Prazo de pagamento de publi e emissão da nota fiscal: o que vem primeiro

No prazo de pagamento de publi e emissão da nota fiscal, a ordem costuma ser: você entrega a publi, emite a nota e a marca paga dias depois, no prazo do contrato. O risco é pagar imposto sobre um dinheiro que não chegou, e no Simples Nacional a opção pelo regime de caixa resolve esse descompasso para o ano inteiro.

Por que a marca pede a nota antes de pagar

Marcas e agências pagam fornecedores por um fluxo interno: o contrato é aprovado, a entrega é conferida, a nota entra no financeiro e o pagamento sai no ciclo seguinte. Prazos de 30, 60 ou até 90 dias depois da nota são comuns em empresas grandes.

Para o creator, isso quer dizer que a nota não é o recibo do dinheiro. Ela é o documento do serviço prestado, e é ela que dispara o prazo de pagamento. Sem nota, o prazo nem começa a contar.

Os detalhes do preenchimento estão em Como emitir nota fiscal de publi para marca: passo a passo para creator com CNPJ.

Prazo de pagamento de publi e emissão da nota fiscal: a sequência segura

1. Contrato ou pedido de compra com valor, entregas, prazo de pagamento e dados de faturamento.
2. Entrega da publi conforme combinado, com o print ou link de aprovação.
3. Emissão da nota com a data da entrega e a descrição do que foi feito.
4. Envio da nota para o e-mail de faturamento indicado pela marca ou agência.
5. Controle do vencimento numa planilha ou no sistema, com cobrança se passar do prazo.

Emitir antes de entregar só faz sentido se o contrato prevê pagamento antecipado. Se a campanha for cancelada depois de a nota sair, você entra no caminho do cancelamento, que tem prazo, tratado em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou.

O imposto vence antes do dinheiro?

Pode vencer, e é aqui que muita gente se aperta. No Simples Nacional, a regra padrão é calcular o DAS sobre a receita do mês em que o serviço foi prestado, o chamado regime de competência. Se você emite a nota em março e recebe em maio, o DAS de março já inclui essa receita.

A LC 123, art. 18, § 3º, permite outra forma: por opção do contribuinte, o imposto incide sobre a receita recebida no mês. A opção é irretratável para todo o ano-calendário. Para quem trabalha com prazos longos de pagamento, o regime de caixa alinha o imposto ao dinheiro que entrou.

O lado ruim do regime de caixa é o controle: você precisa saber, nota a nota, o que foi recebido e quando. Quem tem poucas publis por mês e recebe quase tudo no mesmo mês da nota costuma não ver diferença.

E se a marca não pagar?

No regime de competência, o imposto da nota emitida já foi pago, mesmo que o dinheiro não venha. A discussão sobre recuperar esse valor está em Cliente não pagou a nota fiscal paga imposto mesmo assim?. No regime de caixa, a receita não recebida não entra no DAS enquanto não for paga.

Em qualquer caso, a nota emitida e não paga é uma conta a receber. Cobre com base no contrato, guarde as conversas e não cancele a nota só porque o pagamento atrasou, porque o serviço foi prestado.

Publi paga em parcelas é outro caso

Quando a marca divide o pagamento em parcelas, ou quando a campanha tem entregas em meses diferentes, a pergunta muda para "uma nota ou várias?". Esse cenário tem página própria: Publi paga em parcelas quando emitir a nota fiscal de cada pagamento.

Como planejar o caixa com prazos longos

Prazo de 60 ou 90 dias significa que o mês bom de entregas vira dinheiro dois ou três meses depois. Algumas práticas ajudam:

• Negocie o prazo na proposta, não depois da entrega.
• Peça adiantamento em campanhas grandes, com nota do adiantamento.
• Mantenha uma reserva para os meses de recebimento fraco.
• Separe na conta PJ o valor do imposto assim que a nota sai.

O passo a passo de previsão de caixa para quem tem renda irregular está em Fluxo de caixa para influenciador com renda irregular: como ter salário fixo.

Quando a agência intermedia

Se a agência contrata você em nome da marca, a nota vai para quem paga: a agência ou a marca, conforme o contrato. Confirme antes de emitir, porque nota emitida para o CNPJ errado precisa ser cancelada e refeita, e o prazo de pagamento recomeça.

Também confirme se o contrato exige retenção de algum tributo na fonte, porque o valor líquido que cai na conta pode ser menor que o da nota.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o regime em Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Lei Complementar 123/2006, art. 18, § 3º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm