Conciliação bancária: o que é e como fazer

Conciliação bancária é conferir, movimento por movimento, se o que aparece no extrato do banco e da maquininha bate com o que a empresa registrou no controle financeiro ou na contabilidade. Quando não bate, a conciliação acha a diferença e explica a causa: tarifa esquecida, Pix sem identificação, boleto pago duas vezes.

Para o dono de pequena empresa, ela é o teste de verdade do controle financeiro. Uma planilha de contas pode parecer em ordem por meses e estar errada; o extrato do banco não mente. Conciliar é o que transforma o controle em informação confiável.

Como fazer a conciliação bancária passo a passo

A conciliação pode ser feita numa planilha ou num sistema, e a lógica é a mesma:

Separe o período: o extrato da conta e o relatório da maquininha, do primeiro ao último dia.
Confira o saldo inicial: ele precisa ser igual ao saldo final da última conciliação.
Bata cada movimento do extrato com um lançamento do controle, pelo valor e pela data.
Marque o que bateu e separe o que sobrou dos dois lados.
Investigue cada sobra: o que está no banco e não foi lançado, e o que foi lançado e não aparece no banco.
Corrija o controle com os lançamentos que faltavam e trate os erros com o banco ou o fornecedor.
Confira o saldo final: controle e extrato precisam fechar no mesmo valor.

Com maquininha, o cuidado é maior. A venda entra no controle pelo valor bruto, mas cai na conta pelo líquido, depois da taxa, e às vezes em parcelas. A conciliação da maquininha confere cada venda com o repasse e separa a taxa como despesa.

Os erros que a conciliação encontra

Um exemplo hipotético de fim de mês. O controle da empresa mostra saldo de R$ 13.180, e o extrato, R$ 12.430. A conciliação explica os R$ 750 de diferença:

| O que apareceu | Efeito no controle | Causa comum |

|---|---|---|

| Tarifa bancária de R$ 85 no extrato, sem lançamento | menos R$ 85 | pacote de serviços ou tarifa avulsa |

| Pix de R$ 1.200 recebido, sem baixa | mais R$ 1.200 | cliente pagou sem identificar a fatura |

| Boleto de R$ 1.865 debitado duas vezes | menos R$ 1.865 | pagamento em duplicidade, com reembolso a pedir |

R$ 13.180 menos 85, mais 1.200, menos 1.865 dá R$ 12.430, o saldo do banco. Além desses, os achados mais frequentes são:

venda no cartão lançada pelo valor bruto, sem a taxa;
cheque ou transferência agendada que ainda não saiu da conta;
despesa pessoal do sócio paga pela conta da empresa;
juros e encargos de cheque especial ou de parcela de empréstimo;
estorno de venda que não entrou no controle.

A despesa pessoal na conta da empresa merece atenção própria, porque mistura patrimônios. Esse assunto está em Misturar conta PF e PJ: por que dá problema e como separar as contas da empresa e do sócio.

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Por que o contador pede o extrato todo mês

Nenhuma norma obriga a "conciliação bancária" com esse nome, mas a lei exige o que ela garante. O Código Civil, art. 1.184, manda a empresa lançar "dia a dia" todas as operações do exercício. O extrato é a prova de que nada ficou de fora.

No Simples Nacional, a empresa sem contabilidade completa precisa do livro Caixa com "toda a sua movimentação financeira e bancária" (LC 123, art. 26, §2º; Res. CGSN 140, art. 63, I). A falta do livro, ou um livro que não permita identificar a movimentação bancária, é hipótese de exclusão do Simples (LC 123, art. 29, VIII). A escrituração contábil completa dispensa o livro Caixa (Res. CGSN 140, art. 63, §3º). A diferença entre os dois caminhos está em Livro caixa no Simples Nacional ou escrituração contábil: o que cada um resolve.

Na contabilidade, a conciliação é uma das etapas do fechamento do mês, descrito em Fechamento contábil mensal: o que é, as etapas e o que a empresa faz em cada uma.

Com que frequência conciliar

Nenhuma regra fixa a frequência. O critério é o volume: quem tem muitos movimentos por dia concilia todo dia; para muitas pequenas empresas, uma conferência semanal e o fechamento no fim do mês bastam. Quanto mais tempo passa, mais difícil lembrar o que foi cada Pix sem nome.

Duas práticas facilitam o trabalho. Pedir aos clientes que identifiquem o pagamento, com o número da nota ou da fatura. E dar baixa nos títulos de Contas a pagar e a receber: como organizar a rotina da pequena empresa no mesmo dia em que o dinheiro entra ou sai.

Como a WJR trabalha a partir do extrato do cliente

A WJR recebe os extratos e os documentos do mês pelo portal do cliente, por e-mail ou pelo grupo de WhatsApp da empresa, e atende todos os regimes, do Simples ao Lucro Real. Se a conciliação do dia a dia da sua empresa pode ficar com a WJR, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. É gratuito, sem compromisso, presencial ou online.

Outros guias sobre rotina financeira estão em Bpo e processos.

Perguntas frequentes

Conciliação bancária é obrigatória por lei?+

Não com esse nome. Mas o Código Civil, art. 1.184, exige lançamentos dia a dia, e no Simples o livro Caixa precisa trazer a movimentação bancária (Res. CGSN 140, art. 63, I).

Empresa do Simples pode ser excluída por falta de livro Caixa?+

Sim. A falta de escrituração do livro Caixa, ou um livro que não permita identificar a movimentação bancária, é hipótese de exclusão (LC 123, art. 29, VIII).

Quem tem contabilidade completa precisa do livro Caixa?+

Não. A escrituração contábil, em especial o Livro Diário e o Livro Razão, dispensa o livro Caixa (Res. CGSN 140, art. 63, §3º).

A maquininha precisa entrar na conciliação?+

Sim, na prática. As vendas entram pelo valor bruto e caem na conta pelo líquido, e só a conferência separa a taxa e mostra repasse que não chegou.

Posso conciliar só no fim do ano?+

Pode, mas não é recomendável. Um ano de movimentos sem conferência vira um trabalho enorme, e erros como pagamento em duplicidade ficam difíceis de recuperar. A consultoria de processos internos da WJR é o serviço ligado a esta rotina: conheça em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Conciliação bancária: o que é, como fazer e os erros que ela encontra