Certidões necessárias para vender ao governo

As certidões necessárias para vender ao governo provam regularidade com a União, o estado, o município, a Seguridade Social, o FGTS e a Justiça do Trabalho. A base é o art. 68 da Lei 14.133/2021, e a ME e a EPP têm regra própria na LC 123/2006 para regularizar pendências depois de vencer.

Por que o governo exige tantas certidões?

A Lei 14.133/2021, art. 62, divide a habilitação em quatro partes: jurídica, técnica, fiscal, social e trabalhista, e econômico-financeira. As certidões entram na parte fiscal, social e trabalhista. Além disso, a Constituição, art. 195, § 3º, diz que a pessoa jurídica em débito com a seguridade social não pode contratar com o poder público.

Esta página trata da regularidade fiscal para qualquer venda ao governo, do pregão à contratação direta, e da manutenção dela durante o contrato. A lista enxuta para montar o envelope de uma licitação está em Certidões exigidas em licitação lista: o que separar antes do edital.

Certidões necessárias para vender ao governo: a lista base

O art. 68 da Lei 14.133/2021 lista os requisitos. Cada um vira um documento:

1. Comprovante de CNPJ

Inciso I. O cartão do CNPJ mostra situação cadastral ativa e as atividades. Confira se o CNAE cobre o objeto que você vai vender.

2. Inscrição estadual e municipal

Inciso II: inscrição no cadastro estadual e/ou municipal, se houver, pertinente ao ramo e compatível com o objeto. Em São Paulo, para serviço, é o CCM; para mercadoria, a inscrição estadual.

3. Certidão federal

Inciso III, parte federal. É a certidão conjunta da Receita e da PGFN, que cobre tributos federais, contribuições previdenciárias e dívida ativa da União. Vale 180 dias, conforme a página do serviço no gov.br e a Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014.

4. Certidão estadual

Inciso III, parte estadual. Em São Paulo, a emissão está explicada em Certidão negativa estadual de São Paulo como emitir: passo a passo no SIDEB.

5. Certidão municipal

Inciso III, parte municipal, do município da sede. Veja Certidão negativa de tributos mobiliários em São Paulo: como emitir e o que fazer se não sair.

6. Certificado de regularidade do FGTS

Inciso IV: regularidade com a Seguridade Social e o FGTS. Quando o CRF é pedido e como emitir estão em Certidão de regularidade do FGTS CRF quando é exigida: as situações previstas em lei.

7. Certidão negativa de débitos trabalhistas

Inciso V: regularidade perante a Justiça do Trabalho. A CNDT é gratuita e eletrônica e vale 180 dias (CLT, art. 642-A, § 4º).

O inciso VI pede também o cumprimento do art. 7º, XXXIII, da Constituição, que proíbe trabalho noturno, perigoso ou insalubre a menores de 18 anos e qualquer trabalho a menores de 16, salvo como aprendiz a partir de 14. Isso costuma ser feito por declaração do licitante.

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Antes de disputar: a rotina que evita surpresa

Ter a lista não basta. A empresa precisa conseguir emitir cada certidão no dia em que o edital pedir:

1. Consulte pendências antes de emitir

O relatório de situação fiscal no e-CAC mostra o que trava a certidão federal. O caminho está em Como ver pendências da empresa no e-CAC passo a passo.

2. Confira declarações entregues

Declaração omissa costuma bloquear a certidão mesmo sem débito em aberto. Os motivos mais comuns estão em Certidão negativa não sai motivos mais comuns: checklist para destravar.

3. Anote a validade de cada certidão

Federal e trabalhista: 180 dias. As outras, conforme o documento. O quadro completo está em Certidão negativa validade quanto tempo vale: federal, trabalhista, FGTS, estado e município.

4. Guarde o PDF original

Quem recebe confere o código de controle no site do órgão emissor. Arquivo editado ou recortado pode ser recusado.

5. Leia o edital

O edital pode pedir documentos além do art. 68, como balanço para a habilitação econômico-financeira. Leia antes de juntar a papelada.

ME e EPP: o que a LC 123/2006 muda

A microempresa e a empresa de pequeno porte têm duas proteções:

1. A regularidade só é exigida para assinar o contrato

LC 123/2006, art. 42, na redação da LC 155/2016: a comprovação de regularidade fiscal e trabalhista da ME e da EPP só é exigida para a assinatura do contrato.

2. Pode participar com restrição

Art. 43: a ME e a EPP devem apresentar toda a documentação, mesmo que haja restrição. Se houver, o § 1º garante 5 dias úteis, contados de quando for declarada vencedora, prorrogáveis por igual período a critério da administração, para regularizar, pagar ou parcelar o débito e emitir a certidão negativa ou positiva com efeito de negativa.

Na prática, 5 dias úteis é pouco para resolver um débito complexo. Use o benefício como rede de segurança, não como plano. Se a empresa é do Simples Nacional, a relação entre regime e venda ao governo está em Simples Nacional em licitação: a preferência da ME e da EPP e o que o órgão retém.

Depois de assinar: manter a regularidade

Vender ao governo não termina na assinatura. A Constituição, art. 195, § 3º, impede quem está em débito com a seguridade de contratar com o poder público, e os contratos costumam exigir a manutenção das condições de habilitação durante a execução.

1. Calendário de renovação

Emita a certidão nova antes de a anterior vencer, e não no dia em que o fiscal do contrato pedir.

2. Guias em dia

DAS, DCTFWeb, FGTS e impostos estaduais e municipais pagos no prazo mantêm a certidão negativa.

3. Parcelamento em dia

Débito parcelado e em dia permite a certidão positiva com efeito de negativa. Uma parcela atrasada pode derrubar a certidão.

4. Responsável definido

Uma pessoa da empresa, ou do contador, cuida da pasta de certidões. Montar essa rotina é parte de BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de certidões e regularidade estão em Guias.

Perguntas frequentes

Certidão positiva com efeito de negativa serve para vender ao governo?+

Serve como prova de regularidade. A própria LC 123/2006, art. 43, § 1º, fala em emissão de certidões negativas ou positivas com efeito de certidão negativa.

Preciso de certidão do município onde vou prestar o serviço?+

O art. 68, III, fala em regularidade com a Fazenda do domicílio ou sede do licitante. O edital pode pedir algo a mais; leia antes de participar.

MEI pode vender ao governo com essas certidões?+

O MEI tem CNPJ e emite as mesmas certidões. Ele precisa respeitar o limite de receita e as atividades permitidas no regime.

Os documentos podem ser enviados só pela internet?+

O art. 68, § 1º, permite substituir os documentos por outros meios hábeis, inclusive eletrônicos. Muitos órgãos consultam as certidões direto nos sistemas oficiais.

Quanto tempo antes devo emitir as certidões?+

Emita perto da data da sessão, dentro da validade e do que o edital pedir. Assim a certidão chega válida até a assinatura do contrato.

Certidões necessárias para vender ao governo: checklist da empresa