O que é DANFE e por que não é a nota fiscal

O que é DANFE? É o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, uma representação gráfica simplificada da NF-e, com a chave de acesso em destaque. A SEFAZ-SP é direta: o DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal.

A nota é o arquivo digital autorizado pela Secretaria da Fazenda, tema de O que é XML da nota fiscal: o arquivo que é a nota de verdade. O DANFE é a folha que viaja com a mercadoria. A visão geral da NF-e está em NF-e: o que é a nota fiscal eletrônica e quem precisa emitir, e outras respostas rápidas em Perguntas.

O que é DANFE e para que ele serve?

Pelo modelo operacional da SEFAZ-SP, o DANFE é impresso em papel comum e via única. Traz a chave de acesso, que permite consultar a NF-e na internet, e um código de barras que ajuda os postos fiscais a capturar e confirmar as informações.

Ele serve como instrumento auxiliar de consulta no ambiente nacional da NF-e ou no site da SEFAZ. A validade, segundo a própria Secretaria, fica vinculada à existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias, comprovada pela Autorização de Uso.

Quando o DANFE precisa ser impresso?

A Portaria SRE 80/2025 determina que, para acompanhar a mercadoria no transporte, deve ser emitido o DANFE. Ou seja, caminhão ou motoboy levando produto de uma empresa para outra segue com o documento.

Há uma exceção para o consumidor final. Na operação interna destinada a pessoa física, se ela concordar, a impressão pode ser trocada pelo envio em formato eletrônico ou pelo envio da chave de acesso.

A NFC-e, a nota do varejo, tem o seu próprio DANFE-NFC-e, com regras parecidas e uma versão resumida. A diferença está em O que é nota fiscal eletrônica: NF-e, NFC-e e NFS-e em 2026.

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O DANFE vale como nota fiscal para o contador?

Não vale sozinho. O contador escritura a partir da NF-e, que o destinatário e o emitente recebem como arquivo. A SEFAZ-SP admite, porém, que o destinatário que não emite NF-e use os dados do DANFE para escriturar. A Portaria SRE 80/2025 acrescenta que esse destinatário não credenciado pode guardar o DANFE em vez do arquivo digital.

A regra prática é guardar o arquivo digital e deixar o DANFE como apoio. Se há divergência entre o papel e o arquivo, vale o arquivo autorizado.

Como saber se o DANFE que chegou é verdadeiro?

O destinatário não deve confiar só no papel. A Portaria SRE 80/2025 manda verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo, e também a concessão da Autorização de Uso, consultando o portal da SEFAZ-SP.

É para isso que existe a chave de acesso impressa em destaque. Com ela, quem recebe a mercadoria confirma na internet se aquela nota existe, de quem é e se foi autorizada, antes de dar entrada no estoque ou no financeiro.

E se o sistema da SEFAZ estiver fora do ar?

A emissão pode ocorrer em contingência, com a geração de outro arquivo digital, e o DANFE acompanha a mercadoria do mesmo jeito. O destinatário que recebe um DANFE de contingência e não consegue confirmar a autorização em 7 dias deve denunciar a situação no sistema de peticionamento da SEFAZ-SP, de acordo com a Portaria SRE 80/2025. O detalhe operacional está em Nota fiscal em contingência: o que fazer quando a SEFAZ sai do ar.

E quando a mercadoria volta sem ser entregue?

O emitente guarda o DANFE que acompanhou a mercadoria, com o motivo da não entrega escrito no verso, pelo prazo do art. 202 do RICMS, que é de no mínimo 5 anos. Essa guarda protege a empresa se o fisco perguntar por que a mercadoria saiu e não foi faturada.

Como a WJR trata esse tema

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Perguntas frequentes

DANFE e nota fiscal são a mesma coisa?+

Não. A nota é o arquivo eletrônico autorizado. O DANFE é uma representação gráfica auxiliar.

Posso mandar o DANFE por e-mail em vez de imprimir?+

Na venda interna a consumidor final pessoa física, sim, se ele concordar: a Portaria SRE 80/2025 permite o envio em formato eletrônico ou da chave de acesso.

Quem guarda o DANFE?+

Em regra, quem guarda é o arquivo digital da NF-e, que o emitente e o destinatário conservam pelo prazo do art. 202 do RICMS. O DANFE é guardado pelo emitente quando a mercadoria volta sem ser entregue.

O DANFE da NFC-e é igual ao da NF-e?+

Não. A NFC-e tem o DANFE-NFC-e, com leiaute e regras próprias da Portaria SRE 40/2024, inclusive a versão resumida.

Posso mudar o layout do DANFE?+

Só com regime especial da SEFAZ-SP, mantendo os campos obrigatórios, ou nas alterações que a Portaria SRE 80/2025 autoriza. Peça ao contador antes de mexer. Quer emitir notas sem dúvida sobre o que imprimir e o que guardar? Conheça Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro e peça o Diagnóstico WJR.

O que é DANFE: o documento que acompanha a mercadoria, e não a nota