Fiscalização do trabalho na pequena empresa

Fiscalização do trabalho na pequena empresa o que verificam, em resumo: primeiro se todo empregado está registrado, e depois ponto, férias, salário, FGTS e documentos de saúde e segurança. Para microempresa e empresa de pequeno porte, a lei prevê uma fiscalização prioritariamente orientadora, com dupla visita antes da multa na maioria dos casos.

Como funciona a fiscalização para ME e EPP

A Lei Complementar 123/2006, art. 55, diz que a fiscalização trabalhista das microempresas e empresas de pequeno porte deve ser prioritariamente orientadora quando a atividade ou situação comportar grau de risco compatível com esse procedimento. Na prática, o auditor tende a orientar e dar prazo antes de autuar.

O § 1º do mesmo artigo cria o critério da dupla visita: em regra, o auto de infração só é lavrado na segunda visita. Mas há exceções importantes. A dupla visita não vale quando é constatada falta de registro de empregado ou de anotação da Carteira de Trabalho, nem em caso de reincidência, fraude, resistência ou embaraço à fiscalização.

A CLT também prevê a dupla visita no art. 627, por exemplo na primeira inspeção de estabelecimentos recém-inaugurados. O ponto de atenção é o mesmo: empregado sem registro gera multa já na primeira visita.

Fiscalização do trabalho na pequena empresa o que verificam, item por item

Registro de empregados

É o primeiro item e o mais caro. A CLT, art. 41, torna obrigatório o registro dos trabalhadores em todas as atividades, em livro, ficha ou sistema eletrônico. No modelo atual, o registro é feito pelo eSocial, e o auditor compara quem está trabalhando no local com quem consta no sistema. Pessoa trabalhando "em experiência" sem registro é infração.

Controle de jornada

A CLT, art. 74, § 2º, obriga a anotação de entrada e saída nos estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, em registro manual, mecânico ou eletrônico. Abaixo disso, o ponto não é obrigatório pela CLT, mas ajuda a provar a jornada numa reclamação. O auditor confere se o ponto existe quando exigido, se bate com a folha e se as horas extras foram pagas. Mais em Jornada de trabalho e controle de ponto: quando é obrigatório e como a folha usa.

Férias

São conferidos o período de concessão, o aviso e o pagamento. A CLT exige que as férias sejam concedidas nos 12 meses seguintes ao período aquisitivo (art. 134), comunicadas por escrito com no mínimo 30 dias de antecedência (art. 135) e pagas até 2 dias antes do início (art. 145). Férias vencidas sem gozo geram pagamento em dobro, tema de Férias em dobro quando acontece e como evitar na sua empresa.

Salário e folha

O auditor olha holerites, recibos e comprovantes bancários. Ele confere se o salário respeita o piso aplicável, se adicionais foram pagos e se os descontos têm base. Os erros mais frequentes estão em Folha de pagamento erros comuns que geram multa: guia para o dono.

FGTS

O depósito mensal do FGTS é conferido nos sistemas oficiais. Atraso ou falta de recolhimento aparece sem que o auditor precise pedir papel. Mantenha as guias pagas e o espelho do FGTS Digital arquivados.

Saúde e segurança

Exames admissionais, periódicos e demissionais, programas de gerenciamento de riscos, treinamentos e entrega de equipamentos de proteção são verificados. Esses dados também vão ao eSocial, como explicado em SST no eSocial: o que são o S-2220 e o S-2240 e quem precisa enviar. Os treinamentos estão em Treinamentos obrigatórios de segurança do trabalho para pequenas empresas: o que vale.

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Como a fiscalização começa

Ela pode começar por uma visita presencial, por notificação eletrônica para apresentar documentos ou a partir de uma denúncia. Parte da análise pode ser feita cruzando dados do eSocial e do FGTS Digital, antes de qualquer visita.

Por isso, a melhor preparação é manter os sistemas certos todo mês. Uma admissão informada com atraso ou uma rescisão sem baixa no eSocial aparece no cruzamento.

O que fazer quando chega a notificação

Leia o prazo e a lista de documentos pedidos.
Separe os documentos na ordem pedida, com cópia para você.
Avise o contador ou a empresa que cuida da folha no mesmo dia.
Corrija o que estiver errado antes de entregar, quando a correção for possível.
Entregue no prazo e guarde o protocolo.
Se houver auto de infração, anote o prazo de defesa indicado no próprio auto.

Não tente esconder empregado nem atrapalhar a visita. Resistência ou embaraço à fiscalização tiram da empresa o benefício da dupla visita, como diz a LC 123, art. 55, § 1º.

Documentos que convém ter à mão

Separe em uma pasta, física ou digital, o que costuma ser pedido primeiro:

Ficha ou registro de cada empregado e o extrato do eSocial.
Contratos de trabalho, inclusive os de experiência.
Espelhos de ponto, quando o ponto for obrigatório ou usado.
Holerites e comprovantes de pagamento dos últimos meses.
Avisos e recibos de férias.
Guias e comprovantes do FGTS.
Atestados de saúde ocupacional e registros de entrega de equipamentos de proteção.

Ter essa pasta pronta reduz o tempo da visita e mostra organização ao auditor. A organização digital desses arquivos segue a mesma lógica do restante da empresa: pastas por assunto e por mês, com acesso restrito porque há dados pessoais.

Checklist mensal para não ter surpresa

Quem mantém a rotina mensal em dia passa pela fiscalização sem drama. Admissão registrada no prazo do eSocial, folha conferida, FGTS e INSS pagos no prazo, férias programadas com antecedência e exames em dia. A lista completa da rotina está em Obrigações da empresa que tem funcionário checklist mensal completo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Outros guias para quem tem funcionários estão em Guias.

Perguntas frequentes

Microempresa sempre tem direito à dupla visita?+

Não. A LC 123, art. 55, § 1º, afasta a dupla visita quando há falta de registro de empregado ou de anotação na Carteira, reincidência, fraude, resistência ou embaraço à fiscalização.

Empresa com 10 funcionários precisa de ponto?+

Pela CLT, art. 74, § 2º, o registro de entrada e saída é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores. Convenção coletiva pode trazer regra própria, então confira a da sua categoria.

Quem deve receber o auditor na empresa?+

Um sócio ou uma pessoa de confiança que conheça a rotina de pessoal. Ela acompanha a visita, anota o que foi pedido e o prazo, e avisa o contador no mesmo dia.

Funcionário em período de experiência precisa estar registrado?+

Sim. O contrato de experiência é contrato de trabalho e exige registro como qualquer outro (CLT, art. 41). Falta de registro é uma das infrações que dispensam a dupla visita.

A fiscalização olha também os sócios?+

O foco é a relação com empregados. Mas sócio que trabalha com subordinação e horário, sem ser de fato sócio, pode ser tratado como empregado. O auditor analisa a realidade, não só o contrato.

Fiscalização do trabalho na pequena empresa o que verificam e como se preparar