Como inutilizar numeração de nota fiscal (NF-e)

Como inutilizar numeração de nota fiscal: o emitente envia o Pedido de Inutilização de Número da NF-e, assinado com certificado digital, até o 10º dia do mês seguinte à quebra de sequência (Ajuste SINIEF 07/2005, cláusula décima quarta). Atenção para São Paulo: pelo Ajuste SINIEF 40/2026, a partir de 01/11/2026 esse pedido não se aplica aos estados do Acre, da Bahia e de São Paulo.

A inutilização existe para explicar ao fisco por que um número da sequência ficou sem nota. A seguir, quando usar, como fazer e o que muda para quem emite em São Paulo.

Quando a numeração precisa ser inutilizada?

A NF-e tem numeração sequencial por série. Quando um número fica sem nota autorizada, a sequência quebra. Isso acontece, por exemplo:

quando o emissor pula um número por falha;
quando uma nota é rejeitada e a empresa emite a seguinte com outro número;
quando a NF-e não foi autorizada em situação de contingência.

A cláusula décima primeira-A do Ajuste SINIEF 07/2005 manda solicitar a inutilização da numeração das NF-e que não foram autorizadas, no caso de emissão em contingência. A rejeição e seus motivos estão em Nota fiscal rejeitada, o que fazer: ler o motivo, corrigir e reenviar, e a contingência em Nota fiscal em contingência: o que fazer quando a SEFAZ sai do ar.

Inutilizar é o mesmo que cancelar?

Não. Cancelamento é para nota que foi autorizada e cuja operação não aconteceu, dentro do prazo e das condições da cláusula décima segunda. Inutilização é para número que nunca virou nota autorizada. O cancelamento está em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou.

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Como inutilizar numeração de nota fiscal, passo a passo

Confirme o intervalo. Verifique no emissor quais números ficaram sem nota autorizada, por série.
Confirme que não há nota autorizada com aqueles números. Número que virou nota não é inutilizado.
Acesse a função de inutilização do emissor ou o serviço da SEFAZ do estado.
Informe série, número inicial, número final e justificativa.
Assine com certificado digital. O § 1º da cláusula décima quarta exige assinatura digital certificada por entidade credenciada na ICP-Brasil. Veja Certificado digital: o guia completo para quem tem empresa.
Guarde o protocolo. O § 3º prevê a cientificação do resultado por protocolo, com os números, a data e a hora do recebimento.

Qual é o prazo para inutilizar?

O caput da cláusula décima quarta fixa o prazo: até o 10º dia do mês subsequente, na eventualidade de quebra de sequência da numeração. Números pulados em um mês devem ser inutilizados até o dia 10 do mês seguinte.

Um detalhe técnico: o § 5º diz que a transmissão do arquivo da NF-e com aquele número implica o cancelamento do pedido de inutilização já cientificado. Ou seja, se a nota for autorizada depois, a inutilização deixa de valer.

O que muda em São Paulo a partir de 01/11/2026?

O Ajuste SINIEF 40/2026, de 04/09/2026, publicado em 14/09/2026, acrescentou o § 6º à cláusula décima quarta: o Pedido de Inutilização de Número da NF-e previsto no caput não se aplica aos estados do Acre, da Bahia e de São Paulo. O ajuste produz efeitos a partir do primeiro dia do segundo mês subsequente ao da publicação, ou seja, 01/11/2026.

Na prática, quem emite NF-e em São Paulo deixa de fazer o pedido de inutilização a partir de 01/11/2026. O texto do ajuste não detalha como ficam as quebras de sequência nesses estados, então vale confirmar com a SEFAZ do estado. Vale conferir com o emissor se a função foi ajustada e manter a numeração organizada. As regras gerais de numeração estão em Inutilizar numeração NF-e: quando pedir, o prazo e a diferença para o cancelamento.

Erros comuns na inutilização

Inutilizar um número que já tem nota autorizada.
Perder o prazo do dia 10 do mês seguinte, nos estados em que o pedido continua valendo.
Inutilizar a série errada.
Não guardar o protocolo.
Usar a inutilização no lugar do cancelamento.

Como a WJR ajuda

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Perguntas frequentes

Qual é o prazo para inutilizar numeração de NF-e?+

Até o 10º dia do mês seguinte à quebra de sequência (Ajuste SINIEF 07/2005, cláusula décima quarta). Em SP, AC e BA, o pedido deixa de se aplicar a partir de 01/11/2026.

Preciso de certificado digital para inutilizar?+

Sim. O pedido é assinado com certificado digital ICP-Brasil, com o CPF ou CNPJ do emitente (cláusula décima quarta, § 1º).

Posso inutilizar uma nota autorizada?+

Não. Nota autorizada é cancelada, dentro do prazo e das condições do ajuste. Inutilização é só para número sem nota autorizada.

E se eu emitir a nota depois de inutilizar o número?+

A transmissão da NF-e com aquele número implica o cancelamento do pedido de inutilização já cientificado (cláusula décima quarta, § 5º).

Em São Paulo é preciso inutilizar números?+

A partir de 01/11/2026, o pedido de inutilização da NF-e não se aplica a São Paulo, ao Acre e à Bahia (Ajuste SINIEF 40/2026). O ajuste não detalha como ficam as quebras de sequência nesses estados; confirme com a SEFAZ.

Como inutilizar numeração de nota fiscal: prazo, passo a passo e a mudança em SP