Como fazer a prestação de contas da empresa: aos sócios, ao fisco e a quem financia

Como fazer a prestação de contas da empresa? O administrador mostra aos sócios, todo ano, o que fez com o dinheiro: apresenta o inventário, o balanço patrimonial e o resultado econômico do exercício e responde às perguntas. Na sociedade limitada isso acontece em assembleia ou reunião de sócios, que a lei manda realizar nos quatro meses seguintes ao fim do exercício social.

A expressão também vale para o fisco, que recebe as contas por meio das declarações, e para banco ou investidor, que pedem demonstrações. Esta página separa cada destinatário. As respostas rápidas do site estão em Perguntas.

Como fazer a prestação de contas da empresa aos sócios?

A base está no Código Civil. Os administradores são obrigados a prestar aos sócios contas justificadas de sua administração e a apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico (art. 1.020, para a sociedade simples). Na limitada, que nas omissões segue as normas da sociedade simples (art. 1.053), ao fim de cada exercício se elabora o inventário, o balanço patrimonial e o de resultado econômico (art. 1.065).

Na prática, o caminho é este:

1. fechar a contabilidade do ano com o contador;
2. elaborar balanço patrimonial e demonstração do resultado;
3. enviar os documentos por escrito aos sócios que não administram;
4. realizar a assembleia ou reunião e votar a aprovação;
5. registrar a decisão em ata e arquivá-la com os documentos.

Qual é o prazo da assembleia anual?

A assembleia dos sócios deve ocorrer ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, para tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico (art. 1.078). Se o exercício coincide com o ano civil, o prazo vai até o fim de abril.

Os documentos precisam ser postos por escrito, com prova de recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração até trinta dias antes da data marcada (art. 1.078, §1º). Quem administra não vota a própria prestação de contas (art. 1.078, §2º).

Sociedade pequena precisa de assembleia mesmo?

A deliberação em assembleia só é obrigatória se o número de sócios for superior a dez (art. 1.072, §1º). Abaixo disso, o contrato social pode prever reunião, e o Código Civil aplica a ela as regras da assembleia nos casos omissos (art. 1.079). Se todos os sócios comparecerem ou declararem por escrito que sabem do local, da data, da hora e da ordem do dia, a convocação formal é dispensada (art. 1.072, §2º).

Mesmo sociedade enxuta deve guardar a ata. Ela é a prova de que as contas foram apresentadas e aprovadas.

Para que serve a aprovação das contas?

A aprovação sem reserva do balanço patrimonial e do resultado econômico exonera de responsabilidade os membros da administração, salvo erro, dolo ou simulação (art. 1.078, §3º). O direito de anular essa aprovação se extingue em dois anos (§4º).

Essa proteção só existe se as contas foram de fato apresentadas. Quem administra sozinho e nunca documentou a prestação de contas fica sem esse benefício diante de um sócio que passe a questionar a gestão.

E o sócio pode pedir contas fora da assembleia?

Sim. Salvo estipulação de época própria, o sócio pode, a qualquer tempo, examinar os livros e documentos e o estado do caixa e da carteira da sociedade (art. 1.021, para a sociedade simples). O contrato social pode detalhar esse direito.

E a prestação de contas ao fisco e aos bancos?

Ao fisco, a prestação é feita por declarações e escriturações, conforme o porte e o regime, como as tratadas em O que é ECD Escrituração Contábil Digital: os livros enviados ao Sped, quem entrega e o prazo e O que é a ECF e quem entrega: a escrituração do IRPJ e da CSLL que substituiu a DIPJ. Quais demonstrações cada porte tem de elaborar está em Demonstrações contábeis obrigatórias: o que cada porte de empresa precisa fazer.

Para banco ou investidor, os documentos são os mesmos da contabilidade da empresa: O que é balanço patrimonial para pequena empresa: o que mostra e quem precisa fazer e O que é DRE e para que serve: como ler o resultado da empresa em 6 linhas, em dia e coerentes com o que foi declarado.

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Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Código Civil, Lei 10.406/2002, arts. 1.020, 1.021, 1.053, 1.065, 1.072, 1.078 e 1.079 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm