Perdi a senha do certificado digital o que fazer para não travar a empresa

Perdi a senha do certificado digital o que fazer: primeiro procure a senha de desbloqueio do token ou cartão e fale com a autoridade certificadora que emitiu o certificado. Se não houver como recuperar, revogue o certificado na página da AC e emita outro, usando procuração eletrônica ou o e-CPF do responsável para a empresa não parar no meio do caminho.

Primeiro: qual é o seu certificado

A saída depende do tipo. Segundo o ITI, os tipos mais vendidos são o A1, guardado no computador ou no celular, com validade de 1 ano, e o A3, guardado em cartão, token ou na nuvem, com validade de 1 a 5 anos. A diferença entre os dois está em Certificado A1 ou A3: a diferença, a validade e o que muda com o fim do A1.

A1 (arquivo). A senha é a do arquivo do certificado. Sem ela, o arquivo não instala em outro computador. Se o certificado já está instalado e funcionando em algum computador, use esse computador enquanto resolve.

A3 em token ou cartão. Há uma senha de uso e, em muitos dispositivos, uma senha de desbloqueio entregue na emissão. Errar a senha de uso várias vezes bloqueia o dispositivo. Não fique tentando ao acaso.

A3 em nuvem. O acesso é pelo aplicativo ou pela conta do prestador. Em geral há um fluxo de recuperação pela própria conta, com validação de identidade.

Perdi a senha do certificado digital o que fazer, passo a passo

1. Procure os documentos da emissão. Envelope do token, e-mail da AC e termo de titularidade costumam trazer a senha de desbloqueio ou as instruções.

2. Fale com a autoridade certificadora. O ITI orienta a procurar a AC em caso de dúvida ou dificuldade depois da compra, e diz que ela deve prestar o suporte técnico para o uso correto do certificado. Pergunte se existe recuperação para o seu tipo de certificado.

3. Se não houver recuperação, revogue. A Receita explica que revogar torna o certificado inválido a partir da revogação, e que o pedido é feito na página de revogação da AC que emitiu. Revogar evita que alguém use um certificado que você não controla. O tema está em Revogar certificado digital: quando vale cancelar antes do vencimento e como pedir.

4. Emita um novo. O processo é o mesmo da primeira emissão, com validação de identidade. O passo a passo está em Como emitir certificado digital: validação, documentos e o que trava o pedido.

Por que a renovação online não resolve

A Receita informa que o pedido de renovação de e-CPF ou e-CNPJ é feito dentro da validade, com assinatura eletrônica, na página da AC. Essa assinatura é feita com o próprio certificado. Sem a senha, você não assina, e a renovação pela internet fica fechada. O caminho volta a ser a emissão nova.

Se o problema for validade, e não senha, a página certa é Certificado digital vencido: o que para, o que ainda funciona e como sair dessa.

Como não parar a empresa enquanto isso

A emissão de um certificado novo pode levar alguns dias, entre agendamento e validação. Enquanto isso:

• Procuração eletrônica no e-CAC. A Receita permite que o responsável autorize outra pessoa que já tenha certificado, como o contador, a usar os serviços do e-CAC pela empresa. A procuração precisa estar cadastrada antes.
• e-CPF do responsável. Segundo a Receita, o certificado de pessoa física do responsável pela empresa perante a Receita pode ser usado para os serviços de tributos internos da PJ.
• Emissor de notas. Confira se o sistema de notas aceita outro meio de acesso no período.

Como o contador acessa o e-CAC está em Procuração no e-CAC para o contador: como liberar, conferir e cancelar o acesso.

Quando o certificado é obrigatório

A Receita lista declarações e escriturações que exigem assinatura com certificado digital válido para pessoas jurídicas, com exceção das optantes pelo Simples Nacional. Entre elas está a Escrituração Contábil Digital. Para essas empresas, perder a senha perto de um prazo é risco de atraso e multa.

Como evitar que aconteça de novo

• guarde a senha num gerenciador de senhas da empresa, com acesso de mais de uma pessoa de confiança;
• anote a senha de desbloqueio do token num lugar separado do token;
• registre a data de vencimento na agenda da empresa;
• tenha procuração eletrônica ativa para o contador.

Outras práticas estão em Segurança do certificado digital: quem guarda, o que nunca emprestar e o que fazer se vazar.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Certificado digital A1: a identidade eletrônica da sua empresa.

Perguntas frequentes

Fontes: Receita Federal, orientações sobre emissão, renovação e revogação de e-CPF e e-CNPJ https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/senhas/senhas/certificados-digitais/orientacoes-sobre-emissao-renovacao-e-revogacao-de-certificados-digitais-e-cpf-ou-e-cnpj; Receita Federal, dúvidas frequentes sobre certificados digitais https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/senhas/senhas/certificados-digitais/duvidas-frequentes; Receita Federal, obrigatoriedade de certificado digital https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/senhas/senhas/certificados-digitais/informacoes-sobre-a-obrigatoriedade-de-utilizacao-de-certificado-digital-com-atualizacoes-da-in-rfb-no-1-036-2010; ITI, certificado digital ICP-Brasil https://www.gov.br/iti/pt-br/assuntos/certificado-digital