Como emitir nota fiscal eletrônica de produto

Para saber como emitir nota fiscal eletrônica de produto passo a passo, a ordem é: inscrição estadual, certificado digital com o CNPJ, credenciamento na SEFAZ e um programa emissor. Depois vêm o cadastro fiscal do produto, a transmissão da nota e a impressão do DANFE, que acompanha a mercadoria.

A NF-e é a nota de mercadoria usada entre empresas e em vendas que não são ao consumidor no balcão. O que é a NF-e e quem é obrigado a emiti-la está em NF-e: o que é a nota fiscal eletrônica e quem precisa emitir. Aqui, o foco é o caminho prático, com o exemplo de São Paulo.

Como emitir nota fiscal eletrônica de produto passo a passo: o que vem antes

1. Ter inscrição estadual

A NF-e de produto está no campo do ICMS, e o emitente precisa estar inscrito no cadastro de contribuintes do estado. Quando a inscrição é exigida está em Inscrição estadual: precisa ou não? Quem é obrigado em São Paulo.

2. Ter certificado digital ICP-Brasil

Segundo a SEFAZ-SP, a NF-e é assinada digitalmente com certificado emitido por autoridade credenciada na ICP-Brasil, contendo o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos da empresa. Não é preciso um certificado por estabelecimento. A diferença entre os tipos A1 e A3 está em Certificado A1 ou A3: a diferença, a validade e o que muda com o fim do A1, e a emissão pode ser feita pelo Certificado digital A1: a identidade eletrônica da sua empresa da WJR.

3. Estar credenciado na SEFAZ

Em São Paulo, a SEFAZ informa que os contribuintes obrigados à NF-e são credenciados automaticamente, de ofício. O credenciamento voluntário pela internet, com certificado digital, é necessário apenas para o MEI. Não há taxa nem documentos.

Depois do credenciamento, o sistema pode levar até 24 horas para reconhecer o estabelecimento. Existe também um ambiente de testes, sem validade jurídica, com credenciamento próprio.

4. Escolher o programa emissor

A SEFAZ-SP diz que o contribuinte pode usar programa desenvolvido ou adquirido por ele. Na prática, a escolha é entre sistemas de gestão com emissão integrada, emissores avulsos e emissores oferecidos por escritórios de contabilidade. A WJR tem emissor próprio, apresentado em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Como cadastrar o produto e emitir a nota

5. Cadastrar os dados fiscais do produto

Cada item precisa de descrição, unidade, NCM (a classificação fiscal da mercadoria), CFOP (o código da operação) e o código de tributação: CST, para empresas fora do Simples, ou CSOSN, para as do Simples. Esse é o passo que mais gera rejeição e erro de imposto. Veja NCM: o que é, onde consultar e como classificar o produto na nota e CST e CSOSN na nota fiscal: o que cada código diz e qual a sua empresa usa.

6. Preencher o destinatário e a operação

CNPJ ou CPF, inscrição estadual do cliente quando houver, endereço, natureza da operação, forma de pagamento e dados do transporte. Venda para outro estado tem regras próprias de ICMS.

7. Transmitir e aguardar a autorização

O emissor assina a nota com o certificado e transmite para a SEFAZ. A nota só vale depois de autorizada. Se vier rejeitada, o retorno traz o motivo, que precisa ser corrigido antes de reenviar.

8. Imprimir o DANFE e enviar o XML

O DANFE, documento auxiliar da NF-e, acompanha a mercadoria no transporte e segue o modelo do manual técnico. O arquivo XML da nota é enviado ao cliente e guardado pela empresa.

Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso

Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.

Quero meu Diagnóstico WJR

E se a nota sair errada?

Há três caminhos, conforme o erro: cancelar dentro do prazo, corrigir por carta de correção quando o erro permite ou emitir nota complementar. O prazo de cancelamento está em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou.

O MEI emite NF-e de produto?

O MEI tem regras próprias. Até 31/12/2026, pela Resolução CGSN 140/2018, art. 106, § 1º, III, o MEI fica dispensado da emissão de documento fiscal eletrônico em operação sujeita ao ICMS, exceto se o estado exigir e disponibilizar sistema gratuito de emissão.

A partir de 01/01/2027, a Resolução CGSN 190/2026 prevê que, nas operações com mercadorias, o MEI use preferencialmente a Nota Fiscal Fácil, sem custo (art. 106-B). Os detalhes estão em MEI pode emitir nota de produto? Quando é obrigatório e como emitir em São Paulo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). A gente tem emissor de notas próprio e cuida do certificado digital. O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

Preciso de certificado digital para emitir NF-e?+

Sim. A NF-e é assinada com certificado ICP-Brasil que contenha o CNPJ de qualquer estabelecimento da empresa, segundo a SEFAZ-SP. O credenciamento voluntário do MEI em São Paulo também é feito com certificado digital.

Em São Paulo preciso pedir credenciamento?+

A SEFAZ-SP credencia de ofício os contribuintes obrigados à NF-e. O credenciamento voluntário pela internet é necessário apenas para o MEI.

Quanto tempo depois do credenciamento posso emitir?+

A SEFAZ-SP informa que o sistema pode levar até 24 horas para reconhecer o estabelecimento recém-credenciado.

Posso testar antes de emitir notas de verdade?+

Sim. Existe um ambiente de testes, sem validade jurídica, que exige credenciamento próprio na SEFAZ-SP.

Empresa de serviço emite NF-e?+

Não para serviço. A nota de serviço é a NFS-e. A NF-e é para operações com mercadorias.

Como emitir nota fiscal eletrônica de produto passo a passo