Indicadores financeiros para pequena empresa: os 7 números que o dono deve olhar todo mês

Os indicadores financeiros que a pequena empresa precisa acompanhar todo mês são sete: margem de contribuição, ponto de equilíbrio, ticket médio, custo de aquisição de cliente, inadimplência, prazo médio de recebimento e caixa mínimo. Todos saem de números que o dono já tem, como vendas, custos, contas a receber e extrato, e nenhum depende de balanço fechado.

Isto é para quem toca a empresa olhando o saldo do banco e quer trocar a sensação por conta. Com os sete números na mesma folha, dá para responder perguntas práticas: quanto preciso vender para não ter prejuízo, quanto custa trazer um cliente novo e quanto dinheiro está parado na mão de quem ainda não pagou.

Por que olhar indicadores, e não só o saldo do banco

O saldo do banco mostra o dinheiro de hoje. Ele não diz se o mês deu lucro, se o imposto da semana que vem já está ali dentro, nem se as vendas a prazo vão entrar. Empresa com saldo bom pode estar perdendo margem, e empresa com saldo apertado pode estar crescendo bem.

Os indicadores separam essas coisas. Cada um responde a uma pergunta, e juntos mostram onde apertar. Os índices tirados do balanço e da demonstração do resultado, como liquidez e endividamento, são outro grupo, explicado em Indicadores financeiros: como calcular pelas demonstrações contábeis e o que cada um diz.

Os 7 indicadores financeiros da pequena empresa, com fórmula

As fórmulas abaixo são conceitos de gestão, não regras de lei. O que importa é calcular sempre do mesmo jeito para poder comparar.

| Indicador | Fórmula | Pergunta que responde |

|---|---|---|

| Margem de contribuição | (vendas menos custos variáveis) ÷ vendas | quanto sobra de cada venda para pagar a estrutura? |

| Ponto de equilíbrio | custos fixos ÷ margem de contribuição em % | quanto preciso vender para empatar? |

| Ticket médio | faturamento ÷ número de vendas | quanto cada cliente gasta por compra? |

| CAC | gasto com marketing e vendas ÷ clientes novos | quanto custa conquistar um cliente? |

| Inadimplência | valor vencido e não pago ÷ valor que venceu no período | quanto do que vendi a prazo não voltou? |

| Prazo médio de recebimento | contas a receber ÷ vendas a prazo × dias do período | quantos dias o cliente leva para pagar? |

| Caixa mínimo | saídas fixas por dia × dias que a empresa quer cobrir | quanto deixar na conta para não travar? |

Custos variáveis são os que sobem e descem com a venda: mercadoria, imposto sobre a venda, taxa da maquininha, comissão. Custos fixos são os que chegam mesmo num mês sem venda: aluguel, salários, sistema, contador. A separação está em Custo fixo e variável: a diferença, o ponto de equilíbrio e o que muda no preço e no regime.

Um mês de exemplo, com os números na mão

Uma loja hipotética fechou o mês com R$ 80.000 de vendas em 400 compras. Os custos variáveis somaram R$ 48.000 e os fixos, R$ 24.000. Gastou R$ 3.000 com anúncios e trouxe 60 clientes novos. Dos R$ 30.000 em vendas a prazo que venceram no mês, R$ 1.500 não foram pagos.

• Margem de contribuição: R$ 80.000 menos R$ 48.000 dá R$ 32.000, ou 40% das vendas.
• Ponto de equilíbrio: R$ 24.000 ÷ 40% = R$ 60.000. Abaixo disso, o mês fecha no vermelho.
• Resultado do mês: R$ 32.000 menos R$ 24.000 = R$ 8.000, ou 10% das vendas.
• Ticket médio: R$ 80.000 ÷ 400 = R$ 200 por compra.
• CAC: R$ 3.000 ÷ 60 = R$ 50 por cliente novo.
• Inadimplência: R$ 1.500 ÷ R$ 30.000 = 5% do que venceu no mês.

A leitura junta os números. Com ticket de R$ 200 e margem de 40%, cada compra deixa R$ 80 para a estrutura. Um cliente novo custa R$ 50, então ele se paga já na primeira compra. Se o CAC fosse R$ 120, só se pagaria na segunda. A formação da margem no preço está em Como precificar produto e serviço: custo, markup, margem e imposto.

Inadimplência, prazo e caixa mínimo: os três que avisam antes

Margem e ponto de equilíbrio mostram se o negócio para em pé. Os três seguintes avisam se vai faltar dinheiro, mesmo com lucro.

Inadimplência. Pelo Código Civil, art. 397, a obrigação com data certa entra em mora no próprio vencimento, sem precisar de aviso. Por isso a conta usa o que venceu no período, e não o total a receber. Subiu dois meses seguidos, é hora de rever crédito e cobrança, tema de Inadimplência: como reduzir, cobrar e o que a lei permite fazer com o cliente que não paga.

Prazo médio de recebimento. Se ele sobe, o dinheiro das vendas demora mais para voltar e o caixa sente antes do resultado. A versão anual, calculada pelo balanço, está na página de indicadores pelas demonstrações; no mês, basta usar as contas a receber e as vendas a prazo do período.

Caixa mínimo. É o valor que a empresa decide manter na conta para atravessar semanas fracas sem atrasar aluguel e salário. Não existe número certo de dias. O dono escolhe olhando o próprio prazo de recebimento, a época do ano e o tamanho do risco que aceita. A projeção das próximas semanas mora em Fluxo de caixa: como montar, projetar as semanas e não confundir com lucro.

Qual é o valor bom de cada indicador?

Nenhuma lei ou norma oficial define margem boa, inadimplência aceitável ou CAC ideal. Tabela que diz "acima de tanto está saudável" é opinião de quem escreveu. Um restaurante e uma consultoria têm margens e prazos completamente diferentes, e os dois podem estar bem.

O que funciona é comparar com o próprio histórico e com empresas do setor. Três perguntas bastam no começo:

1. O número melhorou ou piorou em relação ao mês anterior e ao mesmo mês do ano passado?
2. Ele está coerente com o que empresas parecidas, do mesmo ramo, costumam mostrar?
3. Ele bate com o que o orçamento do ano previa?

Um cuidado: o indicador gerencial mistura caixa e competência conforme a conta. Na contabilidade, a demonstração do resultado registra receitas e despesas pelo regime de competência, quando acontecem, e não quando o dinheiro entra (Lei 6.404, art. 187, §1º). Se o seu número e o do contador não baterem, a diferença costuma estar aí.

Como montar a rotina de acompanhamento

Indicador que ninguém olha não muda nada. Uma rotina simples para começar:

• escolha um dia fixo do mês, logo depois de fechar as vendas e o extrato;
• use sempre as mesmas fontes: sistema de vendas, extrato conciliado e contas a receber;
• anote os sete números numa única folha, mês ao lado de mês;
• marque o que piorou dois meses seguidos e decida uma ação para cada item;
• revise a separação entre custo fixo e variável uma vez por ano.

Quem ainda não separa as contas da empresa e do sócio vai ter números distorcidos. Esse é o primeiro passo antes de qualquer indicador.

Como a WJR ajuda com os indicadores financeiros

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, fundado em 1995, que atende todos os regimes tributários, presencial e online. A organização dos processos da empresa é tema da BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa da WJR, e o time especializado fica no grupo de WhatsApp da empresa, no e-mail e no portal do cliente.

Quem ainda não é cliente pode começar pelo Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outros guias de gestão estão em Bpo e processos.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, Código Civil https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm, Planalto, Lei 6.404/1976 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6404consol.htm