Contabilidade para lojas e comércio varejista

Loja paga imposto sobre mercadoria, e a conta não começa na venda: começa na nota de entrada. Fazer contabilidade para lojas é manter três frentes alinhadas o mês inteiro, a emissão no ponto de venda, a separação correta das receitas dentro do Simples Nacional e a conferência entre o que o sistema diz que saiu e o que o caixa e a maquininha confirmam.

Esta página é para loja de rua, loja de shopping, quiosque e varejo que também vende pela internet, com foco na cidade de São Paulo. Quem ainda vai abrir encontra o caminho em Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo. Quem já opera costuma chegar até aqui por causa de três palavras, nota, estoque e substituição tributária.

O CNAE e o anexo do Simples de quem tem loja

Comércio varejista é Anexo I do Simples Nacional, porque revenda de mercadoria está no art. 18, §4º, I, da LC 123/2006. Vale para a loja de rua, para a loja de shopping e para a venda feita pela internet no mesmo CNPJ, e é o primeiro ponto a conferir no cartão do CNPJ.

O CNAE muda conforme o que a loja vende, e ele é quem determina, entre outras coisas, se a atividade cabe ou não no MEI.

4713-0/02, lojas de variedades, exceto lojas de departamentos ou magazines. Não consta do Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018, a lista das ocupações permitidas ao MEI.
4713-0/04, lojas de departamentos ou magazines, exceto lojas francas. Também não consta dessa lista.
4751-2/01, comércio varejista especializado de equipamentos e suprimentos de informática. Permitido ao MEI. Cobre computadores, periféricos, suprimentos, peças, acessórios e programas de computador não customizáveis.
4763-6/01, comércio varejista de brinquedos e artigos recreativos. Permitido ao MEI.
4789-0/99, comércio varejista de outros produtos não especificados anteriormente. Permitido ao MEI, e é o código de saída de quem vende um mix que não cabe nos anteriores.

Detalhe útil dos dois primeiros: a nota explicativa do Concla registra que 4713-0/02 e 4713-0/04 compreendem também o comércio fora de lojas não especializado, feito por internet, telefone e catálogo. Ou seja, vender fora do balcão não muda automaticamente o código.

Sobre porte, o MEI vai até R$ 81.000,00 por ano, a ME até R$ 360.000,00 e a EPP até R$ 4.800.000,00. Loja que cresce rápido precisa olhar esse trilho todo mês, e não em dezembro. O mapa dos anexos está em Anexos do Simples Nacional: em qual deles a sua empresa está.

NFC-e no varejo de São Paulo: isso ainda é assim em 2026?

Não, e essa é a mudança que mais pegou lojista desprevenido. Em São Paulo o CF-e-SAT está vedado desde 01/01/2026, por força da Portaria SRE 79/2024, que alterou a Portaria CAT-147/2012. O equipamento SAT deixou de ser o caminho da venda ao consumidor.

O documento do varejo paulista hoje é a NFC-e, modelo 65, emitida no ponto de venda. Se o seu PDV ainda está configurado para o cupom do SAT, a venda simplesmente não sai do jeito certo, e o problema aparece na escrita fiscal do mês seguinte.

Para venda entre empresas e para operação interestadual, o documento continua sendo a NF-e, modelo 55. É comum a mesma loja precisar dos dois, um para o consumidor no balcão e outro para o cliente com CNPJ que pede nota para crédito ou revenda.

Prazo de cancelamento é curto e não perdoa: a NFC-e tem 30 minutos e a NF-e em São Paulo tem 480 horas, e os detalhes de cada caso estão em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou. Para entender a diferença entre nota e cupom, o material completo está em NFC-e para o varejo: o modelo 65 explicado sem enrolação.

A parametrização da NFC-e no PDV é um projeto à parte, com regra de produto, CFOP e tributação carregadas no sistema. A WJR faz toda essa parametrização quando há necessidade, como serviço cobrado à parte, e a emissão do dia a dia pode passar pelo Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro próprio.

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Substituição tributária e diferencial de alíquota na conta de quem é optante do Simples

Aqui mora o erro mais caro do varejo no Simples. O ICMS-ST e o diferencial de alíquota ficam fora do DAS, pelo art. 13, §1º, XIII, da LC 123/2006. Eles não somem porque a empresa é optante, apenas são recolhidos por fora.

A consequência prática é a segregação de receitas no PGDAS-D. A receita de mercadoria com ICMS já retido por substituição tributária precisa ser informada em campo próprio, para que o percentual de ICMS não seja cobrado duas vezes dentro do DAS. Quem informa tudo como venda comum paga imposto que não devia.

Do outro lado da mesa, a compra interestadual de mercadoria para uso, consumo ou ativo puxa o diferencial de alíquota, que também corre fora do documento único. Quem não é optante do Simples já apura o ICMS em guia própria e não vive essa separação, então a dor é específica de quem está no regime simplificado.

O calendário é fixo e ajuda a organizar: o PGDAS-D vai até o dia 20 do mês seguinte, o DAS vence no dia 20 e a DEFIS vai até 31 de março. Acima do sublimite de R$ 3.600.000,00 de receita bruta em doze meses, o ICMS sai do DAS e passa a ser recolhido diretamente ao estado.

Contabilidade para lojas: estoque, cartão e a conferência que fecha o mês

Estoque no varejo não é assunto de almoxarifado, é assunto fiscal. Cada entrada de mercadoria tem uma nota, cada saída tem um documento, e a diferença entre os dois vira inventário. Quando a loja compra sem nota ou lança a entrada errada, a distorção aparece meses depois e cara de corrigir.

Três situações concentram quase todas as divergências no balcão: troca e devolução sem documento, transferência entre loja e depósito sem registro e venda de mostruário lançada como brinde. Nenhuma delas é complicada quando existe rotina, e todas viram problema quando não existe.

A conciliação de cartão é a outra metade. A venda é reconhecida pelo valor da operação, e o repasse da adquirente chega depois, com prazo e taxa próprios, muitas vezes em lotes que não batem com o dia da venda. Sem conciliar, o lojista confunde o que vendeu com o que recebeu.

Loja que também vende em marketplace ou em loja virtual precisa cadastrar as regras fiscais da plataforma antes da primeira venda, e a WJR faz esse cadastro junto com o cliente. O bloco completo do canal digital está em Contabilidade para e-commerce: o que a sua loja precisa acertar. O que entra no escopo do seu contrato depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz.

Como a WJR acompanha a sua loja

A WJR atua desde 1995, atende do pequeno ao grande porte e trabalha dentro do grupo de WhatsApp da sua empresa, com e-mail e portal do cliente. Atende todos os regimes, inclusive Lucro Presumido e Lucro Real.

Emite o DAS e transmite as declarações, PGDAS-D e DEFIS. O lojista só paga.
Acompanha o RBT12 e o sublimite todo mês, dentro da mensalidade.
Faz toda a parametrização da NFC-e no PDV quando há necessidade, como serviço cobrado à parte.
Cadastra as regras fiscais de e-commerce e marketplace junto com o cliente.
Cuida do eSocial, inclusive a transmissão, e pede os dados do funcionário com 3 dias úteis de antecedência.
Entrega a empresa nova com CCM, certificado digital e emissor de notas já configurados.

A simulação do custo de um funcionário é entregue gratuitamente, antes da contratação, o que ajuda quem pensa em abrir o segundo turno ou contratar para a temporada. O Diagnóstico WJR é gratuito e sem compromisso, presencial ou online. Os outros segmentos atendidos estão em Segmentos.

Perguntas frequentes

A loja ainda pode emitir cupom fiscal pelo SAT em São Paulo?+

Não. O CF-e-SAT está vedado no estado de São Paulo desde 01/01/2026, pela Portaria SRE 79/2024, que alterou a Portaria CAT-147/2012. A venda ao consumidor passa a ser documentada por NFC-e.

Qual modelo de nota a loja usa em cada venda?+

NFC-e modelo 65 na venda ao consumidor no ponto de venda, e NF-e modelo 55 na venda para outra empresa e na operação interestadual. Muitas lojas precisam dos dois modelos no mesmo dia.

Em qual anexo do Simples Nacional a loja é tributada?+

Anexo I. Revenda de mercadoria está no art. 18, §4º, I, da LC 123/2006, e isso vale também para a venda feita pela internet com o mesmo CNPJ.

Loja pode ser MEI?+

Sim, se a ocupação constar do Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 e a receita ficar até R$ 81.000,00 no ano. Os códigos 4751-2/01, 4763-6/01 e 4789-0/99 constam da lista; 4713-0/02 e 4713-0/04 não constam.

O ICMS-ST entra no DAS do Simples?+

Não. O ICMS-ST e o diferencial de alíquota ficam fora do DAS, pelo art. 13, §1º, XIII, da LC 123/2006, e por isso a receita com substituição tributária tem de ser segregada no PGDAS-D.

Qual o prazo para cancelar uma NFC-e?+

30 minutos. Para a NF-e em São Paulo o prazo é de 480 horas. Passado o prazo, o caminho deixa de ser cancelamento e passa a ser outro tipo de ajuste na escrituração.

Contabilidade para lojas: NFC-e, estoque e Simples no varejo