Pix na loja virtual conciliação bancária das vendas: como ligar cada Pix ao pedido e à nota

Fazer Pix na loja virtual conciliação bancária das vendas funcionar depende de um detalhe: cada Pix precisa chegar com um identificador que ligue o pagamento ao pedido, e o pedido à nota fiscal. Sem isso, o extrato vira uma lista de valores soltos e a conciliação vira adivinhação.

Por que o Pix complica a conciliação

O Pix cai na conta em segundos, a qualquer hora, e o extrato mostra o valor e o nome de quem pagou. O nome do pagador nem sempre é o do cliente do pedido: pode ser o cônjuge, a empresa do cliente ou um aplicativo. E dois clientes podem pagar o mesmo valor no mesmo minuto.

Quando a loja usa só uma chave fixa e pede ao cliente para "mandar o comprovante", a baixa é manual, sujeita a erro e impossível de escalar. O problema aparece no fechamento do mês: pedidos marcados como pagos sem dinheiro na conta, Pix sem pedido e notas emitidas para vendas não recebidas.

Pix na loja virtual conciliação bancária das vendas: o desenho que funciona

1. Cobrança gerada por pedido

Use QR Code ou código "copia e cola" gerado para cada pedido, com valor e identificador próprios. Bancos e intermediadores de pagamento oferecem essa cobrança com identificador por transação, que volta junto com a confirmação do pagamento. É esse identificador que permite a baixa automática.

2. Pedido ligado ao identificador

A plataforma da loja grava o identificador no pedido. Quando o banco ou o intermediador confirma, o pedido muda de status sozinho, sem conferência manual.

3. Nota fiscal ligada ao pedido

O emissor de nota, integrado à loja, usa o número do pedido. Assim a cadeia fica completa: Pix, pedido e nota. Como montar a integração está em Integração de nota fiscal com loja virtual e ERP: como montar o fluxo certo, e o momento certo de emitir a nota, se no pagamento ou no envio, está em Quando emitir nota fiscal na loja virtual pedido pago ou enviado?.

4. Extrato que a contabilidade consegue ler

Se o Pix passa por intermediador, o dinheiro pode cair primeiro numa conta de pagamento e só depois ser transferido ao banco, às vezes já descontada a tarifa. A contabilidade precisa do extrato do intermediador, não só do banco, para ver venda, tarifa e repasse separados.

Rotina diária de conciliação

1. Exporte os Pix recebidos do dia (banco ou intermediador).

1. Cruze com os pedidos marcados como pagos.

1. Liste os Pix sem pedido e os pedidos pagos sem Pix.

1. Resolva cada divergência com o cliente ou com o suporte do intermediador.

1. Confirme que cada pedido pago tem nota emitida ou programada.

1. Registre tarifas e repasses no financeiro.

Com cobrança por pedido, essa rotina leva poucos minutos e quase tudo bate sozinho. A conciliação bancária em geral, para todas as formas de recebimento, está em Conciliação bancária: o que é, como fazer e os erros que ela encontra.

Devoluções, estornos e Pix duplicado

Devolução por troca ou desistência

Quando o cliente desiste ou troca, a loja devolve o valor por Pix. Lance a devolução ligada ao pedido original e emita o documento fiscal de devolução da mercadoria. Assim a receita do mês fica correta.

Pix pago em duplicidade

O cliente pagou duas vezes. Devolva o valor duplicado e registre como devolução, não como venda cancelada, porque a venda existe uma vez só.

Devolução pedida pelo banco do cliente

O Banco Central mantém o Mecanismo Especial de Devolução do Pix (MED), usado em casos de suspeita de fraude ou golpe, que pode resultar na devolução de um Pix recebido. Trate como um estorno: o pedido volta a "não pago" e a mercadoria, se não saiu, fica retida. A lógica contábil é parecida com a do chargeback de cartão, explicada em Chargeback na loja virtual como contabilizar sem pagar imposto à toa.

Fechamento do mês

No último dia útil, a conciliação deve fechar três números:

• Vendas do mês: soma das notas emitidas, menos devoluções.
• Recebido do mês: soma dos Pix (e de outros meios) que entraram, menos devoluções e tarifas.
• Diferença: vendas emitidas e não recebidas, ou recebidas e não emitidas, cada uma explicada.

Essa diferença é o que o contador usa para conferir a receita declarada. Se a loja está no Simples Nacional e tributa pela receita emitida, as notas são a base; se tributa pela receita recebida, os recebimentos são a base. Em qualquer caso, a ligação entre Pix, pedido e nota é o que dá segurança.

Como a contabilidade registra o Pix

Na escrituração, três contas evitam a maior parte das confusões:

• Clientes a receber por Pix: recebe a venda quando a nota é emitida e é baixada quando o dinheiro entra.
• Conta do intermediador: funciona como um banco. Recebe o Pix do cliente e é baixada quando o intermediador transfere o saldo para a conta da empresa.
• Tarifas de recebimento: despesa financeira, lançada separada da venda.

Com essa estrutura, o saldo da conta do intermediador no balancete tem de bater com o saldo mostrado no painel dele. Se não bate, há Pix ou repasse sem lançamento.

Pix, cartão e boleto juntos

Poucas lojas vendem só por Pix. Cada meio tem prazo, tarifa e forma de conciliação diferentes, comparados em Cobrança por Pix, boleto e cartão: como cada meio afeta o caixa, a conciliação e a nota. A boa prática é ter um relatório único de recebíveis, com todos os meios, conciliado com o extrato.

Erros comuns

• Usar chave fixa e pedir comprovante por mensagem.
• Marcar pedido como pago pelo comprovante, antes de o dinheiro entrar.
• Ignorar o extrato do intermediador e conciliar só pelo banco.
• Lançar a devolução como despesa, em vez de redução da receita.
• Emitir nota para pedido que nunca foi pago.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Outras dúvidas de loja virtual estão em E commerce e em Contabilidade para e-commerce: o que a sua loja precisa acertar.

Perguntas frequentes

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Fontes: Banco Central do Brasil, Pix: o que é, Pix Cobrança, QR Code dinâmico e Mecanismo Especial de Devolução https://www.bcb.gov.br/estabilidadefinanceira/pix