Despesas dedutíveis que a empresa esquece de lançar

As despesas dedutíveis que a empresa esquece de lançar mais vezes são a depreciação de bens, as perdas com clientes que não pagam, as provisões de férias e 13º e os juros sobre capital próprio. Todas têm base em lei e reduzem o IRPJ e a CSLL, mas só no Lucro Real, onde o imposto é calculado sobre o lucro.

No Simples Nacional e no Lucro Presumido, o imposto sai da receita, e lançar essas despesas não muda o tributo. Mesmo assim, elas importam para o lucro contábil e para a distribuição aos sócios. O checklist abaixo vale para quem está no Lucro Real ou estuda migrar para ele.

Despesas dedutíveis que a empresa esquece de lançar nos bens

1. Depreciação dos bens em uso

O Regulamento do IR (Decreto 9.580/2018, art. 317) permite computar como custo ou encargo a perda de valor dos bens pelo desgaste, pela ação da natureza e pela obsolescência. Muita empresa compra máquina, computador ou veículo, registra no ativo e esquece de lançar a quota mensal. Cada mês sem lançamento é dedução que ficou para trás.

2. Bens de pequeno valor como despesa direta

Pelo art. 313, § 1º, do Regulamento, bem com valor unitário de até R$ 1.200,00, ou com vida útil de até um ano, pode ir direto para despesa, sem depreciação. A exceção não vale quando a atividade exige um conjunto desses bens (§ 2º). Quem compra muito equipamento pode ver Depreciação acelerada como usar para pagar menos imposto no Lucro Real.

3. Baixa de bem que virou sucata

O bem que se torna imprestável ou cai em desuso tem o valor não depreciado baixado do ativo (art. 317, § 4º). Equipamento quebrado parado no depósito e mantido no ativo é um esquecimento comum. Documente a baixa com laudo ou registro do descarte.

Despesas com pessoas

4. Provisão de férias e de 13º salário

A Lei 9.249/1995, art. 13, I, veda a dedução de provisões em geral, mas abre exceção para as de férias e de 13º salário dos empregados. Lançar a provisão mês a mês distribui o custo e reduz o lucro tributável no período certo.

5. Alimentação fornecida a todos os empregados

O § 1º do mesmo art. 13 admite como dedutível a alimentação fornecida pela empresa a todos os empregados, sem distinção. Refeição só para a diretoria não entra: o inciso IV veda a dedução da alimentação de sócios e administradores.

6. Plano de saúde e previdência complementar

O art. 13, V, veda contribuições não compulsórias, mas excetua as destinadas a seguros e planos de saúde e a benefícios complementares de previdência instituídos em favor dos empregados e dirigentes. Confira se a fatura do plano está lançada na conta certa.

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Despesas financeiras e de crédito

7. Perdas com clientes inadimplentes

A Lei 9.430/1996, art. 9º, permite deduzir perdas no recebimento de créditos. Para contratos inadimplidos a partir da publicação da Medida Provisória 656, de 7 de outubro de 2014, o § 7º traz as faixas. Créditos sem garantia de até R$ 15.000,00 por operação podem ser lançados após 6 meses de vencimento. De R$ 15.000,00 a R$ 100.000,00, após 1 ano, com cobrança administrativa mantida. Acima de R$ 100.000,00, após 1 ano e com ação judicial.

Muita empresa carrega anos de boletos vencidos no contas a receber e nunca reconhece a perda. Organize a lista por cliente, valor e data de vencimento.

8. Tarifas bancárias e taxas de cartão

Tarifa de conta, taxa de antecipação, taxa de maquininha e de gateway são despesas da operação. Quando o banco ou a credenciadora desconta a taxa direto do valor recebido, ela some do extrato e não é lançada. Concilie o bruto vendido com o líquido recebido.

9. Juros sobre capital próprio

A Lei 9.249/1995, art. 9º, permite deduzir, no Lucro Real, os juros pagos aos sócios sobre o patrimônio líquido, limitados à variação da TJLP. O sócio sofre retenção de 17,5% na fonte (§ 2º, na redação vigente). O cálculo está em Quanto o JCP economiza de IRPJ e CSLL: a conta com exemplo e o custo do IRRF de 17,5%.

O que parece dedutível, mas não é

Alguns gastos são lembrados, só que na conta errada. O art. 13 da Lei 9.249/1995 veda a dedução de:

Brindes (inciso VII).
Alimentação de sócios, acionistas e administradores (inciso IV).
Doações fora das exceções do § 2º, que têm limites sobre o lucro operacional (inciso VI).
Gastos com bens móveis e imóveis não ligados à produção ou à venda (inciso III).

A lista completa está em Despesas que não podem ser deduzidas no lucro real lista completa. A regra geral, despesa necessária e usual da atividade, está no art. 311 do Regulamento e em Despesas dedutíveis e indedutíveis no Lucro Real: o que a lei aceita.

Como revisar sem perder nada

Faça a revisão por trimestre, antes da apuração do IRPJ e da CSLL. Cruze o ativo imobilizado com a depreciação lançada, o contas a receber vencido com as perdas reconhecidas e a folha com as provisões. Um exemplo de apuração completa está em Exemplo de cálculo do lucro real prestador de serviço, do faturamento ao imposto.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Contabilidade Lucro Real para empresas de margem apertada.

Perguntas frequentes

Empresa do Simples ganha algo lançando essas despesas?+

Não no imposto, porque o DAS é calculado sobre a receita. Mas a contabilidade completa mostra o lucro real do negócio e sustenta a distribuição de lucros aos sócios.

Posso lançar uma depreciação esquecida de anos atrás?+

A depreciação é deduzida por período de apuração. Valores de períodos anteriores pedem análise de retificação das declarações daqueles anos, dentro do prazo legal.

Cliente que não paga há 6 meses já pode virar perda?+

Para contratos inadimplidos depois da Medida Provisória 656/2014, sim, se o crédito for sem garantia e de até R$ 15.000,00 por operação (Lei 9.430/1996, art. 9º, § 7º, II, a). Acima disso, os prazos e exigências aumentam.

Se o cliente pagar depois de eu lançar a perda?+

O crédito recuperado volta a ser computado no lucro real, em qualquer época ou a qualquer título (Lei 9.430/1996, art. 12). Por isso o controle por cliente precisa continuar mesmo depois da baixa.

Brinde para cliente é despesa dedutível?+

Não. A Lei 9.249/1995, art. 13, VII, veda a dedução das despesas com brindes no Lucro Real e na base da CSLL.

Despesas dedutíveis que a empresa esquece de lançar: checklist para o Lucro Real