O que é nota fiscal denegada e o que mudou desde agosto de 2024

O que é nota fiscal denegada: era a NF-e que a SEFAZ recusava por irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário, que ficava arquivada com o status "Denegada a Autorização de Uso" e cujo número não podia ser reaproveitado. O Ajuste SINIEF 43/2023 acabou com a denegação a partir de 01/08/2024, e esses casos passaram a ser tratados como rejeição da NF-e.

Muita gente continua pesquisando o termo porque o sistema emissor, o cliente ou um texto antigo falam em "nota denegada". A seguir, como era, como ficou e o que fazer quando a nota é recusada por irregularidade cadastral.

O que é nota fiscal denegada, pela regra antiga?

As regras da NF-e estão no Ajuste SINIEF 07/2005, do CONFAZ. Na redação original, com efeitos até 31/07/2024, a cláusula sétima previa três resultados possíveis para a análise da nota pela SEFAZ:

1. rejeição, por falha no arquivo, no leiaute, na autoria ou por duplicidade de número;
2. denegação da Autorização de Uso, por irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário, este último a critério de cada estado;
3. autorização de uso.

Na denegação, o arquivo ficava guardado na administração tributária, identificado como "Denegada a Autorização de Uso" (§ 3º), e não era possível corrigir a irregularidade e pedir nova autorização com a mesma numeração (§ 4º). Ou seja, o número da nota era perdido.

O que mudou em 01/08/2024?

O Ajuste SINIEF 43/2023 alterou a cláusula sétima com efeitos a partir de 01/08/2024:

• revogou o inciso II, que tratava da denegação;
• revogou os §§ 3º e 4º, que tratavam do arquivo e da numeração da nota denegada;
• incluiu as alíneas "g" e "h" no inciso I, transformando a irregularidade fiscal do emitente e a do destinatário, esta a critério de cada estado, em hipóteses de rejeição.

Na prática, a NF-e não fica mais "denegada". Ela é rejeitada, e o arquivo rejeitado não é guardado na administração tributária (§ 2º da cláusula sétima).

Por que a nota é recusada por irregularidade fiscal?

O Ajuste SINIEF considera irregular a situação do contribuinte, emitente ou destinatário, que, pela legislação do estado, esteja impedido de praticar operações como contribuinte do ICMS (cláusula sétima, § 9º). Na prática, o problema costuma estar no cadastro:

• situação da inscrição estadual do emitente que impeça a emissão, conforme a regra do estado;
• situação cadastral do destinatário que o impeça de operar como contribuinte, quando o estado adota essa verificação.

Quando a irregularidade é do emitente, a empresa precisa regularizar o próprio cadastro antes de voltar a emitir. Quando é do destinatário, o caminho é conferir os dados do cliente e, se for o caso, pedir que ele regularize a situação.

O que é um CNPJ inapto e como resolver está em O que é CNPJ inapto e como regularizar: causas, efeitos e o caminho na Receita, e a inscrição estadual em Inscrição estadual: precisa ou não? Quem é obrigado em São Paulo.

O que fazer quando a nota é recusada por irregularidade?

O roteiro é:

1. Ler o código e a mensagem do retorno, para saber se o problema é do emitente ou do destinatário.
2. Consultar a situação cadastral na Receita e na SEFAZ do estado.
3. Regularizar ou corrigir os dados antes de nova emissão.
4. Cuidar da numeração. Se a sequência ficar com salto, a regra geral é inutilizar os números não usados (cláusula décima quarta do mesmo ajuste), o que deixa de se aplicar em São Paulo, no Acre e na Bahia a partir de 01/11/2026 (Ajuste SINIEF 40/2026). Veja Como inutilizar numeração de nota fiscal: prazo, passo a passo e a mudança em SP.

O passo a passo para as demais rejeições está em Nota fiscal rejeitada, o que fazer: ler o motivo, corrigir e reenviar. A comparação entre os dois conceitos está em Nota fiscal rejeitada: os motivos da SEFAZ, o que corrigir e o fim da denegação.

E as notas denegadas antes de 01/08/2024?

Seguem sendo notas que não tiveram autorização de uso, e os números delas ficaram consumidos pela regra da época. Se a empresa tem notas antigas nessa situação, vale conferir se a escrituração do período tratou esses números corretamente.

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Perguntas frequentes

Fontes: CONFAZ, Ajuste SINIEF 07/2005, cláusula sétima (com as alterações do Ajuste SINIEF 43/2023) https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2005/AJ007_05, CONFAZ, Ajuste SINIEF 40/2026 https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2026/AJ040_26