Mudança de endereço da empresa checklist de licenças e cadastros na ordem certa

Mudança de endereço da empresa checklist de licenças e cadastros, na ordem certa: viabilidade do novo local, alteração registrada, CNPJ e inscrições atualizados e, só depois, as licenças do novo endereço. Seguir a ordem evita ficar com a empresa no endereço novo e as licenças no antigo.

Cada item abaixo traz o porquê, para você saber o que pode esperar e o que não pode.

Mudança de endereço da empresa checklist de licenças e cadastros: antes de assinar o aluguel

Esta etapa evita o erro mais caro: assinar contrato de um imóvel que não aceita a sua atividade.

1. Consulte a viabilidade do novo endereço. A prefeitura diz se o zoneamento permite a atividade naquele local. Sem isso, o restante pode travar. Veja Consulta de viabilidade da empresa: o que checa e o que fazer se negar.

1. Confira as exigências do imóvel. Algumas atividades pedem vistoria de bombeiros, vigilância sanitária ou acessibilidade. As licenças além do alvará estão em Licença da Vigilância Sanitária e AVCB: o que vem além do alvará.

1. Verifique se a mudança é de cidade ou de estado. Mudar de município muda o ISS e a inscrição municipal. Mudar de estado muda a inscrição estadual e as regras de ICMS.

1. Leia o contrato de locação com o objetivo da empresa em mente. O uso precisa estar permitido no contrato e na matrícula do imóvel.

Se a viabilidade for negada, há caminhos possíveis, explicados em Consulta de viabilidade negada o que fazer para abrir ou alterar a empresa.

Registro da alteração

Com o endereço aprovado, a mudança precisa ser registrada no órgão onde a empresa tem os atos constitutivos.

1. Faça a alteração contratual ou o requerimento de alteração. Para sociedades, a mudança de sede é alteração do contrato social. Para empresário individual, alteração do cadastro.

1. Aproveite para revisar outras cláusulas. Se há mudança de atividade, de capital ou de administração pendente, reúna tudo numa alteração só e pague uma vez.

1. Registre na Junta Comercial ou no órgão próprio. Sociedades de advogados, por exemplo, registram no Conselho Seccional da OAB.

1. Guarde a certidão da alteração. Ela será pedida por bancos, clientes e órgãos públicos.

A LC 123, art. 9º, diz que o registro de alterações ocorre independentemente da regularidade de obrigações tributárias, previdenciárias ou trabalhistas. Ou seja, débito em aberto não impede o registro da mudança.

CNPJ e inscrições fiscais

A atualização do CNPJ é feita pela Redesim, que reúne os serviços de abrir filiais, atualizar e dar baixa no cadastro.

1. Atualize o endereço no CNPJ pela Redesim. É o cadastro que os outros órgãos e muitos clientes consultam.

1. Atualize a inscrição municipal. Em São Paulo, o cadastro de contribuintes mobiliários tem regras próprias, em CCM em São Paulo: a inscrição municipal da empresa, passo a passo. Se a empresa mudar de cidade, é preciso baixar a inscrição antiga e abrir a nova.

1. Atualize a inscrição estadual, se a empresa tiver. Comércio e indústria dependem dela para emitir NF-e.

1. Confira se o regime tributário segue o mesmo. A mudança de endereço não troca o regime, mas mudança de estado pode afetar sublimites e regras locais.

1. Confirme o novo município do ISS. Pela LC 116, art. 3º, o ISS é devido em regra no local do estabelecimento prestador. Mudou o estabelecimento de cidade, mudou o município credor.

Licenças do novo endereço

Licença é do endereço, e não só da empresa. Por isso, o alvará do local antigo não serve para o novo.

1. Peça o novo alvará ou licença de funcionamento. Em São Paulo, o caminho está em Alvará de funcionamento em São Paulo: como funciona o ALF e o baixo risco.

1. Renove as licenças específicas. Vigilância sanitária, bombeiros e ambientais, conforme a atividade.

1. Encerre as licenças do endereço antigo. Deixar licença ativa no local antigo pode gerar cobrança de taxa por um imóvel que você não usa mais.

1. Confira as taxas municipais do novo local. A taxa de licença de funcionamento é tratada em TLIF taxa de licença de funcionamento quem paga e quando, com a regra de São Paulo.

Notas fiscais, sistemas e certificado

1. Atualize o cadastro no emissor de notas. Nota com endereço antigo depois da alteração é nota com dado divergente do cadastro.

1. Atualize marketplaces e plataformas de venda. Os dados fiscais precisam bater com os do CNPJ e das inscrições.

1. Confira o certificado digital. O certificado é ligado ao CNPJ, mas os sistemas que usam o certificado podem ter cadastro de endereço próprio.

1. Atualize o eSocial e a folha. O local de trabalho dos empregados mudou, e isso aparece nos cadastros do empregador.

Bancos, clientes e fornecedores

1. Atualize os bancos e as maquininhas. Bancos pedem a alteração registrada e o comprovante de CNPJ atualizado. O roteiro de atualização bancária está em Checklist: mudança de sócios na empresa o que atualizar nos bancos e cadastros.

1. Avise clientes com contrato. Muitos contratos exigem comunicação formal de mudança de dados cadastrais.

1. Avise fornecedores e transportadoras. Endereço de entrega e de cobrança mudam.

1. Atualize site, redes, Google e materiais impressos. Endereço diferente em cada canal confunde cliente e Fisco.

1. Comunique a operadora de plano de saúde e as seguradoras. Apólices costumam ter endereço do segurado.

Escritório virtual ou endereço fiscal

Se a mudança é para um escritório virtual ou endereço fiscal, o checklist é o mesmo, com um cuidado a mais: a prefeitura precisa aceitar a atividade naquele formato. O que observar está em Endereço fiscal e escritório virtual: o que considerar antes de escolher.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Alteração contratual: atualize o contrato social sem travar a empresa.

Outros guias para quem vai abrir, mudar ou encerrar a empresa estão em Guias.

Perguntas frequentes

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Fontes: Governo Federal, Redesim (abrir filiais, atualizar ou dar baixa) https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt-br/redesim; Planalto, Lei Complementar 116/2003, arts. 3º e 4º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp116.htm; Planalto, Lei Complementar 123/2006, art. 9º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm