Como organizar as finanças da empresa? Comece por separar o dinheiro do CNPJ do dinheiro do sócio e depois crie uma rotina curta e fixa: registrar o que entra e sai por data, olhar o caixa das próximas semanas e fechar o mês com o contador. A lei dá o motivo, porque a empresa não se confunde com os sócios (Código Civil, art. 49-A) e precisa manter escrituração (art. 1.179).
Você não precisa de um sistema sofisticado para começar. Precisa de ordem, de uma regra por escrito e de um dia da semana reservado para olhar o dinheiro. Os sete passos abaixo seguem a ordem em que o hábito costuma se firmar, e cada um tem uma página com mais detalhe para quando você quiser se aprofundar.
Como organizar as finanças da empresa pelos dois primeiros passos?
Passo 1: uma conta só para a empresa. Toda venda entra e toda despesa sai pela conta do CNPJ. A conta pessoal fica fora. O passo a passo da separação está em Como separar a conta pessoal da conta da empresa em 6 passos práticos.
Passo 2: uma regra de retirada. O sócio recebe por pró-labore em dia fixo e, quando houver lucro apurado, por distribuição de lucros. Retirada solta, de acordo com a necessidade da semana, é o que mais desorganiza o caixa.
Como registrar o que entra e o que sai?
Passo 3: um registro único. Todo dinheiro que se move precisa deixar rastro. Pode ser planilha ou sistema, desde que cada lançamento tenha data, valor, cliente ou fornecedor e o comprovante. O formato importa menos que a constância.
A ME e a EPP do Simples que não têm contabilidade completa precisam, por lei, manter o livro-caixa com a movimentação financeira e bancária (LC 123, art. 26, § 2º). Quem organiza o registro desde o início tem esse livro quase pronto.
Passo 4: agenda de pagar e receber. Liste cada conta com vencimento e cada cobrança com a data prevista. Atrasar o que se paga custa multa; atrasar a cobrança custa caixa. A rotina completa está em Contas a pagar e a receber: como organizar a rotina da pequena empresa.
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Como saber se o dinheiro vai faltar?
Passo 5: caixa projetado por semana. Parta do saldo das contas, some o que deve entrar e subtraia o que deve sair em cada semana dos próximos dois meses. Quando uma semana fica negativa, você descobre com antecedência, e não no dia do vencimento. O método com exemplo está em Como fazer fluxo de caixa de pequena empresa: o passo a passo com exemplo.
Reserve também, na conta, o valor dos tributos do mês. O imposto não é dinheiro livre só porque já entrou: ele sai pouco depois, e gastar a reserva do imposto é uma das origens de parcelamento.
O que olhar todo mês para saber se a empresa vai bem?
Passo 6: poucos números, sempre os mesmos. Margem, ponto de equilíbrio, inadimplência e caixa mínimo já dizem muito. Eles estão explicados em Indicadores financeiros para pequena empresa: os 7 números que o dono deve olhar todo mês. Compare cada um com o próprio histórico, e não com um valor ideal: nenhuma norma fixa quanto a sua empresa deve ter.
Passo 7: fechamento mensal com o contador. É o momento de conferir o registro com o extrato bancário e as notas, e de descobrir despesa sem documento enquanto o fornecedor ainda lembra do que foi. O que enviar e até quando está em O que o contador precisa de mim todo mês? A lista curta e o porquê de cada item.
Como transformar isso em rotina?
Uma agenda simples sustenta os sete passos:
- diariamente, 10 minutos para lançar o que aconteceu e guardar o comprovante;
- toda semana, um horário fixo para pagar, cobrar e atualizar o caixa projetado;
- todo mês, o fechamento com o contador e a leitura dos números.
Quando o dono não consegue manter isso, a saída é dividir a tarefa: alguém da casa lança, outra pessoa confere, e o contador fecha. A organização dos processos da empresa é tema da BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa; se ela pode ser feita com a WJR no seu caso, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz.
Outras respostas rápidas estão em Perguntas.
Perguntas frequentes
Planilha basta para organizar as finanças da empresa?+
Basta para começar, desde que seja atualizada na rotina e tenha comprovante de cada lançamento. Quando o volume cresce, um sistema evita retrabalho.
O que é mais urgente: lucro ou caixa?+
Os dois importam, mas é o caixa que paga as contas do mês. Um fluxo de caixa semanal avisa antes que o dinheiro acabe, mesmo que a empresa tenha lucro no papel.
MEI também precisa organizar as finanças?+
Precisa. O MEI faz o registro de vendas na forma estabelecida pelo CGSN (LC 123, art. 26, § 1º), e separar a conta ajuda a controlar o faturamento do ano.
Com que frequência devo olhar o financeiro?+
Lançamento e conferência rápida em dias curtos, caixa projetado toda semana e fechamento todo mês.
Quem deve cuidar das finanças: o dono ou o contador?+
O dono decide e acompanha; o contador escritura e fecha. O registro do dia a dia pode ser feito por alguém da equipe ou terceirizado.
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Fontes: Planalto, Código Civil arts. 49-A e 1.179 (Lei 10.406/2002) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm, Planalto, LC 123/2006 art. 26 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm
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