Mercadoria extraviada pelos Correios: contabilizar

Mercadoria extraviada pelos Correios como contabilizar: se a loja reenvia o produto, a venda original continua valendo, o item perdido sai do estoque como perda, com o comprovante de extravio, e a indenização que os Correios pagarem costuma entrar no resultado como outra receita. Se a loja devolve o dinheiro ao cliente em vez de reenviar, a venda é cancelada e a perda continua sendo do estoque.

Primeiro, separe as duas perguntas

O extravio gera dois problemas diferentes. Um é com o cliente: reenviar ou devolver o valor. O outro é com o estoque: o item saiu e não chegou a ninguém.

Muita loja junta os dois e lança tudo como "despesa com frete". Isso distorce o custo das vendas, o estoque e, no Lucro Real, o imposto. A contabilização certa trata cada parte em separado.

Mercadoria extraviada pelos Correios como contabilizar quando a loja reenvia

É o caso mais comum. O cliente reclama, a loja confirma o extravio e manda outro produto.

A venda original fica de pé. O cliente pagou e vai receber. A receita e a nota de venda não mudam.
O primeiro item vira perda. Ele sai do estoque pelo custo, como perda no transporte, com o rastreio e o registro do extravio junto.
O segundo item sai do estoque como reenvio. Ele precisa de documento fiscal próprio para circular, com natureza que identifique a substituição. O tipo de nota segue a regra do seu estado; a lógica das notas de remessa está em Nota fiscal de remessa: conserto, demonstração, consignação e industrialização.
O novo frete é custo da loja. Ele entra junto com os demais fretes de venda, tema de Frete grátis como contabilizar na loja virtual: receita, despesa e nota fiscal.

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Quando a loja devolve o dinheiro

Se o cliente prefere o reembolso, a venda é desfeita. O Decreto-Lei 1.598/1977, art. 12, § 1º, I, diz que a receita líquida é a receita bruta diminuída das devoluções e vendas canceladas. Então a venda sai da receita como cancelada, com a documentação fiscal correspondente.

O item extraviado, mesmo assim, não volta ao estoque, porque não existe mais. Ele sai como perda. O fluxo parece com o da devolução por defeito, explicado em Produto devolvido com defeito como contabilizar perda na loja virtual, com uma diferença: lá o produto volta fisicamente; aqui, não.

E a indenização dos Correios?

Quando os Correios indenizam a loja pelo extravio, o valor recebido não reduz o custo do produto. Ele costuma entrar no resultado como outra receita, ligada ao processo de reclamação.

Guarde o número do objeto, o protocolo da reclamação, a resposta dos Correios e o comprovante do crédito. Sem esse vínculo, a indenização vira um depósito sem origem clara na conciliação, como mostra Conciliação financeira de e-commerce passo a passo, do pedido ao extrato. O tratamento dessa receita no regime da sua empresa precisa ser confirmado com o contador antes do fechamento do mês.

O que a lei diz sobre perda no transporte (Lucro Real)

No Lucro Real, a perda pode reduzir a base do imposto. O Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018), art. 303, I, inclui no custo as quebras e perdas razoáveis, de acordo com a natureza do bem e da atividade, ocorridas na fabricação, no transporte e no manuseio. O inciso II trata das perdas de estoque por riscos não cobertos por seguros, desde que comprovadas.

Se o caso for de furto, a regra é mais rígida. O art. 376 do mesmo regulamento diz que os prejuízos por furto só são dedutíveis quando houver inquérito instaurado nos termos da legislação trabalhista ou queixa apresentada à autoridade policial.

No Simples e no Lucro Presumido, a base do imposto é a receita. A perda não reduz o imposto do mês, mas aparece no resultado contábil e no lucro que pode ser distribuído aos sócios.

Documentos que sustentam o lançamento

Nota fiscal da venda original e do reenvio.
Código de rastreio e histórico do objeto.
Protocolo da reclamação e resposta dos Correios.
Conversa com o cliente confirmando que não recebeu.
Comprovante da indenização, se houver.

Essa pasta é o que transforma um prejuízo em lançamento defensável numa fiscalização.

Como reduzir o impacto no caixa

Extravio é custo da operação, e precisa estar no preço. Acompanhe a taxa de extravio por transportadora e por região. Se ela subir, compare seguro, mudança de transportadora e embalagem.

No estoque, o custo do item perdido segue o método da loja. O mais usado em loja pequena é o custo médio, explicado em Custo médio do estoque na loja virtual como calcular, com exemplo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de loja virtual estão em E commerce.

As notas de venda e de reenvio saem pelo Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro, e o segmento tem página em Contabilidade para e-commerce: o que a sua loja precisa acertar.

Perguntas frequentes

Preciso cancelar a nota da venda se a encomenda extraviou?+

Se a loja reenvia o produto, não: a venda continua válida. Se devolve o dinheiro, a venda é desfeita e entra como cancelada, com a documentação fiscal correspondente.

O reenvio precisa de nota fiscal?+

Precisa de documento fiscal para a mercadoria circular. O tipo de nota e a natureza da operação seguem a regra do estado da loja.

A indenização dos Correios abate o custo do produto?+

Em regra, não. O produto perdido sai do estoque como perda, e a indenização costuma entrar no resultado como outra receita, documentada pelo processo de reclamação. Confirme o tratamento com o contador.

A perda no transporte é dedutível no Lucro Real?+

O RIR, art. 303, inclui no custo as perdas razoáveis no transporte e as perdas por riscos não cobertos por seguro, desde que comprovadas.

E se a mercadoria foi furtada no caminho?+

O RIR, art. 376, só admite deduzir prejuízo por furto quando houver inquérito ou queixa à autoridade policial. Registre a ocorrência.

Mercadoria extraviada pelos Correios como contabilizar: perda, reenvio e indenização