estoque

Amostra que sai sem controle vira diferença de estoque no fim do ano. O ideal é registrar cada remessa com a nota, o destinatário e a quantidade, e conferir esse total no inventário.

Para quem distribui amostras com frequência, como indústria de cosméticos, alimentos ou medicamentos, vale ter uma política interna que defina quem autoriza a saída, para quem vai e em que quantidade. Isso facilita mostrar ao fisco que a saída foi de fato amostra.

Erros comuns com amostra grátis

• Enviar quantidade grande e chamar de amostra.
• Distribuir sem nota, deixando o estoque sem explicação.
• Aplicar a isenção sem conferir os requisitos do estado.
• Tratar brinde ou bonificação como amostra para fugir do imposto.

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Perguntas frequentes

Fontes: CONFAZ, Convênio ICMS 29/90 https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/convenios/1990/CV029_90