Produto encalhado baixa de estoque e imposto

Produto encalhado baixa de estoque e imposto se ligam assim: a mercadoria só sai do estoque com um motivo registrado e prova do que aconteceu, e o efeito fiscal depende do regime da loja. No Lucro Real a perda pode virar custo e reduzir o lucro tributável, desde que comprovada; no Simples e no Presumido o imposto continua calculado sobre a receita, então a baixa organiza o balanço, mas não devolve imposto.

Produto encalhado baixa de estoque e imposto: o que muda em cada regime?

O ponto de partida é o mesmo para todo mundo: o estoque contábil precisa bater com o estoque físico. Produto parado há meses continua sendo ativo da empresa, com o custo pelo qual foi comprado. Ele só deixa de existir no balanço quando é vendido, doado, destruído ou perdido.

O que muda é o reflexo no imposto. Veja o resumo por regime:

Simples Nacional: o valor devido é calculado sobre a receita bruta do mês (LC 123/2006, art. 18, caput e § 3º). A baixa de estoque não entra nessa conta, então não reduz o DAS.
Lucro Presumido: o IRPJ e a CSLL saem de um percentual sobre a receita. A perda também não diminui a base.
Lucro Real: o imposto nasce do lucro contábil ajustado. Aqui a perda comprovada entra no custo e reduz o lucro tributável.

Ou seja, para quem está no Simples, a baixa serve para ter números certos, margem real e um balanço que o banco aceita. O ganho fiscal direto existe só no Lucro Real.

Quando a perda vira custo no Lucro Real

O Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018, art. 303) diz que o custo inclui as quebras e perdas razoáveis na fabricação, no transporte e no manuseio. Também inclui as perdas de estoque por deterioração, obsolescência ou riscos sem seguro, desde que comprovadas.

A comprovação aceita pelo mesmo artigo é uma destas:

laudo ou certificado de autoridade sanitária ou de segurança, com quantidades e motivo;
certificado de autoridade competente, em caso de incêndio, inundação ou evento parecido;
laudo de autoridade fiscal chamada para certificar a destruição de bens obsoletos, invendáveis ou danificados, quando não houver valor residual.

Na prática, "não vendeu" não é obsolescência. Coleção antiga que pode ser vendida com desconto tem valor residual. Nesse caso o caminho é liquidar, não baixar como perda. Para o detalhe do que entra e do que não entra na apuração, veja Despesas dedutíveis e indedutíveis no Lucro Real: o que a lei aceita.

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E o ICMS que a loja creditou na compra?

Se a loja é do regime normal de ICMS e se creditou do imposto na entrada, a perda tem outro efeito. A LC 87/1996, art. 21, IV, manda estornar o crédito quando a mercadoria vier a perecer, deteriorar-se ou extraviar-se.

Isso quer dizer que destruir mercadoria creditada gera um débito de estorno no mês. Antes de descartar, vale calcular quanto de ICMS precisa voltar. Lojas do Simples, em regra, não se creditam de ICMS dessa forma, então esse estorno costuma não aparecer, mas o contador confere caso a caso.

Liquidar, doar ou destruir: o que cada saída exige

Cada destino do produto encalhado tem um tratamento diferente:

Liquidação com desconto: é venda comum, com nota fiscal pelo preço praticado. A receita menor reduz a margem, e o imposto segue a regra de qualquer venda.
Doação: a mercadoria sai com nota de doação. No Lucro Real, doações em geral não são dedutíveis (Lei 9.249/1995, art. 13, VI), salvo as hipóteses do § 2º do mesmo artigo.
Destruição ou descarte: precisa do laudo ou certificado do art. 303 para valer como custo no Lucro Real, e da nota ou registro que o contador indicar para documentar a saída.
Perda no transporte: segue outro roteiro, explicado em Mercadoria extraviada pelos Correios como contabilizar: perda, reenvio e indenização.

Produto que volta do cliente com defeito também tem trilha própria, com nota de devolução e decisão sobre o conserto ou a perda. Isso está em Produto devolvido com defeito como contabilizar perda na loja virtual.

Como evitar que o encalhe vire problema fiscal

O erro mais comum é descobrir a diferença de estoque só no inventário de fim de ano. Aí a loja tem um saldo contábil que não existe nas prateleiras e nenhuma prova do que aconteceu. Algumas práticas resolvem boa parte disso:

inventário periódico, pelo menos por amostragem, com o mesmo critério de custo do sistema;
registro do motivo de cada baixa no dia em que ela acontece, com foto e responsável;
custo médio bem calculado, para a perda ser medida pelo valor certo (Custo médio do estoque na loja virtual como calcular, com exemplo);
revisão das compras: o encalhe do mês costuma ser a compra mal planejada de meses atrás.

Um bom controle de estoque, como o descrito em Controle de estoque para pequena empresa: giro, inventário e o que o fisco pede, deixa a baixa simples de explicar a um fiscal ou a um banco.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de loja virtual estão em E commerce.

Perguntas frequentes

Produto parado há um ano pode ser baixado do estoque?+

Só se houver motivo e prova, como deterioração ou obsolescência sem valor residual. Produto que pode ser vendido com desconto continua no estoque pelo custo de compra, e a saída natural é a liquidação com nota fiscal.

A baixa de estoque reduz o DAS do Simples?+

Não. O DAS é calculado sobre a receita bruta do mês (LC 123/2006, art. 18). A baixa corrige o balanço e a margem, mas não muda a base do imposto.

Que documento prova a perda no Lucro Real?+

O art. 303 do Decreto 9.580/2018 aceita laudo ou certificado de autoridade sanitária ou de segurança, certificado de autoridade competente em sinistros, ou laudo de autoridade fiscal que certifique a destruição de bens sem valor residual.

Preciso estornar o ICMS da mercadoria perdida?+

Se a loja se creditou do ICMS na compra, sim. A LC 87/1996, art. 21, IV, determina o estorno quando a mercadoria perecer, deteriorar-se ou extraviar-se.

Doar o produto encalhado é melhor que destruir?+

A doação aproveita o produto, mas no Lucro Real doações em geral não são dedutíveis (Lei 9.249/1995, art. 13, VI). A destruição comprovada pode entrar no custo. O contador compara os dois caminhos antes da decisão.

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