Como encerrar contrato com cliente sem prejuízo

Como encerrar contrato com cliente sem prejuízo depende de duas coisas feitas na ordem certa: seguir o que o contrato manda sobre aviso e multa e fechar as contas do que já foi entregue antes de parar. Quem para de atender sem notificação, ou deixa notas e cobranças soltas, costuma perder dinheiro duas vezes, no serviço não cobrado e na briga que vem depois.

Por que encerrar mal custa caro

Um cliente pode deixar de valer a pena por vários motivos: atraso recorrente, escopo que cresce sem reajuste, margem que virou negativa. A decisão de sair pode ser certa e mesmo assim gerar prejuízo, por três caminhos:

Multa contratual por sair sem o aviso que o contrato exige.
Serviço prestado e não cobrado, porque ninguém fez o fechamento do último período.
Imposto sobre nota que não vai ser paga, quando a nota já foi emitida e o cliente some.

Antes de decidir, vale medir se o cliente dá prejuízo de fato. O método está em Rentabilidade por cliente como calcular e o que fazer com o resultado.

Como encerrar contrato com cliente sem prejuízo: o passo a passo

1. Leia o contrato antes de falar com o cliente

Procure quatro cláusulas: prazo (determinado ou indeterminado), aviso prévio para encerrar, multa por rescisão e o que acontece com entregas em andamento. Se não existe contrato escrito, só proposta aceita, a diferença está em Proposta comercial ou contrato qual a diferença na prática para a empresa.

2. Identifique o tipo de encerramento

O Código Civil trata de dois caminhos principais:

Resilição unilateral (art. 473): quando a lei ou o contrato permite, uma das partes encerra por denúncia notificada à outra. Se a outra parte fez investimentos consideráveis para executar o contrato, a denúncia só produz efeito depois de prazo compatível com a natureza e o vulto desses investimentos (parágrafo único).
Resolução por inadimplemento (art. 475): a parte prejudicada pelo descumprimento pode pedir o fim do contrato, ou exigir o cumprimento, com indenização por perdas e danos.

O art. 474 completa: a cláusula resolutiva expressa opera de pleno direito, e a tácita depende de interpelação judicial. Por isso, contrato que já lista as situações de encerramento poupa tempo e discussão.

Se a dúvida for jurídica (quem está em falta, se cabe multa), leve o contrato a um advogado antes de enviar a notificação.

3. Notifique por escrito

A notificação deve dizer qual contrato está sendo encerrado, a partir de quando, com base em qual cláusula, e como serão tratadas as entregas e os pagamentos pendentes. Mande por um meio que comprove o recebimento, como e-mail com confirmação ou carta com aviso de recebimento.

Evite mensagem informal e evite anunciar a saída antes de saber qual aviso o contrato exige.

4. Faça o fechamento do que foi entregue

Monte uma lista com tudo o que foi feito desde a última cobrança:

Serviços prestados e não faturados.
Notas emitidas e não pagas, com vencimento.
Adiantamentos recebidos por serviço que não será prestado.
Materiais, acessos e arquivos que precisam ser devolvidos.

Essa lista vira a base do termo de encerramento e da última cobrança. Quem já tem controle de contas a receber chega aqui em minutos. Se não tem, o caminho está em Contas a pagar e a receber: como organizar a rotina da pequena empresa.

5. Acerte as notas fiscais

Cada situação tem um tratamento:

Serviço prestado e não faturado: emita a nota normalmente, com a data e a descrição corretas.
Nota emitida de serviço que não será prestado: avalie cancelar dentro do prazo do município, tema de Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou, ou substituir, quando o emissor permite, como explica NFS-e substituição de nota quando usar em vez de cancelar.
Nota emitida de serviço prestado e não paga: não cancele. O serviço existiu. A dívida é cobrada pelo contrato.

Cancelar nota de serviço que foi prestado só para "zerar" a relação apaga a prova da sua cobrança e pode gerar problema com o fisco.

6. Devolva ou acerte adiantamentos

Se o cliente pagou antecipado por algo que não será entregue, combine no termo se o valor será devolvido, compensado com a multa ou mantido como pagamento do que foi feito. O registro contábil depende dessa decisão, então mande o termo assinado ao contador.

7. Assine um termo de encerramento

O termo, ou distrato, resume tudo: data final, entregas concluídas, valores a pagar e a receber, multa (se houver), devolução de materiais e confidencialidade. Se havia acordo de sigilo, ele continua valendo pelo prazo previsto, tema de Termo de confidencialidade NDA para pequena empresa: o que escrever e quando usar.

8. Guarde a documentação

Contrato, notificação, termo, notas e comprovantes ficam juntos, pelo menos pelo prazo de guarda dos documentos fiscais. Se a cobrança virar processo, é esse conjunto que sustenta o seu lado.

Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso

Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.

Quero meu Diagnóstico WJR

O que acontece com o imposto

No regime de competência, o imposto da nota emitida é devido mesmo que o cliente não pague. Por isso o encerramento não deve esperar o cliente acumular meses de atraso. O tratamento da nota não paga está em Cliente não pagou a nota fiscal paga imposto mesmo assim?.

Multas e indenizações recebidas do cliente também precisam ser informadas ao contador, com o termo que as justifica, para que o lançamento seja feito do jeito certo.

Como evitar o problema no próximo contrato

Escreva prazo, aviso prévio e multa de forma clara e equilibrada.
Liste as hipóteses de encerramento por descumprimento, como atraso de pagamento.
Preveja o que acontece com trabalhos em andamento.
Fature por etapa, para que a saída nunca deixe muito serviço sem nota.
Revise os contratos uma vez por ano, junto com o reajuste.

Padronizar contratos e o fluxo de saída de clientes é trabalho de processos internos, assunto de BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Perguntas frequentes

Posso parar de atender o cliente no dia em que decidir sair?+

Só se o contrato permitir. Se ele exige aviso prévio, o serviço continua até o fim desse prazo, e sair antes pode gerar multa.

Preciso cancelar todas as notas do cliente que está saindo?+

Não. Só se avalia cancelar nota de serviço que não foi prestado. Nota de serviço prestado continua válida e é a base da cobrança.

O cliente pode cobrar indenização porque investiu no contrato?+

O parágrafo único do art. 473 do Código Civil diz que, se uma parte fez investimentos consideráveis, a denúncia só produz efeito após prazo compatível com esses investimentos. Avalie o caso com o advogado antes da notificação.

O que fazer se o cliente não assina o distrato?+

Guarde a notificação com prova de recebimento, mantenha a cobrança do que é devido e registre a data final que constou na notificação. Sem acordo, a solução passa pelo que o contrato prevê.

O termo de encerramento precisa ir para o contador?+

Sim. Ele mostra o que será faturado, devolvido ou cobrado, e isso muda os lançamentos de receita e de contas a receber do mês.

Como encerrar contrato com cliente sem prejuízo: passo a passo financeiro e fiscal