Como conciliar vendas de vários marketplaces

Para saber como conciliar vendas de vários marketplaces, o ponto de partida é ligar cada pedido à nota fiscal emitida e ao repasse recebido, usando o número do pedido como chave. Depois a loja separa venda bruta, taxas, fretes, estornos e devoluções, confere o saldo de cada canal e só então fecha a receita do mês para o imposto.

Por que a conciliação fica difícil com vários canais

Cada marketplace tem um relatório próprio, um calendário de liberação próprio e um jeito próprio de descontar comissão, frete e anúncio. O dinheiro que cai na conta é um valor líquido, de vários pedidos misturados, às vezes de meses diferentes.

Sem conciliação, a loja não sabe se recebeu tudo o que vendeu, paga imposto sobre o valor errado e não percebe estornos indevidos. A conciliação geral do e-commerce está em Conciliação financeira de e-commerce passo a passo, do pedido ao extrato; este guia trata do caso de vários canais ao mesmo tempo.

Como conciliar vendas de vários marketplaces em 7 passos

1. Mapeie canais, contas e carteiras

Liste todos os marketplaces, a loja própria, os gateways e as contas digitais em que o dinheiro fica parado antes do saque. Cada um vira uma "conta" na sua conciliação, com saldo de abertura e de fechamento do mês.

2. Baixe três relatórios de cada canal

Todo mês, baixe o relatório de pedidos, o relatório financeiro de repasses e a lista de notas emitidas para aquele canal. Guarde os arquivos originais, sem editar, numa pasta por mês e por canal. Eles são a prova de cada número da planilha se a Receita ou o próprio canal questionar um valor depois.

3. Use o número do pedido como chave

O número do pedido aparece no relatório de vendas, no repasse e, quando o integrador está bem configurado, na nota fiscal. É ele que liga as três pontas. Pedido sem nota e nota sem pedido são os dois primeiros alertas da conciliação.

4. Quebre o repasse em componentes

Para cada pedido, separe:

valor bruto da venda;
comissão e tarifas do canal;
frete cobrado do cliente e frete pago pelo vendedor;
descontos e cupons;
estornos, cancelamentos e chargebacks;
antecipações e juros de antecipação.

A soma desses componentes precisa fechar com o valor creditado. Diferença sem explicação vira item de cobrança ao canal. Registre a reclamação aberta, a data e o valor, para acompanhar a resposta no mês seguinte e não perder o prazo de contestação que o próprio canal define.

5. Trate devoluções e cancelamentos à parte

Venda cancelada com nota de devolução sai da receita. A LC 123/2006, art. 3º, § 1º, exclui da receita bruta as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos. Por isso, a devolução precisa estar documentada no mesmo mês em que sai da receita.

Produto devolvido com defeito tem um efeito a mais no estoque, tratado em Produto devolvido com defeito como contabilizar perda na loja virtual.

6. Confira o saldo a receber de cada canal

No fim do mês, o saldo a receber de cada marketplace é: saldo anterior, mais vendas do mês, menos taxas, estornos e devoluções, menos repasses recebidos. Esse número precisa bater com o saldo que o canal mostra no painel.

7. Feche a receita e só depois gere o imposto

Com tudo conciliado, a receita do mês está pronta para o fechamento. No Simples, as informações do cálculo do DAS valem como confissão de dívida (LC 123/2006, art. 18, § 15-A, I). Declarar errado por falta de conciliação gera diferença que aparece no cruzamento com as notas.

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Venda bruta ou repasse líquido: o que é receita

A receita da loja é o valor da venda, registrado na nota fiscal, e não o valor líquido do repasse. A comissão e as tarifas do canal são despesas da loja. Essa separação é o que mais muda o imposto de quem concilia mal.

Se a empresa do Simples optou pelo regime de caixa (art. 18, § 3º), a receita do mês é a recebida, e o relatório de repasses vira peça central do fechamento. O tratamento da taxa como custo, e se ela gera crédito, está em Taxa do marketplace gera crédito de imposto? A resposta por regime, até 2026 e a partir de 2027.

Uma planilha que funciona para vários canais

| Coluna | O que registrar |

|---|---|

| Canal | Nome do marketplace ou da loja própria |

| Pedido | Número do pedido no canal |

| Nota | Número e data da nota fiscal |

| Bruto | Valor da venda na nota |

| Taxas | Comissão e tarifas descontadas |

| Frete | Frete cobrado e frete pago |

| Estornos | Cancelamentos, devoluções e chargebacks |

| Líquido | Valor creditado pelo canal |

| Data do repasse | Quando o dinheiro ficou disponível |

Quem vende muito volume ganha com um integrador que já leva o número do pedido para a nota. Os critérios de escolha estão em Integrador de nota fiscal para e-commerce como escolher: 8 critérios antes de assinar, e o emissor é tema de Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Particularidades de cada canal

Cada marketplace tem nomes diferentes para as mesmas tarifas e regras próprias, que mudam com frequência. Leia o glossário do relatório financeiro de cada canal no painel do vendedor e anote a correspondência com as colunas da sua planilha. Um exemplo de canal detalhado está em Como contabilizar vendas no Magalu marketplace passo a passo.

Erros que mais aparecem

Lançar o repasse líquido como receita.
Esquecer pedidos cancelados depois da nota emitida.
Misturar no mesmo mês repasses de vendas de meses diferentes sem controle.
Não conferir o saldo retido no canal por disputa ou reclamação.
Deixar a conta digital do marketplace fora do fechamento bancário.

Para quem vive de marketplace, o perfil completo está em Contabilidade para marketplace: receita, taxa, nota e DIFAL.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de loja virtual estão em E commerce.

Perguntas frequentes

Com que frequência devo conciliar?+

O mínimo é uma vez por mês, antes de fechar o imposto. Lojas com muito volume ganham conciliando por semana, porque os estornos aparecem mais cedo e a cobrança ao canal fica mais fácil.

O valor que cai na conta é o meu faturamento?+

Não. O faturamento é o valor das vendas nas notas fiscais. O que cai na conta é o líquido, depois das taxas, fretes e estornos.

Preciso de nota fiscal para cada pedido de marketplace?+

A venda de mercadoria pela empresa exige o documento fiscal da operação. A conciliação mostra pedido sem nota, que é um risco fiscal a resolver no mesmo mês.

Dinheiro parado na conta do marketplace entra no balanço?+

Entra como valor a receber ou como saldo disponível no canal, conforme a situação. Ele é da empresa, mesmo antes do saque.

Posso conciliar só pelo extrato bancário?+

Não com segurança. O extrato mostra valores líquidos misturados. Sem os relatórios do canal, a loja não enxerga taxas, estornos e pedidos pendentes de pagamento.

Como conciliar vendas de vários marketplaces: passo a passo para fechar o mês