Software jurídico assinatura despesa do escritório: quando reduz o imposto e quando não reduz

Sim, software jurídico assinatura despesa do escritório andam juntos: sistema de gestão de processos, pesquisa de jurisprudência, assinatura eletrônica e armazenamento em nuvem são despesas da atividade e devem ser pagos e registrados na empresa. Elas só reduzem o imposto, porém, no Lucro Real ou no livro-caixa do advogado autônomo; no Simples e no Lucro Presumido, o imposto incide sobre a receita.

Isso não tira a importância do registro correto. A despesa bem lançada mostra o lucro real do escritório, sustenta a distribuição aos sócios e prepara a empresa para a reforma tributária.

Que despesas de tecnologia entram nesta conta

As mais comuns em escritórios de advocacia são:

• Software de gestão de processos, prazos e intimações.
• Assinatura de pesquisa de jurisprudência e doutrina.
• Plataforma de assinatura eletrônica e certificado digital.
• Armazenamento em nuvem e backup.
• Pacote de escritório, e-mail profissional e ferramentas de videoconferência.
• Sistema financeiro e de emissão de notas.

Todas têm em comum o uso direto na atividade. É esse vínculo que decide se a despesa é da empresa.

Software jurídico assinatura despesa do escritório no Lucro Real

No Lucro Real, o imposto de renda e a CSLL incidem sobre o lucro, e as despesas entram na conta. A Lei 4.506/1964, art. 47, define como operacionais as despesas necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora.

O § 1º considera necessárias as despesas pagas ou incorridas para realizar as operações exigidas pela atividade, e o § 2º exige que sejam usuais ou normais no tipo de atividade. Software jurídico em escritório de advocacia passa com facilidade nesses dois testes. A lista geral do que entra e do que não entra está em Despesas dedutíveis e indedutíveis no Lucro Real: o que a lei aceita.

Quando o escritório compra uma licença para usar por vários anos, em vez de pagar mensalidade, o valor pode ter de ser registrado como ativo e lançado ao longo do tempo. O contador define o tratamento conforme o contrato.

No Simples Nacional e no Lucro Presumido

Nesses regimes, o imposto é calculado sobre a receita bruta, com alíquota do anexo ou percentual de presunção. Gastar mais com software não diminui o DAS nem os DARFs do Presumido.

A despesa, mesmo assim, deve estar na contabilidade da empresa, com nota fiscal ou fatura em nome do CNPJ. Ela reduz o lucro contábil e entra na conta do que pode ser distribuído aos sócios. O caso do Presumido está em Custos de escritório de advocacia no lucro presumido o que muda no imposto e no lucro.

Advogado autônomo: o livro-caixa

O advogado que atua como pessoa física pode deduzir, da receita do trabalho não assalariado, as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora (Lei 8.134/1990, art. 6º, III). Assinatura de software usada na atividade se encaixa nesse conceito.

Há limites. O § 1º do mesmo artigo exclui do livro-caixa as quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos e as despesas de arrendamento. E o § 2º exige que receitas e despesas sejam comprovadas com documentação idônea, escrituradas em livro-caixa. Outras despesas do autônomo estão em Despesas que advogado pode deduzir no imposto de renda: checklist do autônomo.

Cuidados para a despesa ser aceita

A despesa precisa estar no nome certo e ter relação com a atividade. Os erros mais comuns são:

• Assinatura no cartão pessoal do sócio, sem reembolso documentado.
• Fatura em nome da pessoa física quando quem usa é a sociedade.
• Ferramenta de uso misto, como streaming ou assinatura familiar, lançada como despesa.
• Fatura estrangeira sem comprovante de câmbio e de pagamento.

Ferramenta usada em casa, no home office, segue a mesma lógica, com o cuidado de separar uso pessoal e profissional, como explicado em Advogado home office deduz despesas imposto de renda: o que entra no livro-caixa.

Software estrangeiro

Muitas ferramentas são cobradas em dólar por empresas do exterior. O pagamento ao exterior por serviço ou licença pode ter tributos próprios, conforme a natureza do contrato. Antes de assinar uma ferramenta cara do exterior, peça ao contador que confira o tratamento.

E na reforma tributária?

Com o IBS e a CBS, a lógica de crédito muda para quem estiver no regime regular. O efeito para escritórios no Simples e fora dele está em IBS e CBS escritório de advocacia Simples Nacional crédito: o que o cliente aproveita. Guardar as notas de software em nome do CNPJ desde já facilita qualquer aproveitamento futuro.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Despesas dedutíveis e indedutíveis no Lucro Real: o que a lei aceita.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Lei 4.506/1964, art. 47 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4506.htm; Planalto, Lei 8.134/1990, art. 6º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8134.htm