Certidões negativas do escritório de advocacia

Entre as certidões negativas escritório de advocacia manter em dia significa cuidar de cinco: a federal da Receita e da PGFN, a trabalhista CNDT, o certificado de regularidade do FGTS, a estadual, quando houver inscrição, e a municipal de tributos. A federal e a CNDT valem 180 dias, e cada uma tem um caminho próprio de emissão e de regularização.

Por que o escritório precisa de certidões válidas

Empresas e órgãos públicos pedem certidões para contratar, cadastrar fornecedor e liberar pagamento. Escritório que atende departamentos jurídicos de empresas ou participa de licitação é cobrado por elas com frequência. Certidão vencida no dia do pedido atrasa contrato e honorário.

O CTN, art. 205, prevê a certidão negativa como prova de quitação de tributos quando a lei exigir. O art. 206 dá os mesmos efeitos à certidão que mostra créditos não vencidos, em cobrança executiva com penhora ou com exigibilidade suspensa. É a chamada positiva com efeitos de negativa.

Certidões negativas escritório de advocacia manter: o checklist

1. Certidão federal da Receita e da PGFN

A página do serviço no gov.br explica que a certidão de regularidade fiscal comprova a situação perante a Receita Federal e a PGFN, inclusive contribuições previdenciárias, e informa validade de 180 dias. Ela pode ser negativa, positiva com efeitos de negativa, por exemplo com parcelamento, ou positiva. O passo a passo está em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras.

2. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, CNDT

A CLT, art. 642-A, instituiu a CNDT, expedida gratuita e eletronicamente para comprovar a inexistência de débitos inadimplidos na Justiça do Trabalho. O § 4º fixa a validade em 180 dias da emissão, e o § 3º diz que ela certifica a empresa em todos os estabelecimentos e filiais.

3. Certificado de Regularidade do FGTS

Emitido pela Caixa para empregadores. A validade vem impressa no certificado; confira a data a cada emissão. Escritório com empregados precisa dele em contratos públicos e em muitos cadastros privados.

4. Certidão estadual, quando houver inscrição

Em São Paulo, desde 14/10/2026 vale a Certidão Única de Débitos Sefaz/PGE, emitida pelo sistema SIDEB com login gov.br nível prata ou superior. Segundo a SEFAZ-SP, ela reúne débitos tributários estaduais e inscrições em dívida ativa e, para pessoa jurídica, é emitida pelo CNPJ base, cobrindo matriz e filiais. Escritório sem inscrição estadual pode ser solicitado a apresentá-la mesmo assim, como prova de inexistência de débitos.

5. Certidão municipal de tributos mobiliários

Emitida pela prefeitura onde o escritório tem inscrição. Ela trata dos tributos ligados à inscrição municipal, como o ISS. Com filial em outra cidade, há uma certidão por município.

6. Certidão da Seccional da OAB

Contratantes às vezes pedem a certidão de regularidade da sociedade de advogados ou dos sócios na Seccional. As regras e a emissão são da Seccional de cada estado.

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7. Monte um calendário de validade

Uma planilha com a certidão, a data de emissão, a validade e o responsável. Renove com antecedência de algumas semanas, não no dia em que o cliente pede.

8. Consulte a situação antes de emitir

A Receita orienta consultar a situação fiscal quando a certidão não sai, para ver as pendências. Na SEFAZ-SP, o SIDEB tem o Relatório de Pendências Fiscais. Consultar antes evita surpresa.

9. Trate a pendência pela raiz

Pagamento não reconhecido, declaração não entregue ou débito antigo são as causas mais comuns. Se o débito é real e alto, o parcelamento costuma levar à positiva com efeitos de negativa; veja Parcelamento na Receita Federal: como parcelar impostos federais.

10. Acompanhe a dívida ativa

Débito inscrito em dívida ativa impede a certidão negativa enquanto não é pago, parcelado ou suspenso. Os caminhos estão em Dívida ativa: o que é e o que fazer quando a empresa é inscrita.

11. Guarde as certidões emitidas

Uma pasta com o PDF de cada certidão e o código de autenticidade. O contratante pode pedir de novo, e a validação é feita pelo código.

12. Revise após cada mudança societária

Entrada ou saída de sócio, mudança de endereço e abertura de filial mexem em cadastros e podem travar a emissão até tudo bater.

O que fazer se a certidão sair positiva

Primeiro, leia o motivo no relatório de pendências do órgão. Depois:

se for erro de cadastro ou pagamento, peça a correção pelo canal indicado;
se for débito real, pague ou parcele, conforme o valor;
se o débito estiver em discussão com exigibilidade suspensa, a certidão pode sair positiva com efeitos de negativa, pelo CTN, art. 206.

Na SEFAZ-SP, a página da Certidão Única informa que, regularizada a pendência, a certidão pode ser emitida em até dois dias.

Certidões e contratos com o poder público

Quem vende serviço ao governo precisa da regularidade em todas as esferas. A relação entre Simples e contratos públicos está em Simples Nacional em licitação: a preferência da ME e da EPP e o que o órgão retém, e a certidão previdenciária específica em CND previdenciária do INSS quando pedir e como emitir pela certidão conjunta. O compliance completo do escritório está em Compliance fiscal escritório de advocacia checklist: 21 itens em 3 blocos.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de advocacia estão em Advogados.

Perguntas frequentes

Certidão positiva com efeitos de negativa serve para contratar?+

Serve. O CTN, art. 206, dá a ela os mesmos efeitos da negativa quando há créditos não vencidos, em execução com penhora ou com exigibilidade suspensa.

Quanto tempo vale a CNDT?+

180 dias contados da emissão, pela CLT, art. 642-A, § 4º. Ela é gratuita, eletrônica e cobre todos os estabelecimentos da empresa.

Escritório sem inscrição estadual precisa de certidão estadual?+

Não tem débitos de ICMS, mas o contratante pode pedir a certidão estadual como prova de inexistência de débitos. Em São Paulo, ela é a Certidão Única de Débitos Sefaz/PGE.

Parcelamento libera a certidão federal?+

Em regra, o parcelamento em dia suspende a exigibilidade e permite a positiva com efeitos de negativa. A página do gov.br cita o parcelamento como exemplo desse tipo de certidão.

A certidão federal inclui o INSS?+

Sim. Segundo a Receita, a certidão conjunta abrange débitos tributários federais e a Dívida Ativa da União, inclusive contribuições previdenciárias.

Certidões negativas escritório de advocacia manter em dia: checklist com validade e onde emitir