Conciliação financeira de e-commerce passo a passo, do pedido ao extrato

A conciliação financeira de e-commerce passo a passo cruza quatro registros de cada venda: o pedido na plataforma, a nota fiscal, o repasse do gateway ou do marketplace e o crédito no extrato bancário. Quando os quatro batem, o faturamento declarado é o que entrou de fato; quando não batem, a diferença mostra taxa esquecida, estorno, devolução ou venda sem nota.

Por que a loja virtual precisa conciliar toda semana

Na loja física, a venda entra no caixa e acabou. No e-commerce, entre o clique do cliente e o dinheiro na conta passam vários intermediários: a plataforma da loja, o gateway, a adquirente, o marketplace, a transportadora. Cada um desconta algo e repassa em datas diferentes.

Sem conciliação, três problemas aparecem juntos. O lucro parece maior do que é, porque as taxas não foram lançadas. O imposto pode ser calculado sobre valor errado. E as informações que intermediários de pagamento enviam aos fiscos podem não bater com as suas notas, o que é tema de Notas emitidas e faturamento declarado não batem malha: riscos e como corrigir e de DIMP o que é e como afeta o infoprodutor que vende online.

O que você precisa ter em mãos antes de começar

• Relatório de pedidos da plataforma da loja, com número do pedido, data, valor e status.
• Relatório de notas fiscais emitidas e canceladas no período.
• Extrato de recebíveis de cada gateway e de cada marketplace, com taxas, parcelas e datas previstas.
• Extrato bancário de todas as contas que recebem repasses.
• Lista de devoluções, trocas e chargebacks do período.

Se a loja vende em vários canais, comece por um só e depois replique. O cruzamento entre canais tem página própria em Como conciliar vendas de vários marketplaces: passo a passo para fechar o mês.

Conciliação financeira de e-commerce passo a passo

1. Pedido contra nota fiscal

Cada pedido aprovado precisa de uma nota. Ordene os dois relatórios pelo número do pedido e marque os que não têm par. Pedido sem nota é risco fiscal; nota sem pedido costuma ser teste, duplicidade ou cancelamento que não foi feito.

2. Pedido contra recebível

Em seguida, ligue cada pedido ao lançamento no extrato do gateway ou do marketplace. Aqui aparece o valor bruto, a taxa descontada e o líquido a receber. Venda parcelada vira várias linhas, e a conciliação acompanha parcela por parcela.

3. Recebível contra extrato bancário

O repasse cai na conta em lote, somando muitas vendas. Confira se o total do lote informado pelo intermediário é o mesmo que entrou no banco, na data prevista. Diferença aqui costuma ser antecipação de recebíveis com taxa extra ou bloqueio por disputa.

4. Taxas e tarifas

Some tudo o que foi descontado: tarifa por transação, percentual do meio de pagamento, comissão do marketplace, taxa de antecipação, frete cobrado pelo canal. Cada tipo precisa de conta própria na contabilidade. Como registrar a tarifa do gateway está em Taxa do gateway de pagamento como contabilizar sem reduzir a receita errado.

5. Estornos, devoluções e chargebacks

Para cada valor negativo no extrato do intermediário, ache o pedido e a nota correspondente. Devolução de mercadoria pede nota de devolução ou de entrada; chargeback sem devolução física é perda, não devolução. Misturar os dois distorce o estoque e o imposto.

6. Fechamento do período

Monte o resumo: vendas brutas pelas notas, taxas, estornos, valores a receber e o que entrou no banco. A soma tem de fechar. Diferença sem explicação fica anotada com responsável e prazo para resolver, e entra como primeiro item da conciliação seguinte.

O papel do gateway e do subadquirente

Nem todo intermediário trabalha igual. O gateway só passa a transação; o subadquirente recebe o dinheiro em nome da loja e repassa depois, com regras próprias de prazo e de retenção por risco. Isso muda a forma de conciliar, e a diferença está explicada em Gateway de pagamento ou subadquirente qual a diferença para a empresa.

A plataforma da loja também pesa. Cada uma exporta relatórios em formatos diferentes e integra de jeito diferente com emissor de nota e banco. A comparação está em Shopify Nuvemshop ou WooCommerce o que muda na contabilidade da loja.

Erros que mais aparecem na conciliação

• Lançar só o líquido recebido como receita. A receita é o valor bruto da venda; a taxa é despesa. Lançar o líquido esconde custo e pode reduzir indevidamente a base de impostos.
• Ignorar parcelas futuras. A venda parcelada no cartão é receita da data da venda, mas o dinheiro chega aos poucos. O saldo a receber precisa aparecer no balanço.
• Esquecer contas digitais. Repasse que cai em conta de pagamento fora do banco principal some do controle.
• Não registrar o frete. Frete cobrado do cliente e frete pago à transportadora são lançamentos diferentes.
• Conciliar só no fim do ano. Doze meses de divergência viram um trabalho de arqueologia, e algumas devoluções nem são mais rastreáveis.

Com que frequência fazer

O mínimo razoável é semanal para o cruzamento pedido, nota e recebível, e mensal para o fechamento com o extrato. Lojas com alto volume costumam conciliar todo dia, de forma automática, e revisar à mão só as exceções.

A apuração dos impostos federais é feita por período, mensal ou trimestral conforme o tributo e o regime, e depende de um faturamento conferido. Conciliar antes de fechar cada período evita retificar declarações depois.

Mais conteúdo para lojistas está em Contabilidade para e-commerce: o que a sua loja precisa acertar.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Outras dúvidas de lojas virtuais estão em E commerce.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, Lei 9.430/1996 (base da apuração federal por período) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9430.htm