Nota fiscal rejeitada: o que fazer, passo a passo

Nota fiscal rejeitada, o que fazer: ler o código e a mensagem do retorno da SEFAZ, corrigir o dado apontado e transmitir a nota de novo. A NF-e rejeitada não foi autorizada, não tem validade e não fica arquivada no fisco (Ajuste SINIEF 07/2005, cláusula sétima, § 2º); números que ficarem sem uso seguem a regra de inutilização do Ajuste SINIEF 07/2005.

Rejeição é um problema comum na emissão e, muitas vezes, vem de dado errado no cadastro. A seguir, os motivos previstos nas regras da NF-e e o roteiro para resolver.

Por que a nota fiscal é rejeitada?

A cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/2005 lista as hipóteses de rejeição do arquivo da NF-e:

falha na recepção ou no processamento do arquivo;
falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, como problema no certificado;
remetente não credenciado para emissão da NF-e;
duplicidade de número da NF-e;
falha na leitura do número da NF-e;
outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo;
irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário, este último a critério de cada estado.

As duas últimas hipóteses de irregularidade fiscal foram incluídas pelo Ajuste SINIEF 43/2023, com efeitos a partir de 01/08/2024. Antes, esses casos geravam a nota "denegada", explicada em O que é nota fiscal denegada e o que mudou desde agosto de 2024.

Nota fiscal rejeitada, o que fazer em cada caso?

Falha de preenchimento ou leiaute

É o caso mais frequente: NCM inválido, CFOP incompatível com o destino, CST ou CSOSN errado, valores que não fecham, dados do destinatário incompletos. Corrija o campo indicado e transmita de novo. A classificação fiscal do produto está em NCM: o que é, onde consultar e como classificar o produto na nota.

Falha de autoria ou certificado

Certificado vencido, revogado ou que não pertence ao CNPJ emitente. Resolva o certificado antes de tentar de novo. Veja Certificado digital vencido: o que para, o que ainda funciona e como sair dessa.

Duplicidade de número

O número já foi usado em outra nota. Confira se a primeira nota foi autorizada; se foi, não reenvie: use o próximo número.

Falha de recepção ou processamento

Instabilidade do sistema. Aguarde e transmita de novo. Se a indisponibilidade durar, existem regras de emissão em contingência, explicadas em Nota fiscal em contingência: o que fazer quando a SEFAZ sai do ar.

Irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário

Problema cadastral: o ajuste considera irregular o contribuinte que, pela legislação do estado, esteja impedido de operar como contribuinte do ICMS (cláusula sétima, § 9º), no caso do emitente ou, conforme o estado, do destinatário. Regularize o cadastro ou confirme os dados do destinatário antes de emitir de novo.

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Posso reenviar a nota com o mesmo número?

A cláusula sétima, § 2º, diz que o arquivo rejeitado não é arquivado no fisco e permite nova transmissão nas hipóteses de falha de recepção, de autoria e de leitura do número. Nesses casos, o número pode ser usado na nova transmissão depois da correção.

Se a empresa acabar pulando números, a regra geral é inutilizar os que ficaram sem uso, conforme a cláusula décima quarta. A partir de 01/11/2026, o Ajuste SINIEF 40/2026 acrescentou o § 6º a essa cláusula: o pedido de inutilização não se aplica a São Paulo, ao Acre e à Bahia. O passo a passo está em Como inutilizar numeração de nota fiscal: prazo, passo a passo e a mudança em SP.

Nota rejeitada e mercadoria parada: o que fazer?

A mercadoria não pode sair com nota rejeitada, porque ela não tem validade. Se o caminhão está esperando, resolva a rejeição antes ou use os procedimentos de contingência quando o problema for do sistema. Rejeição por cadastro não se resolve com contingência.

Como evitar rejeições

Cadastro de produtos revisado: NCM, origem e tributação conferidos uma vez, com cuidado.
Cadastro de clientes completo: CNPJ, inscrição estadual e endereço atualizados.
Certificado em dia: controle a data de vencimento.
Emissor atualizado: as regras técnicas mudam, e versões antigas geram rejeições novas.

A comparação entre rejeição e denegação está em Nota fiscal rejeitada: os motivos da SEFAZ, o que corrigir e o fim da denegação.

Como a WJR ajuda

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Perguntas frequentes

Nota rejeitada tem validade?+

Não. A nota rejeitada não recebeu autorização de uso e não pode acompanhar mercadoria nem ser usada como documento fiscal.

Preciso cancelar a nota rejeitada?+

Não. Só se cancela nota autorizada. A rejeitada não foi autorizada e não fica arquivada no fisco (cláusula sétima, § 2º).

Irregularidade fiscal do destinatário gera rejeição?+

Desde 01/08/2024, sim, a critério de cada estado (cláusula sétima, I, "h", incluída pelo Ajuste SINIEF 43/2023).

O que faço com os números pulados?+

Em regra, são inutilizados (Ajuste SINIEF 07/2005, cláusula décima quarta). A partir de 01/11/2026, o pedido de inutilização não se aplica a São Paulo, ao Acre e à Bahia (Ajuste SINIEF 40/2026).

Rejeição por falha da SEFAZ resolve com contingência?+

Quando o problema é indisponibilidade do sistema, existem regras de contingência. Rejeição por dado errado ou cadastro irregular não se resolve com contingência.

Nota fiscal rejeitada, o que fazer: ler o motivo, corrigir e reenviar