Nota fiscal de assinatura mensal e recorrência

Na dúvida nota fiscal de assinatura mensal e cobrança recorrente como emitir, a resposta se resume em três decisões: uma nota por cobrança, o documento certo para o que é vendido e a conciliação com o valor que o gateway recebeu. Serviço sai em NFS-e, produto enviado sai em NF-e, e o resto é rotina para não deixar nenhuma cobrança sem nota.

Primeiro: o que você vende na assinatura?

A pergunta define o documento. Três casos comuns:

Serviço contínuo, como software, plataforma, curso, consultoria ou manutenção: nota de serviço, a NFS-e, com ISS.
Produto enviado todo mês, como clube de vinho, café ou cosméticos: nota de mercadoria, a NF-e, com ICMS.
Combinação, com produto e serviço no mesmo plano: em regra, cada parte no documento próprio, com valores separados.

No caso do produto, há um detalhe que confunde: a NFC-e não serve para assinatura com envio pelos Correios. A SEFAZ-SP informa que a NFC-e só pode ser usada na venda presencial ou com entrega em domicílio a consumidor final, o chamado delivery, dentro do estado; nas demais operações vale a NF-e modelo 55.

Nota fiscal de assinatura mensal e cobrança recorrente como emitir, passo a passo

1. Cadastre o cliente uma vez, com dados completos

CPF ou CNPJ, nome, e-mail e endereço. Cliente PJ pede também inscrição municipal e, conforme o serviço, pode reter impostos. Sem cadastro completo, a nota recorrente sai com erro todo mês.

2. Defina um texto padrão para a nota

Descrição do serviço, plano e período de referência, por exemplo "Assinatura plano Pro, referência março". O período na descrição ajuda na conciliação e em eventual questionamento do cliente.

3. Escolha o gatilho da emissão

Os gatilhos mais usados são a data da cobrança ou a confirmação do pagamento. O mais seguro é emitir quando o pagamento é confirmado, para não ter nota de cobrança recusada no cartão. A escolha precisa ser coerente com o regime da empresa, como mostra a seção seguinte. Para cursos, o tema tem página própria: Assinatura recorrente quando emitir nota fiscal do curso: mensal, anual ou parcelado.

4. Automatize pela integração

Sistema de cobrança ou loja integrado ao emissor evita digitar nota por nota. A integração lê o pagamento aprovado e gera a nota com os dados do cliente. O assunto está em Integração de nota fiscal com loja virtual e ERP: como montar o fluxo certo.

5. Concilie com o extrato do gateway

Todo mês, compare três listas: cobranças aprovadas, notas emitidas e valores que caíram na conta. Diferença entre elas aponta nota faltando, nota a mais ou estorno sem tratamento.

6. Trate estorno e cancelamento

Cliente que cancela ou pede reembolso gera cancelamento ou substituição da nota, dentro do prazo do sistema emissor. As regras e prazos estão em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou.

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O regime da empresa muda o mês da receita

No Simples Nacional, a LC 123/2006, art. 18, § 3º, manda aplicar a alíquota sobre a receita bruta auferida no mês, mas permite ao contribuinte optar por tributar a receita recebida no mês, opção irretratável para todo o ano-calendário.

Na assinatura, isso importa quando o cliente paga atrasado ou paga adiantado. Na competência, a receita é do mês do serviço; no caixa, do mês do recebimento. A nota e a apuração precisam seguir a mesma lógica, para a receita declarada bater com as notas.

Plano anual pago à vista: uma nota ou doze?

Exemplo com números inventados: o plano mensal custa R$ 99, o que soma R$ 1.188 no ano. O plano anual à vista custa R$ 990, equivalente a R$ 82,50 por mês, um desconto de R$ 198.

Há duas formas usadas: uma nota de R$ 990 no recebimento ou notas mensais de R$ 82,50. A escolha depende da regra do município para o ISS, do regime de receita da empresa e de como o contrato trata o cancelamento antecipado. Defina a regra antes de lançar o plano anual e use sempre a mesma.

Cancelamento no meio do ano com devolução proporcional também precisa de tratamento na nota, para a receita não ficar maior que o valor efetivamente mantido.

ISS: onde é devido na assinatura de serviço

A LC 116/2003, art. 3º, diz que, em regra, o serviço se considera prestado e o ISS devido no local do estabelecimento prestador, salvo as exceções da lei. Para software e plataforma, o código de serviço e o enquadramento estão em Nota fiscal de software e SaaS: ISS, subitem 1.05 e o que o STF decidiu.

A emissão segue o padrão da nota de serviço do município ou o padrão nacional, conforme a situação da empresa. O que muda com a NFS-e nacional está em NFS-e nacional: o que é o padrão nacional da nota de serviço.

Cobrança recorrente por Pix

Quem cobra assinatura por Pix pode usar a modalidade automática do arranjo, com autorização única do pagador. A nota continua seguindo a mesma regra de gatilho. O funcionamento está em Pix automático para cobrança recorrente da empresa: como funciona e como adotar.

Erros que mais aparecem

Nota emitida com o valor bruto quando o cliente pagou com cupom de desconto.
Nota sem período de referência, que impede a conciliação.
Assinatura de produto com NFC-e em envio pelos Correios.
Cancelamento de assinatura sem cancelar ou substituir a nota.
Cliente PJ que reteve imposto e a nota não destacou a retenção.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Perguntas frequentes

Posso emitir uma nota só no fim do mês com todas as assinaturas?+

Para consumidor pessoa física, cada assinante precisa da sua nota com o valor que pagou. Nota única agrupando clientes diferentes não identifica quem comprou e não fecha com a conciliação.

Clube de assinatura com produto pode usar NFC-e?+

Não em envio pelos Correios. A SEFAZ-SP restringe a NFC-e à venda presencial ou ao delivery dentro do estado; as demais operações usam NF-e modelo 55.

Cobrança recusada no cartão precisa de nota?+

Se a emissão é feita na confirmação do pagamento, não há nota para cobrança recusada. Se a nota saiu antes, ela precisa ser cancelada ou substituída.

A empresa no Simples paga imposto no mês em que emite a nota?+

Depende da opção feita para o ano. Pela LC 123, art. 18, § 3º, o Simples tributa a receita auferida no mês, salvo opção pela receita recebida, que vale para o ano inteiro.

O valor da nota é o cobrado do cliente ou o que caiu na conta?+

Em regra, o valor cobrado do cliente, e a taxa do meio de pagamento é custo da empresa. Plataformas que intermedeiam a venda em nome próprio podem ter tratamento diferente, conferido pelo contador.

Nota fiscal de assinatura mensal e cobrança recorrente como emitir sem perder o controle