Nota na loja virtual: no pagamento ou no envio?

Na dúvida quando emitir nota fiscal na loja virtual pedido pago ou enviado, a referência é a saída da mercadoria: a NF-e precisa estar autorizada antes de o produto sair do estoque, porque o ICMS nasce na saída e o DANFE só pode acompanhar o transporte depois da autorização. Na prática, a nota é emitida depois da confirmação do pagamento e antes do despacho.

Por que a saída é o momento que importa

Na lei do ICMS, o fato gerador ocorre no momento da saída da mercadoria do estabelecimento do contribuinte (LC 87/1996, art. 12, I, redação da LC 204/2023). Não é o clique do cliente, nem a aprovação do cartão, nem a entrega na casa dele.

O Ajuste SINIEF 07/05, que regula a NF-e, diz que o DANFE, documento que acompanha a mercadoria, só pode ser usado para transitar com ela depois da concessão da Autorização de Uso da NF-e, salvo a emissão em contingência (cláusula nona, § 1º, e cláusula décima primeira). Ou seja, produto saindo sem nota autorizada está desacobertado.

Quando emitir nota fiscal na loja virtual pedido pago ou enviado: o fluxo

O fluxo que funciona para a maioria das lojas é este:

Cliente faz o pedido: não há nota.
Pagamento é confirmado: o pedido vai para separação.
Nota é emitida e autorizada: antes de embalar ou junto com a etiqueta.
Mercadoria sai com o DANFE: a transportadora ou os Correios levam.
Cliente recebe: nenhuma nota nova.

Emitir no pedido em aberto, antes do pagamento, gera muita nota cancelada. Emitir depois do envio deixa a mercadoria viajar sem documento. O ponto certo fica entre a confirmação do pagamento e a saída.

Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso

Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.

Quero meu Diagnóstico WJR

E o pedido pago que demora a sair?

Na pré-venda, no produto sob encomenda ou no estoque em falta, o pagamento pode vir semanas antes do envio. Para o ICMS, o que conta é a saída. Muitas lojas emitem a nota só quando a mercadoria está pronta para sair, mesmo com o pagamento já confirmado.

Para o IBS e a CBS, que entram em vigor em etapas a partir de 2026, a LC 214/2025 trata expressamente do pagamento antes do fornecimento: há antecipação dos tributos sobre cada parcela paga, e o valor definitivo é apurado na data do fornecimento (art. 10, § 4º). Isso reforça a necessidade de registrar a data do pagamento e a data da saída de cada pedido.

Como isso afeta o imposto no Simples

No Simples, a receita entra na apuração pelo mês em que é auferida, ou pelo mês em que é recebida, se a empresa optou pelo regime de caixa (LC 123/2006, art. 18, § 3º). A opção é irretratável para o ano todo.

Na prática, a loja no regime de competência tributa as vendas faturadas no mês. Venda paga em 30 de março e enviada em 2 de abril tende a cair na apuração de abril, se a nota sair em abril. Vale combinar com o contador o critério e segui-lo sempre.

Integração entre loja, ERP e emissor

Lojas com volume emitem a nota automaticamente quando o pedido muda de status, por exemplo de "pago" para "em separação". Configurar o gatilho certo evita os dois erros: nota em pedido não pago e mercadoria saindo sem nota. O tema está em Integração de nota fiscal com loja virtual e ERP: como montar o fluxo certo.

A conciliação entre o pagamento recebido e a nota emitida é outra rotina importante, principalmente no Pix, como explica Pix na loja virtual conciliação bancária das vendas: como ligar cada Pix ao pedido e à nota.

E se o cliente cancelar depois da nota?

Se o pedido é cancelado antes de a mercadoria sair, a nota pode ser cancelada no prazo do emissor, tema da página dona Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou. Se a mercadoria já saiu, o caminho é outro, explicado em Pedido cancelado depois da nota fiscal emitida loja virtual: o que fazer.

No marketplace a regra muda?

A lógica da saída vale também para a venda em marketplace: quem vende e despacha o produto emite a nota antes da saída. O que muda é quem emite em cada modelo de logística, tema de Quem emite nota fiscal na venda do Mercado Livre: vendedor ou plataforma?. O básico da NF-e está em NF-e: o que é a nota fiscal eletrônica e quem precisa emitir.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Outras dúvidas de loja virtual estão em E commerce.

Perguntas frequentes

Posso emitir a nota no momento do pedido, antes do pagamento?+

Pode, mas não é o recomendado. Pedidos não pagos geram notas que precisam ser canceladas dentro do prazo, o que aumenta trabalho e risco de erro.

A mercadoria pode sair e a nota ser emitida no dia seguinte?+

Não. O DANFE só pode acompanhar o trânsito depois da autorização da NF-e (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula nona, § 1º), e o ICMS nasce na saída (LC 87/1996, art. 12, I).

Boleto não compensado já permite emitir a nota?+

O mais seguro é esperar a confirmação do pagamento antes de emitir e despachar. Assim a loja evita nota de venda que não se concretizou.

Em pré-venda, emito a nota no pagamento ou no envio?+

Para o ICMS, o que conta é a saída. Muitas lojas emitem no envio. Registre a data do pagamento, porque ela importa para o regime de caixa do Simples e para o IBS e a CBS.

A data da nota define o mês do imposto no Simples?+

No regime de competência, a nota do mês costuma definir a receita do mês. No regime de caixa, o que conta é o recebimento (LC 123, art. 18, § 3º).

Quando emitir nota fiscal na loja virtual pedido pago ou enviado?