Pedido cancelado depois da nota emitida na loja

No pedido cancelado depois da nota fiscal emitida loja virtual tem dois caminhos: se a mercadoria não saiu e o prazo de cancelamento da NF-e não acabou, a loja cancela a nota; se o produto já foi enviado ou o prazo passou, a venda é desfeita com documento de devolução. Nos dois casos, a venda cancelada deixa de contar como receita, e o imposto é ajustado.

Por que a nota já existe antes da entrega

Muitas lojas emitem a NF-e logo que o pagamento é aprovado, porque a nota precisa acompanhar a mercadoria no transporte. Quando o cliente desiste antes do envio, a nota já está autorizada na SEFAZ. O momento ideal de emissão é tratado em Quando emitir nota fiscal na loja virtual pedido pago ou enviado?.

Por isso, o fluxo da loja deve prever o cancelamento desde o começo. Quanto mais cedo a equipe souber do cancelamento, mais simples a solução fiscal.

Pedido cancelado depois da nota fiscal emitida loja virtual: o que fazer em cada caso

Caso 1: a mercadoria não saiu e está dentro do prazo. Cancele a NF-e pelo emissor. Pelo Ajuste SINIEF 07/2005, cláusula décima segunda, o cancelamento só é aceito se a mercadoria não circulou e dentro do prazo ali definido. O prazo e o passo a passo moram em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou.

Caso 2: a mercadoria não saiu, mas o prazo de cancelamento passou. Em regra, a nota não pode mais ser cancelada, embora algumas unidades federadas aceitem pedido extemporâneo em casos excepcionais (cláusula décima segunda, parágrafo único). O caminho costuma ser emitir uma nota de entrada que anula a saída, com referência à nota original. O procedimento exato depende da regra da SEFAZ do seu estado, e o contador confere antes da emissão.

Caso 3: a mercadoria já foi enviada ou entregue. O produto volta pelo correio ou transportadora. Quando o comprador é consumidor pessoa física, em geral é a própria loja que emite a nota de entrada da devolução. Quando o comprador é empresa contribuinte do ICMS, em geral ele mesmo emite a nota de devolução. Os detalhes estão em Nota fiscal de devolução: quem emite, prazo e CFOP.

Carta de correção não serve para cancelar venda. Pela cláusula décima quarta-A do mesmo ajuste, ela não pode corrigir valor da operação, quantidade, base de cálculo, alíquota, mudança de remetente ou destinatário, nem data de emissão ou de saída. O uso correto está em Carta de correção eletrônica: o que pode corrigir, o que não pode e o prazo.

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O direito de arrependimento na compra online

O Código de Defesa do Consumidor, art. 49, permite ao consumidor desistir do contrato em 7 dias, contados da assinatura ou do recebimento do produto ou serviço, sempre que a compra ocorrer fora do estabelecimento comercial. O parágrafo único manda devolver de imediato os valores pagos, com atualização monetária.

Compra em loja virtual é feita fora do estabelecimento. Então, mesmo com a nota emitida e o produto entregue, o cliente pode desistir nesse prazo. O lado fiscal segue o caso 3: devolução com nota e estorno do pagamento.

O que acontece com o imposto

Para empresa do Simples Nacional, a LC 123/2006, art. 3º, § 1º, diz que a receita bruta não inclui as vendas canceladas. Se a nota foi cancelada no mesmo mês, a venda nem chega a entrar na apuração. Se o cancelamento ou a devolução ocorre em mês seguinte, a forma de ajustar a receita no PGDAS-D é definida com o contador.

O ponto prático é não deixar a devolução sem documento. Venda estornada no meio de pagamento e nota fiscal válida no sistema da SEFAZ é uma divergência que aparece no cruzamento de dados.

Pedido cancelado no marketplace

Em marketplace, o cancelamento passa pela plataforma, que estorna o comprador e ajusta o repasse. A nota, em regra, é da loja. Confira se o repasse estornado bate com a nota cancelada ou com a nota de devolução emitida, e guarde o comprovante do estorno. Quando o cancelamento vem do cartão, por contestação do comprador, o tratamento é o de chargeback, explicado em Chargeback na loja virtual como contabilizar sem pagar imposto à toa.

E se o cliente trocar em vez de cancelar?

Troca não é cancelamento. O produto original volta com nota de devolução e o novo sai com nota nova. O passo a passo da troca está em Troca de produto na loja virtual como fica a nota fiscal da devolução e do novo envio.

Rotina que evita retrabalho

Algumas práticas simples reduzem o problema:

avise o estoque e o fiscal no mesmo momento em que o pedido é cancelado;
concentre os cancelamentos em uma lista diária para conferir antes do prazo;
guarde o motivo do cancelamento e o comprovante de estorno;
feche o mês conferindo vendas, cancelamentos, devoluções e repasses.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Perguntas frequentes

Posso cancelar a NF-e depois que a mercadoria saiu?+

Não. O cancelamento pressupõe que a mercadoria não circulou. Depois do envio, a venda é desfeita com nota de devolução ou de entrada.

O cliente pode desistir depois de receber o produto?+

Pode. Na compra online, o art. 49 do Código de Defesa do Consumidor dá 7 dias, contados do recebimento, para desistir, com devolução dos valores pagos.

Pago imposto sobre a venda cancelada?+

A venda cancelada não integra a receita bruta do Simples, conforme o art. 3º, § 1º, da LC 123. Se o imposto já foi apurado, o ajuste é feito na apuração seguinte, com o contador.

Quem emite a nota de devolução de consumidor pessoa física?+

Em geral, a própria loja, com nota de entrada que referencia a nota de venda. A regra exata depende da legislação do estado, que o contador confirma.

Carta de correção resolve um pedido cancelado?+

Não. A carta de correção só ajusta dados pontuais da nota e não pode alterar valor, quantidade ou destinatário. Venda desfeita pede cancelamento ou devolução.

Pedido cancelado depois da nota fiscal emitida loja virtual: o que fazer