Planilha de fluxo de caixa: colunas e como usar

Uma planilha de fluxo de caixa funciona com sete colunas: data, descrição, categoria, entrada, saída, saldo e uma marcação de previsto ou realizado. Preenchida toda semana e conferida com o extrato, ela mostra ao dono quanto dinheiro terá nas próximas semanas e para onde ele está indo.

Isto é para quem ainda controla o caixa pela memória ou pelo aplicativo do banco. O extrato mostra o passado; a planilha mostra também o que vem pela frente, e é isso que permite negociar um prazo ou adiar uma compra antes que o saldo fique negativo.

As sete colunas da planilha de fluxo de caixa

Cada linha da planilha é um movimento de dinheiro. As colunas que não podem faltar:

Data: o dia em que o dinheiro entra ou sai, e não o dia da venda ou da nota.
Descrição: quem pagou ou quem recebeu e o motivo, em poucas palavras.
Categoria: o grupo do movimento, como vendas, compras, folha, impostos.
Entrada: o valor que entrou, em branco quando for saída.
Saída: o valor que saiu, em branco quando for entrada.
Saldo: o saldo anterior, mais a entrada, menos a saída.
Previsto ou realizado: se o movimento ainda vai acontecer ou já aconteceu.

A coluna de saldo é uma fórmula simples, repetida linha a linha. Se ela for digitada à mão, cedo ou tarde erra.

Um exemplo preenchido

Um exemplo hipotético de uma pequena empresa que começou março com R$ 15.000 na conta:

|---|---|---|---|---|---|---|

| 02/03 | Recebimento do cliente A | Vendas | R$ 8.000 | | R$ 23.000 | realizado |

| 05/03 | Aluguel da loja | Despesas fixas | | R$ 4.500 | R$ 18.500 | realizado |

| 10/03 | Fornecedor B | Compras | | R$ 6.200 | R$ 12.300 | realizado |

| 15/03 | Recebimento do cliente C | Vendas | R$ 5.300 | | R$ 17.600 | previsto |

| 20/03 | Imposto do mês | Impostos | | R$ 2.100 | R$ 15.500 | previsto |

As três primeiras linhas já aconteceram e batem com o extrato. As duas últimas são previsão. Se o cliente C atrasar, o saldo do dia 20 cai para R$ 10.200, e a planilha avisa isso com antecedência.

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Como criar as categorias

Categoria demais atrapalha; de menos, esconde. Para a maioria das pequenas empresas, dois blocos resolvem.

Entradas:

vendas e serviços recebidos;
empréstimos recebidos;
aporte dos sócios;
outras entradas, como rendimento de aplicação.

Saídas:

compras e fornecedores;
folha, encargos e pró-labore;
impostos;
despesas fixas, como aluguel, energia e sistemas;
despesas variáveis, como frete e comissão;
retirada de lucros;
parcelas de empréstimos e investimentos.

Retirada de lucros tem categoria própria e não entra como despesa; o pró-labore, que paga o trabalho do sócio, fica na categoria de folha. Por que isso importa está em Misturar conta PF e PJ: por que dá problema e como separar as contas da empresa e do sócio. Despesa que o colaborador pagou e a empresa vai devolver tem controle próprio, explicado em Planilha de reembolso: o modelo que a sua empresa precisa ter.

Como preencher a planilha de fluxo de caixa toda semana

A planilha só serve se estiver em dia. Uma rotina semanal curta mantém tudo confiável:

Lance os movimentos realizados da semana, conferindo com o extrato de cada conta.
Troque de "previsto" para "realizado" o que aconteceu, corrigindo o valor se mudou.
Lance as novas previsões: vendas a prazo, boletos recebidos, parcelas, folha, impostos.
Olhe o saldo previsto das próximas semanas e marque qualquer dia em que ele fique negativo.
Decida o que fazer com antecedência: cobrar, negociar prazo, adiar compra.

Conferir o saldo da planilha com o extrato é a conciliação, explicada em Conciliação bancária: o que é, como fazer e os erros que ela encontra. Como projetar semanas e meses à frente, e por que o caixa é diferente do resultado contábil, está no guia de Fluxo de caixa: como montar, projetar as semanas e não confundir com lucro.

Os erros mais comuns na planilha

A planilha costuma falhar pelos mesmos motivos:

lançar a venda na data da nota, e não na data em que o dinheiro entra;
esquecer tarifas bancárias, taxas de cartão e pequenas saídas;
misturar gastos pessoais do sócio com os da empresa;
lançar só uma das contas bancárias quando a empresa tem várias;
deixar as previsões antigas sem atualizar;
apagar a diferença com o extrato em vez de procurar a causa.

A planilha substitui a contabilidade?

Não. A planilha é ferramenta de gestão do dono. A contabilidade registra tudo pelas regras contábeis e é dela que saem o balanço e a demonstração do resultado.

No Simples Nacional, a empresa sem escrituração contábil precisa manter o livro Caixa, com toda a movimentação financeira e bancária (LC 123, art. 26, §2º; Resolução CGSN 140, art. 63, I). A planilha pode ajudar a organizar os dados, mas a obrigação é outra; a diferença está em Livro caixa no Simples Nacional ou escrituração contábil: o que cada um resolve.

Como a WJR ajuda a organizar o fluxo de caixa

Uma planilha útil depende de rotina: quem lança, em que dia, quem confere com o extrato e quem decide quando o saldo aperta. Desenhar e documentar essa rotina é assunto da BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa da WJR.

O contato é pelo grupo de WhatsApp da empresa com o time especializado, por e-mail e pelo portal do cliente, presencial ou online. O primeiro passo pode ser o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso. Mais guias de gestão estão em Bpo e processos.

Perguntas frequentes

A planilha de fluxo de caixa precisa ser diária?+

Não. Para a maioria das pequenas empresas, a atualização semanal basta. Empresa com muitos recebimentos e pagamentos por dia pode precisar de uma frequência maior.

Devo lançar a venda na data da nota ou do recebimento?+

Na data do recebimento. O fluxo de caixa registra o dinheiro. A data da venda importa para a contabilidade e para o resultado, que são outra conta.

Retirada de lucros do sócio entra como despesa?+

Não. Lucro distribuído não é custo do negócio e fica numa categoria própria. O pró-labore é diferente: paga o trabalho do sócio e entra na categoria de folha, encargos e pró-labore.

A planilha substitui o livro Caixa do Simples?+

Não automaticamente. O livro Caixa exigido do optante sem escrituração contábil precisa ter toda a movimentação financeira e bancária. A planilha ajuda a organizar, mas não troca a obrigação.

Planilha ou sistema?+

Planilha resolve no começo. Com várias contas, muitos lançamentos ou mais de uma pessoa lançando, um sistema de gestão reduz erro de fórmula e de digitação. Para organizar a rotina que mantém a planilha de fluxo de caixa em dia, conheça a consultoria de processos internos da WJR em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Planilha de fluxo de caixa: as colunas certas e como preencher sem erro