Transferir escritório de advocacia para outro estado

Para transferir escritório de advocacia para outro estado, a sociedade altera o ato constitutivo para a nova sede junto à OAB, atualiza o CNPJ, abre a inscrição no novo município e encerra a do antigo. Os sócios que mudam de domicílio profissional transferem a inscrição na OAB, e o ISS passa a ser devido ao novo município.

Transferir escritório de advocacia para outro estado ou abrir filial?

Antes de mudar tudo, decida qual dos dois movimentos é o seu:

Transferência: a sede sai do estado de origem e vai para o novo estado. O escritório deixa de existir no endereço antigo.
Filial: a sede continua onde está e o escritório abre uma unidade no outro estado.

Esta página trata da transferência. A filial tem regras próprias no Estatuto da Advocacia, art. 15, § 5º, e está explicada em Escritório de advocacia filial em outro estado: OAB, CNPJ e ISS. Mudança de endereço dentro da mesma cidade está em Mudança de endereço do escritório de advocacia: checklist do contrato à nota fiscal.

O que o Estatuto diz sobre sede e inscrição

O Estatuto (Lei 8.906/1994) tem três regras que guiam a mudança:

A sociedade nasce na seccional da sede. O art. 15, § 1º, diz que a sociedade de advogados e a sociedade unipessoal adquirem personalidade jurídica com o registro aprovado dos atos constitutivos no Conselho Seccional em cuja base territorial tiver sede.
O advogado se inscreve onde tem domicílio profissional. O art. 10 diz que a inscrição principal é feita no Conselho Seccional do território onde o advogado pretende estabelecer o domicílio profissional, que é a sede principal da atividade (§ 1º).
Mudou de estado, transfere a inscrição. O § 3º do art. 10 manda o advogado que muda efetivamente o domicílio profissional para outra unidade federativa requerer a transferência da inscrição para o Conselho Seccional correspondente.

Se o advogado continuar atuando com habitualidade no estado antigo, o § 2º do art. 10 exige inscrição suplementar, considerando habitualidade a intervenção judicial em mais de cinco causas por ano.

Os procedimentos e documentos de cada seccional variam. Consulte as seccionais de origem e de destino antes de marcar a data da mudança.

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A ordem dos passos

1. Planeje a data de corte

Escolha o primeiro dia de um mês para a nova sede. Isso facilita separar notas, ISS e folha entre os dois municípios.

2. Faça a alteração do ato constitutivo

A alteração de sede passa pela OAB, com as exigências das seccionais envolvidas. Confirme com elas como a alteração é registrada antes de operar no novo endereço.

3. Transfira as inscrições dos sócios

Cada sócio que muda o domicílio profissional pede a transferência (art. 10, § 3º). Quem continua atuando no estado antigo avalia a suplementar.

4. Atualize o CNPJ

Com a alteração registrada, a Receita é informada do novo endereço. O CNPJ é o mesmo, porque a sociedade é a mesma.

5. Abra a inscrição no novo município

É ela que permite emitir nota de serviço e recolher o ISS no novo endereço.

6. Encerre a inscrição no município antigo

Antes de encerrar, confira se não há ISS em aberto, notas pendentes ou declarações municipais em atraso. Pendência no município antigo trava a certidão.

7. Atualize bancos, clientes e contratos

Contratos de honorários, procurações e cadastros de clientes PJ precisam do novo endereço, porque a retenção e o ISS consideram onde está o prestador.

O que muda nos impostos

ISS. A LC 116/2003, art. 3º, diz que o serviço se considera prestado e o imposto devido no local do estabelecimento prestador, salvo as exceções dos incisos. A advocacia (item 17.14 da lista) segue a regra geral. Com a mudança, o ISS passa ao novo município, com a alíquota e as regras dele. O tema está em ISS advocacia município do tomador ou do prestador: onde o escritório paga.

Nota fiscal. A nota passa a sair pelo sistema do novo município ou pelo emissor do padrão nacional, conforme o calendário de cada prefeitura. Veja Escritório de advocacia NFS-e nacional emissão: o que muda e como emitir e NFS-e nacional: o que é o padrão nacional da nota de serviço.

Simples Nacional. A mudança de estado não tira a sociedade do Simples. Mas o sublimite de ICMS e ISS do art. 13-A da LC 123/2006 (R$ 3,6 milhões) vale para o estabelecimento no novo estado também.

Tributos federais. IRPJ, CSLL, PIS, Cofins e DCTFWeb continuam no mesmo CNPJ, sem mudança de regime por causa do endereço.

Folha, empregados e documentos

Se há empregados, a mudança de local de trabalho precisa ser tratada com cuidado: transferência com mudança de domicílio tem regras trabalhistas próprias. Empregados que ficam no estado antigo podem ser desligados ou mantidos em uma filial.

Guarde no novo endereço os livros, contratos e documentos fiscais dos últimos anos. O fisco do município antigo pode fiscalizar períodos anteriores à mudança.

O que conferir na contabilidade no mês da mudança

O mês da transferência é o mais sujeito a erro, porque o escritório tem receitas e despesas nos dois endereços. Três conferências evitam retrabalho:

Notas do mês dividido. Separe as notas emitidas antes e depois da data de corte. As anteriores ficam com o ISS do município antigo; as posteriores, com o novo.

Despesas de mudança. Frete, instalação e depósitos de aluguel do novo imóvel são lançados com documento em nome da sociedade. Caução de aluguel não é despesa: é valor a recuperar no fim do contrato.

Cadastros nos sistemas. Emissor de notas, banco, eSocial e certificado digital precisam refletir o novo endereço. Um cadastro esquecido gera guia com município errado.

Regularidade antes e depois

Quem vai mudar deve tirar certidões negativas antes e depois da transferência. Antes, para mostrar que saiu sem pendência. Depois, para provar a regularidade no novo endereço. A relação entre regularidade fiscal e OAB está em Sociedade de advogados regularidade fiscal e OAB: o que cada lado cobra.

Quem conduz cada etapa da alteração de sede: depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz.

Como a WJR ajuda

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Perguntas frequentes

A sociedade muda de CNPJ quando muda de estado?+

Não. O CNPJ é da sociedade, que continua a mesma; muda o endereço da sede no cadastro.

Posso emitir nota pelo município antigo depois da mudança?+

Depois da data de corte, o estabelecimento prestador é o novo. Notas emitidas pelo endereço antigo geram ISS no lugar errado.

Preciso transferir minha inscrição na OAB?+

O art. 10, § 3º, do Estatuto exige a transferência quando há mudança efetiva de domicílio profissional para outra unidade federativa.

Posso manter clientes no estado antigo?+

Pode. Se a atuação judicial lá for habitual, acima de cinco causas por ano, o art. 10, § 2º, exige inscrição suplementar.

A mudança afeta o Simples Nacional?+

Não tira a empresa do regime. O ISS passa para o novo município e o sublimite de ICMS e ISS continua valendo.

Transferir escritório de advocacia para outro estado: OAB, CNPJ, ISS e contabilidade