Contas a pagar e a receber: a rotina da semana

Contas a pagar e a receber são as duas listas que dizem o que a empresa deve e o que tem para receber, cada item com valor, vencimento e responsável. Organizar as duas é manter essas listas atualizadas, pagar em dias fixos com a aprovação do dono e acompanhar de perto quem deve à empresa.

A rotina parece burocracia, mas é ela que evita boleto pago duas vezes, multa por esquecimento e cliente que ficou meses sem cobrança. Para a pequena empresa, um horário fixo na semana com as duas listas em dia costuma resolver mais do que qualquer sistema caro.

Contas a pagar e a receber: o que registrar em cada título

Cada compromisso vira uma linha, seja uma conta a pagar, seja um valor a receber. Os campos que fazem diferença:

quem: fornecedor ou cliente, com CNPJ ou CPF;
documento: nota fiscal, boleto, contrato ou pedido que dá origem ao valor;
valor e vencimento, e o número da parcela quando houver;
categoria: aluguel, mercadoria, folha, imposto, venda de produto, venda de serviço;
forma de pagamento ou recebimento: boleto, Pix, cartão, transferência;
situação: em aberto, pago ou recebido, em atraso.

Com esses campos, as mesmas listas respondem perguntas diferentes: quanto vence na semana que vem, qual cliente está atrasado, quanto se gasta com cada categoria. E alimentam o Fluxo de caixa: como montar, projetar as semanas e não confundir com lucro, que junta as duas pontas numa projeção de saldo.

A rotina da semana, em dias fixos

O segredo é tirar o pagamento do improviso. Um exemplo de semana, que cada empresa ajusta ao próprio ritmo:

Segunda: todo boleto, nota e pedido da semana anterior entra na lista, pelo mesmo canal.
Terça: a lista do que vence nos próximos dias vai ao dono, com o saldo previsto ao lado.
Quarta: os pagamentos aprovados são feitos de uma vez, e o comprovante fica anexado ao título.
Sexta: os recebimentos da semana recebem baixa, e quem venceu sem pagar entra na fila de cobrança.

Duas regras simples evitam boa parte dos problemas. Não pagar nada sem documento que justifique o valor. E, diante de boleto que chegou por um canal diferente do habitual ou com dados bancários novos, confirmar com o fornecedor pelo contato que você já tinha antes de pagar.

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Prazos médios: quanto tempo o dinheiro fica fora

O prazo médio de recebimento diz quantos dias, em média, a empresa espera para receber o que vendeu. O prazo médio de pagamento diz quantos dias ela tem para pagar o que comprou. A conta é uma média ponderada pelo valor.

Um exemplo hipotético. No mês, a empresa vendeu R$ 20.000 para receber em 30 dias, R$ 10.000 em 60 dias e R$ 10.000 à vista. O prazo médio de recebimento é de 30 dias: (20.000 × 30 + 10.000 × 60 + 10.000 × 0) ÷ 40.000. Nas compras, pagou R$ 12.000 em 30 dias e R$ 12.000 em 10 dias, um prazo médio de pagamento de 20 dias.

A diferença de 10 dias é o tempo em que a empresa paga o fornecedor antes de receber do cliente, e esse intervalo precisa ser coberto com dinheiro próprio ou emprestado. Esse é o raciocínio do Capital de giro: o que é, como calcular e por que falta dinheiro mesmo vendendo bem. Não há prazo certo para todo mundo: compare com o próprio histórico e com empresas do setor.

Como negociar vencimentos com fornecedores e clientes

Os prazos médios mostram onde negociar. Algumas conversas que costumam render:

pedir ao fornecedor que o vencimento caia depois da data em que as vendas no cartão entram na conta;
concentrar vencimentos em poucos dias do mês, para facilitar a rotina de pagamento;
oferecer desconto para pagamento à vista só depois de calcular quanto ele custa na margem;
combinar por escrito, com o cliente que compra a prazo, prazo, forma de pagamento e o que acontece no atraso.

Qualquer mudança de prazo precisa entrar na lista no mesmo dia. Prazo negociado e não registrado vira boleto pago com multa.

O que a lei diz sobre atraso e documento de cobrança

Quando a obrigação tem data de vencimento, o atraso já coloca o devedor em mora, sem necessidade de aviso: "o inadimplemento da obrigação, positiva e líquida, no seu termo, constitui de pleno direito em mora o devedor" (Código Civil, art. 397). Sem data combinada, a mora depende de interpelação judicial ou extrajudicial (parágrafo único). Por isso vale colocar vencimento em todo contrato, pedido e boleto.

Na cobrança ao consumidor, todo documento precisa trazer o nome, o endereço e o CPF ou CNPJ do fornecedor (CDC, art. 42-A). As demais regras de cobrança, cadastro de inadimplentes e protesto estão em Inadimplência: como reduzir, cobrar e o que a lei permite fazer com o cliente que não paga.

O que o contador precisa dessa rotina

As notas, os boletos pagos com comprovante e os extratos são o material que a contabilidade usa para escriturar e apurar impostos. A lista completa do que mandar, e quando, está em Documentos para o contador: o que mandar todo mês e até quando.

Como a WJR trabalha com a rotina financeira do cliente

Na WJR, os documentos do mês chegam pelo portal do cliente, por e-mail ou pelo grupo de WhatsApp da empresa com o time especializado, e a WJR atende todos os regimes tributários, do Simples ao Lucro Real. Executar as contas a pagar e a receber é outra frente: se isso cabe no seu caso, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. O diagnóstico é gratuito e sem compromisso.

Mais conteúdos sobre rotina financeira estão em Bpo e processos.

Perguntas frequentes

O cliente com boleto vencido já está em mora sem eu avisar?+

Sim. Quando há data de vencimento, o atraso constitui o devedor em mora de pleno direito (Código Civil, art. 397).

E quando não há data de vencimento combinada?+

A mora depende de interpelação judicial ou extrajudicial, como uma notificação (Código Civil, art. 397, parágrafo único).

O que precisa constar na cobrança enviada ao consumidor?+

Nome, endereço e CPF ou CNPJ do fornecedor, em todos os documentos de cobrança (CDC, art. 42-A).

Preciso de um sistema para controlar contas a pagar e a receber?+

Não. Uma planilha bem mantida resolve no começo. O sistema passa a fazer sentido quando o volume cresce, e o que olhar na escolha está em ERP para pequena empresa: o que um sistema de gestão resolve e como escolher o seu.

Com que frequência conferir as contas com o banco?+

Nenhuma norma fixa. Conferir toda semana, no mesmo dia da baixa dos recebimentos, pega os erros enquanto ainda são fáceis de corrigir. A consultoria de processos internos da WJR é o serviço ligado à rotina financeira: conheça em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Contas a pagar e a receber: como organizar a rotina da pequena empresa